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Guide Rel.. .pdf



Nom original: Guide Rel...pdf
Titre: nouveau mode emploi cc V2 11 07
Auteur: UAB028

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Taille du document: 1.3 Mo (14 pages).
Confidentialité: fichier public




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Aperçu du document


Mode d’utilisation du
relevé par mail
Ce guide va vous permettre d’utiliser très simplement
votre relevé par mail.
Il détaille l’ensemble des manipulations nécessaires à la
création de votre relevé et à son envoi
Prenez le temps de lire l’ensemble de ce document et
n’hésitez pas à poser des questions dans votre
concession.

SOMMAIRE
Etape 1 : Enregistrer et personnaliser pour la première fois le relevé

page 2

Etape 2 : A réaliser pour chaque relevé
A – Comment remplir votre relevé
B – Comment envoyer votre relevé par E mail

page 4
page 7

Avis aux Utilisateurs d’Office 2000/2003/2007 : Diminuer le niveau de sécurité des
macros
A – Office 2000 et 2003
B – Office 2007
page 9

-1RM V2
11/07

Etape 1 : Enregistrez et personnalisez pour la première fois votre
relevé
Vous venez de recevoir le fichier Excel de relevé par mail.
Enregistrez la pièce jointe « Relevé Email.xls » dans le dossier de votre choix.
C’est à cet endroit que sera automatiquement enregistré chaque relevé généré.
Suggestion : Créez un dossier dans « mes documents » (Clic droit : « Nouveau »
puis « dossier »

Nommez ce dossier : Relevés email
et enregistrez tous vos relevés dans ce dossier :

Ensuite, ouvrez ce fichier et activez les macros si on vous le demande.
Pour les utilisateurs d’Office 2000,
2003 et 2007 :
Voir le réglage du niveau de sécurité
des macros en page 7 et suivantes.

-2-

ASTUCE !!!
Inscrivez votre nom (A) votre prénom (B) et votre code d’identification (C) et
enregistrez en appuyant sur la disquette de la barre de tâche en haut de votre
document. ou en appuyant sur fichier/ Enregistrer
Vous aurez ainsi, à chaque ouverture de votre fichier, vos coordonnées déjà inscrites.

-3-

Etape 2 : A réaliser pour chaque relevé

A : Comment remplir votre relevé chaque semaine :
1.
2.
3.
4.
5.

Ouvrir le fichier en activant les macros.
Entrez votre numéro d’atelier dans la case prévue à cet effet. (ligne 4)
Notez le type d’atelier (vous avez accès à un menu déroulant) (ligne 3)
Si le rendez vous a été pris sur un kiosque merci de le stipuler (lignes 4 & 5)
Entrez le nom de l’hôtesse (ligne 6) et ses coordonnées (de la ligne 10 à la
ligne 13).

Toutes les cases suivies d’une étoile sont des informations obligatoires.
6. Noter en face de chaque référence la quantité d’articles commandés.
7. Pour les commandes de pièces détachées, notez la désignation du produit
dans la colonne « réf produit et couleur », la quantité vendue et le prix unitaire.
(à droite, lignes Q3 à Q18).
Tous les calculs nécessaires se font automatiquement.
8. N’oubliez pas de remplir les cases « total assistance », « nombre de
commande en plus »et « nombre total d’acheteuses ».
NOMBRE TOTAL ARTICLES TW :
NOMBRE TOTAL Offres Spéciales :

Total Assistance :

*

Nombre de Cdes en + (clientes non présentes) :

CA des ventes en Plus :
Nombre Total d'acheteuses (présentes ou non) :

TOTAL GENERAL :

Les articles publicitaires.
Cette zone vous sert à noter les cadeaux hôtesse et clientes.
Lorsque l’hôtesse a choisi un cadeau avec les points étoiles, indiquez le nombre
de points dans la colonne de droite.
Réf

Qté

articles publicitaires
designation

-4-

Les besoins en papeterie.
Mettre une croix dans les cases correspondant à vos besoins.
Papeterie
Bon de commande
catalogues
compte rendu
enveloppe hotesse
petits sacs
grands sacs
carte invitation
carnet preparation
remise de chèques

X
X

Commande à :
A expédier : mettre la date de livraison souhaitée
Déjà livrée : indiquer la date de livraison.
A enlever le :
Heure : indiquer le jour et l’heure à laquelle vous venez
chercher la commande.

Programmation :
Ces cellules affichent automatiquement les 6 semaines suivant la semaine de
l’atelier.
Vous saisissez le nombre d’ateliers programmés sur les semaines à venir et le
total est automatique.

PROGRAMMATION
S45
S46
S47
S48
S49
S50
Au dela
CAPITAL RDV :

2
3
4
1
2
2
8
22

-5-

Les rendez-vous
N°. Sem

Nom

Prénom



RUE

CP

VILLE

RDV

Date

Indiquez la date, le n° de semaine le nom et l’adre sse complète des futures
Hôtesses.

Enfin, indiquez le nom des clientes et le montant de leurs commandes.
Cliente

Montant

Cliente

Vous avez terminé !!!!

-6-

Montant

Cliente

Montant

B) Comment envoyer votre relevé par mail
Désormais, envoyez votre bon de commande en appuyant sur la touche

2 possibilités :

1) Client de messagerie :
Cela vous permet d’ouvrir automatiquement votre messagerie internet, l’objet de
votre mail est déjà indiqué et votre relevé est déjà inséré en pièce jointe.
Entrez alors l’adresse de la concession et envoyez le message.
Votre relevé est alors automatiquement enregistré dans le dossier que vous avez
choisi au départ.
Si vous avez d’autres relevés à saisir, appuyez alors sur la touche

Et répéter l’ensemble des opérations précédentes.
Vous enverrez donc un mail pour chaque relevé.
2)Webmail

Un message apparait vous indiquant le nom de votre relevé et l’endroit où il a été
enregistré.
Le nom du fichier est écrit comme suit : RELNNNNSSRRR.xls
o REL signifie relevé
o NNNN est le code conseillère ici 0301
o SS la semaine dans l’année ici la semaine 46.
o RRR le numéro de réunion dans la semaine ici 001.

-7-

A nouveau, 2 possibilités s’offrent à vous :

a) Vous avez un seul atelier à saisir.
Vous vous connectez à votre webmail (Ex : Yahoo).
Vous créez votre email et vous insérez en pièce jointe les fichiers
RELNNNNSSRRR.xls qui se trouvent à l’endroit indiqué précédemment
Entrez alors l’adresse de votre concession et envoyez le message.

b) Vous avez plusieurs ateliers à saisir.
Vous pouvez remplir un autre relevé en appuyant sur la touche

Une fois que vous avez terminé de saisir tous vos ateliers selon cette procédure,
Vous vous connectez à votre webmail (Ex : Yahoo).
Vous créez votre email et vous insérez en pièce jointe le fichier
RELNNNNSSRRR.xls qui se trouve à l’endroit indiqué précédemment
Attention : Ne renvoyez pas les relevés déjà envoyés en concessions les
semaines précédentes.

Entrez alors l’adresse mail de votre concession et envoyez le message.

-8-

A) Avis
Avis aux utilisateurs d’Office 2000 et 2003.
2003.
Si et seulement si vous n’arrivez pas à envoyer votre relevé par la touche

Pensez à diminuer le niveau de sécurité de vos macros dans EXCEL.
Pour ce faire, vous allez cliquer sur outils :

Puis sélectionner Macro et Sécurité comme suit :

-9-

Alors, choisissez « Niveau de sécurité moyen » et appuyez sur la touche OK.
Ensuite, vous pouvez envoyer votre relevé en appuyant sur la touche

- 10 -

B) Avis aux utilisateurs d’Office 2007.
Si et seulement si vous n’arrivez pas à envoyer votre relevé par la touche

Pensez à diminuer le niveau de sécurité de vos macros.
Cela peut se faire de deux manières : temporaire ou définitive.
Temporaire (nécessite d’être refait à chaque envoi)
Vous avez essayé d’envoyer votre relevé par la touche « envoyer ce relevé de
ventes »
Vous visualisez sur votre écran le message suivant :
« Avertissement de sécurité : Du contenu actif à été désactivé »

Cliquez sur « options »

- 11 -

L’écran suivant apparait :

Appuyer sur « activer ce contenu ».
Ensuite, appuyer de nouveau sur la touche « envoyer ce relevé de ventes »
Définitive : à n’appliquer que si vous êtes sûr des messages que vous
recevez et ouvrez.
Vous avez essayé d’envoyer votre relevé par la touche « envoyer ce relevé de
ventes »
Vous visualisez sur votre écran :

Appuyer sur le bouton Office

- 12 -

Puis appuyez sur « options Excel »

Ensuite, appuyez sur « Standard »

- 13 -

Ensuite, vous allez dans « centre de gestion de la confidentialité »

Enfin, sélectionnez « activer toutes les macros » et ensuite vous pourrez envoyer vos
relevés.

- 14 -


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