2012 05 22 Circular updatepractice rules .pdf

OFFICE FOR HARMONIZATION IN THE INTERNAL MARKET
(TRADE MARKS AND DESIGNS)

 
Alicante, 18 May 2012 
008‐2012‐03‐10‐N‐ICLAD‐LP‐Consultation Users Manual‐JL.doc 

 
 
 
Note for the attention of the EU National IP Offices and the users’ associations 
 
 
Subject: The process for updating the OHIM’s trade marks and designs practice 
 

1. VISION 
Currently, the practice of the Office is reflected in the Manual on Trade Mark Practice and 
the Manual on Registered Designs practice. These manuals are working documents, two 
dynamically changing practical guides which are revised on a regular basis. 
The Office also has its Guidelines. However these texts have not been revised on a regular 
basis. They were last updated in 2007 (trade marks) and 2008 (designs). This was due to a 
fairly cumbersome process for adopting them. 
The Office wants to merge these two documents and provide them in all the official 
languages of the European Union while implementing a cyclical and agile process which 
takes into consideration the feedback of our internal and external stakeholders, particularly, 
the users and the EU national offices. 
The goal, as spelled out in the Office’s strategic plan, is to improve the consistency of OHIM’s 
decisions, in particular, between the first instance and appeal decisions (Key Initiative 23). In 
order to achieve consistency, the prevailing practice of the Boards of Appeal has to be 
included in the Manuals/Guidelines. To do so we will be looking at the Boards’ and the 
Court’s case‐law on a regular yearly basis ‐ a shorter time span would neither ensure the 
necessary continuity in practice nor give a complete picture of developing trends. 

Avenida de Europa, 4 • E - 03008 Alicante • Spain
Tel. +34 96 513 9100 • Fax +34 96 513 9327
www.oami.europa.eu • information@oami.europa.eu

 

2. THE CYCLE 
The cycle has been designed with a view to updating the Office’s practice on a yearly basis 
by looking at the case‐law of the preceding year. 
 This cycle has three major phases some of which have several steps:  
‐

‐

‐

The first phase is the 
triggering of the update by 
stakeholders’ feedback.  
The second is the 
preparation of the draft 
Guidelines by the Office. 
This phase produces the 
draft Guidelines after a 
three‐step internal process 
(ANALYSE, DRAFT and DISCUSS). 

OHIM
President

Users

Final
Guidelines

OHIM
Analyze

AB

IP NOs
Users

Draft

OHIM
draft

Guidelines

The third phase leads to the 
OHIM
Translate
discuss
adoption of the Guidelines 
in four steps: TRANSLATE, 
CONSULT (the users associations, the EU National IP Offices and the Office’s Administrative 
Board) and ADOPT, where the President of the Office adopts the new Guidelines. 

The figure on the right illustrates these phases and steps. 
As new issues constantly emerge from case‐law regarding operational or stakeholder needs, 
the process for revising the Guidelines re‐starts immediately after their adoption.  
In order to balance the work evenly over the year, we have divided the Office’s practice into 
two working packages (see table in Annex 1): 
•

the process for reviewing practice items included in work package 1 (WP1) starts 
every January with a view to having (partially) updated Guidelines by December of 
the same year; 

•

the process for reviewing items in work package 2 (WP2) starts every July in order to 
have (partially) updated Guidelines by June of the following year. 

Since these work packages will be known to all our stakeholders and, in particular, to our 
users, they can arrange well in advance to submit their feedback and/or comments to the 
Office in order to have their issues dealt with during the revision process. 
 

2

3. THE PHASES IN DETAIL 
Users
OHIM
President

Users

Final
Guidelines

OHIM
Analyze

AB

IP NOs
Users

OHIM
draft

Draft
Guidelines

3.1. Phase one: User’s feedback 

Translate

OHIM
discuss

As outlined above, the Office will inform our users of the plan to revise our practice by 
making public (a) the subject of future revisions (i.e. the two work packages in Annex 1) and 
(b) the timing (i.e. by indicating that WP1 will be revised as of January and WP2 as of July). 
The Office will thus invite its external stakeholders to send us their comments or feedback 
before January (for WP1) and July (for WP2) respectively. Even if the comments or feedback 
are not received “on time” (before January/July respectively), they will still be taken on 
board in the next cycle. 
In fact, users’ comments and feedback are welcome at any moment without being subject to 
any time constraints because this is a cyclical process. Regardless of when the comments 
reach us, we will take them on board in the next iteration. 
Further, regular exchanges of views between the Office and the users’ associations over the 
year will ensure that users’ positions are fed into process on a regular basis but without 
unnecessary time constraints. 
Finally, as the draft Guidelines will also be submitted to the Administrative Board, users can 
also present their positions at the Administrative Board. 
 
Draft Guidelines
OHIM
President

Users
Users
Final
Guidelines

OHIM
Analyze

AB

IP NOs
Users

OHIM
draft

Draft
Guidelines

3.2. Phase two: preparation of the draft Guidelines 

Translate

OHIM
discuss

The process for updating the Office’s practice starts each year in January and July with WP1 
and WP2 respectively. Feedback and comments received from the users submitted in 
advance will be considered. 
Every January (for WP1 items) and July (for WP2 items), OHIM’s cross‐departmental teams 
(the so‐called Knowledge Circles) will produce the new draft Guidelines. 
In order to make that possible, different steps must be completed in a timely manner, these 
are: ANALYSE, DRAFT and DISCUSS. 
In the first phase, ANALYSE, the Knowledge Circles will extract trends from the case‐law of the 
General Court, the Court of Justice and the Boards of Appeal of the previous years, analyse 
the results of the convergence projects between OHIM and the EU IP Offices and consider 
any feedback or comments received from our users and internal stakeholders. 

3

On the basis of this analysis, we will launch the second phase, DRAFT, where the Knowledge 
Circles will produce a number of updated sections of the Guidelines. Normally, these two 
phases, ANALYSE and DRAFT, should be completed in eight weeks. 
The third phase, DISCUSS, is an internal discussion: the new texts will be sent for consultation 
between the different units and departments affected by the updates. Meetings and 
presentations will be held and discussions will take place. The goal is that any department 
affected by the update expresses its views. As a consequence of these discussions, the 
original texts will usually be revised and, sometimes, even sent for an additional round of 
discussions. This may take up to eight additional weeks. 
At the end of this process, the Knowledge Circles will have produced new draft Guidelines by 
June (for WP1 items) and December (for WP2 items) these draft Guidelines will be published 
on the Office’s website. 
OHIM
President

Users

Guidelines 
adopted

Final
Guidelines

OHIM
Analyze

AB

IP NOs
Users

OHIM
draft

Draft
Guidelines

3.3. Phase three: adoption of the updated Guidelines 

Translate

OHIM
discuss

The draft Guidelines will then be sent for translation into the five languages of the Office. 
Once the translations are ready, they will be circulated amongst the user associations, the 
EU IP offices and the BOIP with a view to getting their feedback for the next meeting of the 
Administrative Board (AB). After consulting the AB, the President will adopt the updated 
Guidelines.
Once the final Guidelines text is adopted, they will be translated into the remaining official 
languages of the EU with a view to having the entire Guidelines in all the official languages of 
the EU. 
It is worth noting that once the AB has been consulted, the Office will start in parallel the 
implementation phase, the moment where if necessary the examiners are trained and the 
tools (for example, the templates) are adapted to the new practices. 
When the implementation phase is completed, the updated Guidelines will enter into force. 
Since this is a cyclical process, only the parts of the texts that are revised from one cycle to 
the next need to be translated and submitted for comments to the AB. The Office will 
provide all the internal and external stakeholders with the means to clearly identify: 
(a) which are the practice items that have changed from one cycle to the next 
(b) and which are those that are in the review process. 
 

4

4. EXCEPTIONAL AND TRANSITIONAL MEASURES 
4.1. Exceptional measures: fast‐track changes 
It may be that some practice changes must enter into force without delay. These will be 
triggered normally by leading cases from the Court or by the Office’s operational needs. In 
such cases, the practice changes will enter into force prior to their adoption in the 
Guidelines. The Office will always communicate these changes prior to their entry into force 
and identify them as “fast‐track‐changes”. They will, in any case, be open for comments 
within the next revision cycle. 
 
4.2. Overall structure of the future Guidelines 
The Office is revising the current structure of the Guidelines. Some existing sections have 
never been used and some others are linked in such a way that it might be advisable to 
merge them. The Office will define the future structure of the Guidelines before the end of 
2012. 
 
4.3. First updated Guidelines as regards WP1 items 
In January 2012 the Office started to update most of the items in WP1. 
By June and July this year, the new texts will be made available externally because, as 
expressed in the Office’s Strategic Plan (KI 24), in order to be more predictable the Office 
adheres to the principle that all tools (including its manuals) developed for use by its 
examiners will also be made available to our users. 
These new texts will enter into force by one month after their publication. 
These new parts of the manuals will be revised again as of January 2013. We invite our 
stakeholders to comment on the new set of documents which will be made public in the first 
half of 2012 with a view to integrating any feedback in the revision that will take place in 
2013. 
 
4.4. First updated Guidelines as regards WP2 items 
As regards WP2, the Office will start its revision in July 2012. We invite our users to send us 
their comments and feedback before July. 
 

5

4.5. First full cycle 
The first full cycle will start in January 2013 as regards WP1 items (to have Guidelines 
adopted by December 2013) and July 2013 as regards WP2 items (to have Guidelines 
adopted by June 2014). 
The table in Annex 2 contains a detailed calendar for 2012‐2015. 

 
 
António Campinos 

6

Annex 1: work plan 
Work package 1 (WP1) 

Work package 2 (WP2) 

Community Trade Marks 
 
A: General Provision: Part A: General Provisions (Sections 1 
– 4) 
A: General Provisions: Part A, Section 5: Professional 
Representation 
B: Examination: B2. Formalities 
B: Examination: B3. Classification 
B: Examination: B4. AG 
C: Opposition: Part 1: Procedural Matters 
C: Opposition: Part 2, Chapter 1: Identity 
C: Opposition: Part 2, Chapter 2: A. General remarks 
C: Opposition: Part 2, Chapter 2: B. Similarity of Goods and 
Services 
C: Opposition: Part 2, Chapter 2: C. Similarity of signs 
C: Opposition: Part 2, Chapter 2: D. Global Assessment 
C: Opposition: Part 4: Non‐registered rights 
C: Opposition: Part 6: Proof of Use 
D: Cancellation: Part D, Section 1: will be cancellation 
proceedings 
E: Register: Part E, Section 2: Conversion 
E: Register: Part E, Section 6: Renewal 
E: Register: Part E, Section 7: Inspection of Files 
 
 
Registered Community Designs 
 
Guidelines  for  the  Proceedings  relating  to  a  declaration  of 
invalidity of a registered Community Design 
 
Timing 
 
User’s feedback should be sent before January. 
January to May: OHIM revises practice based on the user’s 
feedback and on case‐law trends and adapts and trains 
examiners accordingly. 
June: text is approved. 
July: text is sent for translation. 
Autumn: translated text is sent to IP offices and users. 
Autumn: AB is consulted. 
December: President adopts new guidelines. 
 

Community Trade Marks 
 
A: General Provisions: Part A: General Provisions (Sections 1 
– 4) 
A:  General  Provisions:  Part A,  Section 6:  Restitutio  in 
Integrum 
B: Examination: B1. Proceedings 
B: Examination: B4. AG 
C: Opposition: Part 0: Introduction 
C: Opposition: Part 3: Trade mark filed by an Agent 
C: Opposition: Annex to 8(4) 
C: Opposition: Part 5: Trade mark with reputation 
C:  Opposition:  Part 7:  Transitional  Rules  relating  to 
Enlargement 
D:  Cancellation:  Part D,  Section 2:  Cancellation  substantive 
provisions 
E:  Register:  Part E,  Section 3:  Changes  in  an  application  or 
registration 
E: Register: Part E, Section 4: Transfer 
E: Register: Part E, Section 5: Licenses 
E: Register: Part E, Section 8: Interlocutory Revision 
M: Madrid: Part M: International Marks 
 
 
 
Registered Community Designs 
 
Examination Guidelines Community Design 
Renewal of a registered Community design 
Timing 
 
User’s feedback should be sent before July. 
July to November: OHIM revises practice based on the 
user’s feedback and on the case‐law trends and adapts and 
trains examiners accordingly. 
December: text is approved. 
January (following year): text is sent for translation. 
Spring: translated text is sent to IP offices and users. 
Spring: AB is consulted. 
June: President adopts new guidelines. 
 

7

Annex 2: calendar 2012 ‐ 2015 
 2012   
  

  
  
  

Jun‐12 

Jul‐12 

Aug‐12 

Sep‐12 

Oct‐12 

Nov‐12 

Dec‐12 

WP 1 
closed 

 

 

 

 

 

 

 

Begin work 
WP 2 

Jun‐13 

>‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Work on WP 2‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Æ 

WP 2 
closed 

Jul‐13 

Aug‐13 

Sep‐13 

Oct‐13 

Nov‐13 

Dec‐13 

WP 1 
closed 

WP 1 for 
translation 

  

WP 1 to IP 
offices 

WP 1 to AB 

 

WP 1 
Guidelines 
adopted  

 

2013 
  
  
  

Jan‐13 
WP 1 
reopened 

Feb‐13 

Mar‐13 

Apr‐13 

May‐13 

>‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Work on WP 1‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Æ 

  

  

  

  

  

  

WP 2 
reopened 

Jan‐13 

Feb‐13 

Mar‐13 

Apr‐13 

May‐13 

Jun‐13 

Jul‐13 

WP 1 
closed 

WP 1 for 
translation 

>‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Work on WP 2‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Æ 

WP 2 
closed 

Aug‐13 

Sep‐13 

Nov‐13 

Dec‐13 

  

WP 1 to IP 
offices 

 

WP 1 
Guidelines 
adopted  

 

2014 
  
  
  

WP 1 
reopened 

>‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Work on WP 1‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Æ 

WP 2 for 
translation 

  

WP 2 to IP 
offices 

WP 2 to AB 

 

WP 2 
Guidelines 
adopted  

WP 2 
reopened 

Jan‐13 

Feb‐13 

Mar‐13 

Apr‐13 

May‐13 

Jun‐13 

Jul‐13 

Oct‐13 
WP 1 to AB 

>‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Work on WP 2‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Æ 

WP 2 
closed 

Aug‐13 

Dec‐13 

 

2015  

8

Sep‐13 

Oct‐13 

Nov‐13 

  

WP 1 
reopened 

  

WP 2 for 
translation 

>‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Work on WP 1‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Æ 

  

WP 2 to IP 
offices 

WP 2 to AB 

 

WP 1 
closed 

WP 1 for 
translation 

WP 2 
Guidelines 
adopted  

WP 2 
reopened 

9

  

WP 1 to IP 
offices 

WP 1 to AB 

 

>‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Work on WP 2‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐Æ 

WP 1 
Guidelines 
adopted  
WP 2 
closed