dossier type manifestation v00 .pdf

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Relative à la mise en place d’un service d’ordre
par les organisateurs de manifestations sportives, récréatives ou culturelles

NOM DE LA MANIFESTATION :
ORGANISATEUR :
DATE :

LIEU :

Moins de 1 500 personnes

1 500 personnes et plus
(Déclaration obligatoire en Préfecture)

A but lucratif (Manifestation payante)

A but non lucratif

PARTIE RESERVEE A LA VILLE
Date de réception de la demande :

DIRECTION / SERVICE :
CORRESPONDANT :
TEL :
FAX :

Tout courrier doit être adressé à l’attention de Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Place Antonio MACEO 97 232 Le LAMENTIN

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Version 00 du novembre 2006

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Vous avez pour projet d’organiser une manifestation sur le territoire du Lamentin ? Sachez que vous
devez respecter une procédure spécifique.
Ce guide va vous accompagner dans votre démarche. Il s’applique à tous les organisateurs de
manifestation (services et satellites de la Ville, associations, particuliers, organisateurs de spectacles,
entreprises, etc.).
A partir du moment où le service instructeur vous a transmis ce guide, vous devez le ramener
dûment rempli un an au plus et un mois au plus tard avant la manifestation au service SECURITE CIVILE
de la Ville. Ce service se chargera de le communiquer aux services partenaires pour la prise en compte de
vos demandes. Au vu des informations communiquées par le biais du dossier de manifestation et des avis
des services partenaires, le service REGLEMENTATION & DROITS DE VOIRIE de la Ville éditera un arrêté
municipal autorisant la manifestation sur le territoire qui vous sera envoyé ainsi qu’aux acteurs municipaux et
extra-municipaux. Cet arrêté définira également les contraintes de sécurité à respecter.

SERVICE REGLEMENTATION &
DROITS DE VOIRIE

Reçu le :

Reçu le :
SERVICE SECURITE CIVILE
Reçu le :

SERVICE INSTRUCTEUR

Nom / Visa

Nom / Visa

Transmis le :
SDIS
SIDPC (Préfecture)
Police Municipale
Police Nationale
Service Réglementation &
droit de voirie
Service instructeur
Cellule Logistique Fêtes

POLICE
Reçu le :

Reçu le :

Nom / Visa

Nom / Visa

Reçu le :

Reçu le :

Nom / Visa

Nom / Visa

Nom / Visa

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Au vu des premières informations que vous lui donnez, le service instructeur, en vous transmettant
ce guide, vous signale un certain nombre de pages qui semblent incontournables.
N’hésitez pas à parcourir entièrement le guide pour être sûr de votre déclaration !

Identité de l’organisateur

page 4

Nature de la manifestation

page 5

Occupation du domaine public

page 6

Chapiteaux – tentes – structures gonflables

page 7

Gradins – tribunes et structures démontables

page 7

Sonorisation extérieure

page 8

Dispositif d’accompagnement

page 8

Assistance aux personnes - Hygiène

page 9

Lâchers de ballons

page 10

Spectacles pyrotechniques

page 10

Restauration temporaire

page 11

Demande d’autorisation temporaire de débit de boissons

page 12

Prestations diverses de matériel

page 13

Annuaire « Sécurité Manifestation »

page 14

Animaux

page 15

Divers

page 15

Déclaration sur l’honneur de l’organisateur

page 15

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NOM :
PRENOM :
ADRESSE :

PROFESSION :
TEL/ GSM

FAX :

DENOMINATION :
ADRESSE DU SIEGE :
TEL/ GSM

FAX :

NOM DU REPRESENTANT LEGAL :

NOM :
PRENOM :
ADRESSE :

PROFESSION :
TEL/ GSM

FAX :

(Joindre photocopie)
COMPAGNIE:
N°DE LA POLICE:

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* sur la voie publique
* sur site

SPORTIVE
CULTURELLE
FESTIVE
COMMERCIALE

* sur le domaine communal
* sur le domaine privé

AUTRE(S)
INTITULE :
DESCRIPTIF SOMMAIRE DE LA MANIFESTATION :

DATE :
HEURE DE DEBUT :

HEURE DE FIN :

PUBLIC ATTENDU :
Nombre :
* Sur l’ensemble de la manifestation
* En simultané :
Type :

* Familial :
* Autre (préciser)
Présence de mineurs non accompagnés

LIEU(X) :
Capacité d’accueil du lieu :

Places assises :
Places debout :

PLEIN AIR

BATIMENT

Si changement de destination ou en cas de dépassement de l’effectif défini par la Sous-commission
départementale de sécurité & d’accessibilité,
NATURE DE L’ACTIVITE DANS LE LOCAL,
EFFECTIF ATTENDU,
PLAN DES AMENAGEMENTS INTERIEURS,
DESCRIPTIF DES MATERIAUX UTILISES.

FOURNIR :

Le dossier doit être présenté à la Sous-commission départementale 6 semaines avant impérativement
INTERLOCUTEUR :

Service Sécurité Civile

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0596 66 68 40 / fax : 0596 51 57 48

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Il appartient à l’organisateur de veilleur aux bonnes conditions d’accueil des spectateurs et
notamment de protéger les points dangereux (plans d’eau, terrains accidentés, scène,…). Il sera opportun
de mettre en place des panneaux d’information sur les points d’eau potable, postes de secours.
JOINDRE UN PLAN D’IMPLANTATION GENERALE
INDIQUER SUR LE PLAN les accès du public, l’emplacement des parkings, des chapiteaux, des postes
de secours, du poste de commandement, les axes de circulation prévus pour les services de secours
INTERLOCUTEUR : service Sécurité Civile

0596 66 68 40 / fax : 0596 51 57 48

(joindre un plan)
ITINERAIRES SUR VOIE PUBLIQUE (décrire circuit) :

MESURES DE STATIONNEMENT SOUHAITEES :
LIEU(X) :
DATES ET HEURES :
MESURES DE CIRCULATION SOUHAITEES :
LIEU(X) :

DATES ET HEURES :
LA MANIFESTATION ENTRAINERA UN BLOCAGE D’UNE (OU UNE PORTION DE) VOIE :
Si oui, préciser
VEHICULES AUTORISEES DANS LE PERIMETRE :
TYPE DE VEHICULES
N°IMMATRICULATION
LIEU(X)
DATES ET HEURES :
MOTIFS
HORAIRES D’IMPLANTATION DE LA MANIFESTATION :
DATES ET HEURES DE MONTAGE :
DATES ET HEURES DE DEMONTAGE:
INTERLOCUTEUR : service Réglementation & Droits de voirie
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0596 66 68 80 / fax : 0596 57 07 68

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Pour plus d’informations concernant la tarification en vigueur, veuillez contacter
le service Financier
0596 66 68 88

FOURNIR :
NATURE DE L’ACTIVITE,
EFFECTIF DU PUBLIC ATTENDU,
PLAN A L’ECHELLE DE SITUATION faisant apparaître les voies d’accès et les aménagements
intérieurs
NOM ET ADRESSE DU LOUEUR,
EXTRAIT DU REGISTRE DE SECURITE ET VERIFICATIONS TECHNIQUES DE LA STRUCTURE EN
COURS DE VALIDITE,
NOTICE TECHNIQUE ET EMPLACEMENT DES INSTALLATIONS DE CUISSON EN CAS DE
RESTAURATION,
ENGAGEMENT PORTANT SUR LES DOCUMENTS A FOURNIR APRES MONTAGE :
o Attestation du chef monteur,
o Rapport d’un organisme agrée concernant la vérification des installations techniques ne
dépendant pas de la structure elle-même.
INTERLOCUTEURS :

Service Sécurité Civile
0596 66 68 40 / fax : 0596 51 57 48
Bureau de la prévention du SDIS
0596 59 05 81 / fax : 0596 63 52 59

FOURNIR :
CARACTERISTIQUES DE LA STRUCTURE (nombre de rangées, de places assises,…)
PLAN A L’ECHELLE DE SITUATION (implantation)
ATTESTATION DE CONFORMITE A LA NORME EN VIGUEUR DE L’INSTALLATION,
ENGAGEMENT PORTANT SUR LES DOCUMENTS A FOURNIR APRES MONTAGE :
o Attestation du chef monteur,
o Si effectif du public > 300 personnes, rapport d’un organisme agrée avec mission L+S (solidité
+ stabilité)
INTERLOCUTEURS :

Service Sécurité Civile
0596 66 68 40 / fax : 0596 51 57 48
Bureau de la prévention du SDIS
0596 59 05 81 / fax : 0596 63 52 59

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SONORISATION EXTERIEURE :

Oui

Non

PRESTATAIRE(S)
LIEU(X)
MOYENS
PUISSANCE
DATES ET HEURES
DATES ET HEURES DES ESSAIS (Réglages des balances):

SI MISE EN PLACE D’AILES DE SON, PRECISER LES MOYENS POUR ASSURER LA STABILITE:

FOURNIR :
ATTESTATION DE CONFORMITE ELECTRIQUE
COPIE DE LA DECLARATION DE LA SACEM

Il appartient à l’organisateur de prévoir un service d’ordre qui aura pour tâche de sécuriser le dispositif
interne de la manifestation (exemple : assurer la sécurité incendie immédiate de la scène) mais également
de tenir le dispositif des barrières si la manifestation a lieu dans des rues, une place, un espace public.
Ce service sera assuré par des personnels (privés ou bénévoles) qui agiront sous l’autorité et la direction
effective d’un « monsieur sécurité » disposant d’un téléphone portable (ce numéro sera communiqué aux
forces de l’ordre et aux pompiers, voir fiche sécurité). Ce « monsieur sécurité » et les personnels du
dispositif d’accompagnement devront être reliés entre eux par un système de transmission.
Il est rappelé que les services de Police Nationale assurent la sécurisation générale de la
manifestation uniquement en cas d’incidents et la Police Municipale assure en lien avec la Police Nationale
les questions de circulation et de stationnement.
AGENTS CHARGES DE TENIR LES DISPOSITIFS DE BARRIERES
NOMBRE :

QUALIFICATION :

AGENTS DE SECURITE CHARGES DE LA SECURITE DU PUBLIC
NOMBRE :

QUALIFICATION :

AUTRES (EX : SIGNALEURS – COMMISSAIRES DE COURSES)
NOMBRE :

QUALIFICATION :
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Le responsable de la manifestation devra prendre les mesures adaptées aux circonstances. (ex : conseils
de prudence, interdiction d’utiliser les tentes, chapiteaux, vérification de l’arrimage de toutes les structures,
etc.)
Il devra éventuellement augmenter l’effectif prévu pour le service d’ordre pour assurer le respect des mesures
adaptées aux circonstances.
Le responsable de la manifestation devra également suspendre en tout ou partie la manifestation en cas
de nécessité ou sur réquisition de l’autorité municipale ou des services de police.

POSTE(S) DE SECOURS (Secouristes et médecins) :
ASSOCIATION(S) RETENUE(S)
SECOURISTES (NOMBRE)
MEDECINS (NOMBRE)
FOURNIR :
UNE COPIE DE LA CONVENTION,
LE DETAIL DE L’IMPLANTATION DES MOYENS DE SECOURS

INTERLOCUTEUR : service Sécurité Civile

0596 66 68 40 / fax : 0596 51 57 48

HYGIENE :
TOILETTES (NOMBRE)
* Accessibilité aux personnes à mobilité réduite :

Oui

Non

POINTS D’EAU POTABLE (NOMBRE)
EVACUATION DES DECHETS (NOMBRE DE BACS POUBELLES)

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QUANTITE :
DATE ET HEURES
INTERLOCUTEUR : service Réglementation & Droits de voirie

0596 66 68 80 / fax : 0596 57 07 68

DATE :
HEURE DE DEBUT :
CATEGORIES :

HEURE DE FIN :
K1

K2

K3

K4

HORAIRES ET DISPOSITION DE SECURITE PRISES POUR LE STOCKAGE :

HORAIRES ET DISPOSITION DE SECURITE PRISES POUR LE MONTAGE :

FOURNIR :
à l’échelle et matérialisant l’emplacement du public, du pas de tir et du
périmètre de sécurité instauré autour du pas de tir, les axes routiers
LE(S) CERTIFICAT(S) DE QUALIFICATION AU TIR
UNE ATTESTATION D’ASSURANCE GARANTISSANT L’ORGANISATEUR DE SA RESPONSABILITE
UN PLAN DES LIEUX

CIVILE
L’ATTESTATION D’ASSURANCE DE L’ARTIFICIER
LE PERMIS DE TIR (à

transmettre pour signature à Monsieur le Maire quelque soit la catégorie)
UNE COPIE DE LA CONVENTION AVEC LES SAPEURS-POMPIERS POUR COUVRIR LE RISQUE
INCENDIE
UNE COPIE DE L’AUTORISATION DE LA DELEGATION REGIONALE DE L’AVIATION CIVILE

Le dossier doit être transmis 6 semaines avant impérativement
INTERLOCUTEUR : service Réglementation & Droits de voirie

0596 66 68 80 / fax : 0596 57 07 68

Pour la catégorie K4, transmettre un dossier en Préfecture (Respect de la réglementation
spécifique sur les artifices et les agréments, sur le transport et le stockage des artifices)

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Tout vendeur (marchand de confiserie,…) installé sur un lieu public doit être muni d’une autorisation
d’occupation du domaine public.
L’ORGANISATEUR ACCEPTE LA VENTE AMBULANTE AUTOUR DE LA MANIFESTATION

OUI

NON

BUVETTE
SI OUI, FOURNIR :
LA PIECE D’IDENTITE DU REPRESENTANT LEGAL
LES STATUTS DE L’ASSOCIATION OU L’EXTRAIT DU KBIS DE LA SOCIETE
L’IMPRIME PAGE 12 REMPLI (l’adresser au service interlocuteur et garder une copie de l’imprimé
dans le dossier)
INTERLOCUTEUR : service Réglementation & Droits de voirie

0596 66 68 80 / fax : 0596 57 07 68

PATISSERIE, SANDWICHERIE, REPAS CHAUD & FROID
PRESTATAIRE(S)
QUALIFICATION

Bénévole

Professionnel

UTILISATION :
* D’APPAREILS DE CHAUFFAGE

OUI

NON

A l’intérieur des établissements, seuls sont autorisés les appareils de chauffage sans combustion (aucune
flamme n’est autorisée)
* D’APPAREILS DE CUISSON
Si oui, préciser le type d’installation :

OUI

NON

dans un véhicule ou conteneur spécialisé
sous une « tente cuisine »

A noter que quelque soit l’installation, la zone de cuisson doit comporter 2 extincteurs adaptés aux risques
présentés et facilement accessibles. Les appareils de cuisson sous une tente cuisine doivent être distants de
5 mètres de la tente principale recevant du public. L’hygiène alimentaire doit être assurée tant pour le
stockage que le service.
INTERLOCUTEUR : service Réglementation & Droits de voirie

0596 66 68 80 / fax : 0596 57 07 68

Outre ces prescriptions minimales, un contrôle inopiné pourra être effectué par les services
compétents (DSDS, DSV, Commission de Sécurité & d’accessibilité, Douanes,…)

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ASSOCIATION :
SISE :

TEL

:

FAX

:

Je soussigné(e)
agissant au nom de l’association précitée, en qualité de
, ai l’honneur de solliciter l’autorisation d’ouvrir une buvette temporaire
1ère catégorie (Boissons sans alcool ou comportant moins de 1,2 % d’alcool fermenté)

de

2e catégorie (Boissons comportant entre 1,2 et 3 % d’alcool fermenté, type vin, bière,…)
dans l’enceinte de la manifestation intitulée
qui se déroulera à (lieu)
du (date)
de (horaires)

au
à

.
Date :
Visa

Pour plus d’informations, veuillez contacter le service Réglementation & Droits de Voirie
0596 66 68 80 / fax : 0596 57 07 68

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Les services techniques municipaux de la Ville pourront éventuellement fournir certaines prestations,
soit à titre gratuit, soit à titre onéreux. (Les demandes devront être formulées auprès du service concerné par
l’intermédiaire du service instructeur, 6 semaines avant la date du début de la manifestation.)
En cas d’impossibilité de fournir les prestations, les organisateurs devront s’adresser à des entreprises privées.

MOBILIER (Indiquer le nombre)

CHAPITEAU(X) :

TABLE(S) :

PRACTICABLE(S) :

CHAISE(S) :

PODIUM(S) MOBILE(S) :

BARRIERE(S) VAUBAN:

PODIUM(S) FIXE(S) :

POUR LES SERVICES DE LA VILLE :
MATERIEL ELECTRIQUE:

OUI (joindre un descriptif)

EXTINCTEUR(S) :

OUI (Nombre

SIGNALETIQUE(S) :

OUI (joindre un descriptif)

NON
)

NON
NON

AUTRES :

DATE SOUHAITEE DE MISE A DISPOSITION DU MATERIEL :
LIVRAISON SOUHAITEE DANS LA MESURE DES POSSIBILITES DU SERVICE :

OUI

NON

Pour plus d’informations sur la disponibilité du matériel et de la tarification en vigueur, veuillez contacter
la cellule « Logistique Fêtes » au service Bâtiment & Matériel
0596 30 00 75 ou 0596 30 00 70

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Il appartient à l’organisateur de renseigner cette fiche et de l’adresser 8 jours avant la manifestation
impérativement au
SERVICE SECURITE CIVILE
Hôtel de Ville Place Antonio MACEO 97 232 Le LAMENTIN
Fax : 0596 51 57 48
Mail : ssc@mairie-lelamentin.fr

INTITULE DE LA MANIFESTATION
ORGANISATEUR :
LIEU :
DATE(S) :
HEURE DE DEBUT :

HEURE DE FIN :

NOMBRE DE SPECTATEURS ATTENDUS :

RESPONSABLE DE LA MANIFESTATION
NOM / PRENOM(S)
N°DE TEL. SUR SITE
N°DE TELEPHONE MOBILE
RESPONSABLE DE LA SECURITE
NOM / PRENOM(S)
N°DE TEL. SUR SITE
N°DE TELEPHONE MOBILE
NOMBRE DE PARTICIPANTS AU SERVICE D’ORDRE SUR LE SITE :
POSTE DE SECOURS
NOM ASSOCIATION et/ ou
RESPONSABLE MEDICAL
N°DE TEL. POSTE DE SECOURS
N°DE TELEPHONE MOBILE RESPONSABLE

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EPREUVES ET COMPETITIONS SPORTIVES COMPORTANT LA PARTICIPATION DE
VEHICULES A MOTEUR SUR TERRAIN NON HOMOLOGUE
Conformément aux dispositions de l’arrêté ministériel du 17 février 1961, seule une autorisation, à titre
exceptionnel, peut être accordée par le préfet au vu des informations communiquées.
PRESENCE D’ANIMAUX
FOURNIR :
LES CERTIFICATS DE VACCINATION

INTERLOCUTEUR : service Réglementation & Droits de voirie

0596 66 68 80 / fax : 0596 57 07 68

INFORMATIONS DES RIVERAINS (si nécessaire)
PRIS EN CHARGE PAR

DU

AU

MOYENS

Je soussigné(e)

en qualité de
, suis informé(e) qu’en cas de fausse déclaration ma

responsabilité pourra être engagée.
A titre d’exemple, l’article 5 du décret du 31 mai 1997 prévoit que l’organisateur qui néglige de mettre en
place le service d’ordre annoncé ou met en place un service d’ordre inférieur à celui indiqué dans la
déclaration est passible des peines d’amendes prévues pour les contraventions de la 5ème catégorie.
Fait le,
Visa

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