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Nom original: COUR publipostage.pdfTitre: word 2003 apprendre à réaliser un publipostage mailing formation pas à pas truc astuce dreamlive.indd

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Semestre 1
WORD II
Publipostage

WORD 2003 - LE PUBLIPOSTAGE
PRÉSENTATION
Le publipostage de Word 2003 a grandement évolué. Toutes les étapes de sa conception se passent justement par le
biais du volet publipostage qui facilite grandement la compréhension et la réalisation.
Le publipostage ou mailing est la fonction Word permettant d’envoyer un grand nombre de courriers personnalisés
basés sur un modèle unique, à une grande liste de personnes. Concrètement, vous devez envoyer une centaine de
courriers. Vous ne réalisez le courrier qu’une seule fois et Word se charge de le personnaliser cent fois en fonction des
informations clients (Nom, adresse, téléphone...). Pour réaliser un publipostage, Word demande donc deux éléments
: Le courrier ou lettre type et la base de données des clients ou personnes.

ETAPES

DU PUBLIPOSTAGE

Avant de commencer,
● Réalisez un courrier type simple sous Word,
● Réalisez de même une liste des clients sous Excel,
● Enregistrez chacun des deux fichiers dans le même dossier.
C’est ce qu’illustrent les deux captures ci-dessous.

LE

DOCUMENT PRINCIPAL

La première étape du publipostage consiste à désigner le document principal de la fusion entre la lettre type et la
base de données.

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Semestre1

Word II
Publipostage
● Ouvrez le courrier type dans Word,
● Déroulez le menu Outils,
● Pointez sur Lettres et publipostage,
● Cliquez sur Fusion et publipostage.

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Le volet Fusion et publipostage apparaît sur la droite de l’écran (1). Il
faut définir le type d’élément à fusionner. Dans notre cas, il s’agit d’une
lettre mais vous pourriez choisir Messages électroniques, Enveloppes
ou Etiquettes dans d’autres contextes. La dernière option Répertoire diffère. Elle propose un assistant permettant de créer une liste de contact à
partir d’une source, un peu comme un carnet d’adresses.
● Cochez l’option Lettres,
● Cliquez sur le lien Suivante en bas du volet,
L’étape 2 de l’assistant (Sélection du document de base 2) s’affiche.
Elle permet de désigner le document principal de fusion. Il peut s’agir
d’un document existant auquel cas la boîte de dialogue Ouvrir s’affiche
pour vous permettre de le sélectionner. Il peut aussi s’agir d’un modèle
word, auquel cas le lien Sélection du modèle apparaît vous permettant
de choisir dans une boîte de dialogue, le document principal selon le
modèle Word de votre choix. Dans notre cas, le document de base
existe et il est ouvert,

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● Cochez donc l’option Utiliser le document actuel,
● Cliquez sur le lien Suivante : Sélection des destinataires,
Vous remarquez qu’à tout moment, il est possible de revenir en arrière
pour modifier une étape en cliquant sur le lien précédente, juste en dessous du lien suivante.
L’étape 3 de l’assistant (Sélection des destinataires 3) s’affiche. Il s’agit
ici de créer ou désigner la liste des noms et adresses, soit la base de
données qui peut être au format Word, Excel ou Access. Vous allez ainsi
déterminer quels sont les champs de fusion à placer dans le document
principal pour le personnaliser à l’image de chaque destinataire de la
source.
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Trois choix s’offrent à vous.
► Saisie d’une nouvelle liste : Un lien créer apparaît sur lequel
vous cliquez pour afficher la boîte de dialogue Créer une
liste d’adresse. A vous de saisir les informations de chaque
contact comme le nom, l’adresse ou le téléphone. Un bouton
Personnaliser vous permet même d’ajouter des champs
(informations) sur les contacts.
► Sélection à partir des contacts Outlook : Un lien Choisir le
dossier contact apparaît sur lequel vous cliquez pour accéder
aux informations des contacts déjà saisis dans Outlook. Voilà
donc une option judicieuse qui permet de bénéficier d’une
base de données centralisée. Vous pouvez sélectionner tous les
contacts ou seulement certains en les cochant.
► Utilisation d’une liste existante : La base de données est déjà créée dans un format tel que Word, Excel ou
Access, il suffit alors de la désigner pour faire le lien entre le document principal et la source dans le but
d’insérer les champs de fusion. Il s’agit de notre cas.

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Word II
Publipostage
● Cochez donc l’option Utilisation d’une liste existante,
● Puis, cliquez sur le lien Parcourir,
La boîte de dialogue Sélectionner la source de données s’affiche. Il vous reste à ouvrir le dossier dans lequel vous
avez sauvegardé votre liste.
● Sélectionnez votre source de données,
● Cliquez ensuite sur Ouvrir,
Dans le cas d’Excel, si vous n’avez pas nommé la plage de cellule correspondant à la source de données, une boîte de dialogue
intermédiaire, Sélectionner le tableau, s’affiche. Elle demande
de désigner la feuille du classeur sur laquelle est située la base de
données.
● Sélectionnez la feuille, feuille1 par exemple,
● Puis, cliquez sur Ok.
La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires,
apparaît. Elle synthétise toutes les données issues de la source
externe. Vous pouvez ne pas sélectionner toutes les entrées en
cochant uniquement les destinataires que vous souhaitez.
● Cliquez sur Ok pour valider.
Le lien entre le document principal et la source de données s’opère.
D’ailleurs, le nom et le chemin de la base de données s’inscrivent dans
le volet.

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Il reste maintenant à insérer les champs de fusion pour définir à quels
endroits doivent apparaître les informations des destinataires, dans le
but de personnaliser leur courrier. Pour ce faire,
● Cliquez sur le lien Suivante : Ecriture de votre lettre,
L’étape 4 de l’assistant (Ecriture de votre lettre 4) s’affiche. Vous pouvez soit insérer les champs de fusion manuellement, soit laisser Word
le faire automatiquement en cliquant sur le lien Bloc d’adresse dans le
volet de fusion. Ce lien insère les champs correspondant au nom et à
l’adresse du destinataire.
Pour insérer les champs de fusion manuellement et un à un,
● Commencez par placez le point d’insertion dans le document,
Par exemple, vous cliquez à l’endroit où vous souhaitez voir apparaître la civilité
suivie du nom puis du prénom.
● Cliquez alors sur le lien Autres éléments du volet,
La boîte de dialogue Insérer un champ de fusion apparaît. Elle liste tous les entêtes de votre source de données.
● Double cliquez par exemple sur le champ Civilité pour commencer,
● Puis, double cliquez sur les champs Nom et Prénom,
● Validez en cliquant sur Fermer,
● Séparez les champs de fusion ainsi insérés par des espaces,
● Créer un nouveau paragraphe sous ces champs de fusion,

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Semestre1

Word II
Publipostage
● Cliquez de nouveau sur le lien Autres éléments du volet,
● Insérez cette fois les champs correspondant au code postal et à la ville,
● Cliquez sur le bouton Fermer,
● Séparez ces deux champs de fusion à l’aide d’un espace.
Vous pouvez continuer selon ce procédé si vous souhaitez insérer des champs de fusion à d’autres endroits de la
lettre, comme la civilité et le nom de la personne dans une formule de politesse ou d’introduction de lettre. Mais
vous pouvez aussi utiliser les formules toutes prêtes de Word. Pour ce faire, après avoir placé le point d’insertion à
l’endroit où doit apparaître la formule,
● Cliquez sur le lien Ligne de salutation du volet,
La boîte de dialogue Ligne de salutation s’affiche et vous offre un aperçu
de la formule associée aux données de votre source.
● Faites votre choix à l’aide des listes déroulantes,
● Puis cliquez sur le bouton Ok pour valider.
Lorsque vous sélectionnez un champ de fusion sur le document, vous constatez que celui-ci apparaît en grisé, signifiant que cette information est liée à la source de données et
attend d’être fusionnée.
Vous pourriez aussi choisir d’insérer la date en introduction de la lettre type, comme il est
de coutume. L’intérêt est que cette date se mette à jour automatiquement si le document
a pour objectif d’être réutilisé.
● Placez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez voir apparaître la date,
Par exemple, après une introduction comme : Lyon, le ...
● Déroulez le menu Insertion,
● Cliquez sur Date et heure,
● Sélectionnez un format de date dans la boîte de dialogue,
● Cochez la case Mettre à jour automatiquement,
● Cliquez sur Ok pour valider.
Tous les champs de fusion étant insérés, la lettre type est terminée.
Nous devons maintenant finaliser la fusion et visualiser le résultat final.

FUSIONNER

LES DOCUMENTS

Cette étape permet à partir de la lettre type et de la source de données de créer autant de courriers personnalisés qu’il
y a de contacts dans la base. Elle permet donc de visualiser le contenu et de contrôler.
La fusion ne produit qu’un seul document contenant tous les courriers. Il est à noter qu’il est possible de réaliser des
options de requêtes pour que la fusion élimine certains contacts. Cette technique est employée si vous ne souhaitez
cibler qu’une clientèle féminine par exemple. Alors vous poserez une option de requête sur le champ Civilité avant
de fusionner.
● Cliquez sur le lien Suivante : Aperçu de vos lettres,
La première lettre personnalisée selon les informations du premier contact s’affiche dans la fenêtre du document.
Vous constatez que les champs de fusion sont remplacés par les informations des colonnes correspondantes de la
base de données.

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Word II
Publipostage

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Dans le volet fusion et publipostage, vous pouvez cliquer sur les boutons << et >> (1), pour visualiser les autres
courriers personnaliser pour les autres contacts. Si l’un des destinataires ne vous convient pas, vous pouvez toujours
cliquer sur le bouton Exclure ce destinataire (2), dans le volet. Sa lettre disparaît tandis que la suivante s’affiche.
A ce stade, il est important de comprendre que si l’une ou l’autre mise en forme ou disposition produite dans le courrier ne vous convient pas, vous ne devez pas effectuer vos modifications sur le document fusionné.

Toute modification doit se faire en amont, sur la lettre type, avant la fusion. Si vous prenez telle décision, vous devez
cliquer sur le bouton précédente en bas du volet pour revenir une étape en arrière, soit sur la lettre type.
Partons maintenant du principe que vous ne souhaitez envoyer ce courrier
qu’aux dames. Pour ce faire, vous devez réaliser une requête sur le champ
civilité afin d’exclure toutes les demoiselles ainsi que tous les hommes.
L’outil proposé par l’assistant publipostage de Word ressemble aux filtres
automatiques d’Excel.
● Cliquez sur le lien Modifier la liste des destinataires (2) dans le volet,
Vous affichez ainsi la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires. Chaque champ de la base de données est accompagné d’une flèche pour
le tri et le filtre en en-tête de colonne.
● Cliquez sur la flèche du champ Civilité,
● Dans la liste, cliquez sur Mme,
Ainsi vous excluez tous les enregistrements pour lesquels le champ civilité ne contient pas le texte Mme.

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Word II
Publipostage
Concrètement, sont exclus les hommes et les demoiselles. Chaque menu de champ propose les informations contenues dans chacun d’entre eux. Le fait de choisir l’une des valeurs de champs permet de filtrer les enregistrements
sur cette valeur. Rien ne vous empêche de recouper les requêtes. Ainsi vous pourriez souhaiter cibler uniquement
les femmes habitant à Privas. Alors vous choisiriez la ville Privas dans le menu du champ ville. Et seul un contact
subsisterait.
Ces filtres peuvent être encore plus puissants si dans la liste du
champ, vous ne choisissez pas l’une des valeurs mais que vous
cliquez sur (Avancées). Alors la boîte de dialogue Filtrer et trier
vous permet de construire votre expression de requête.
Quoiqu’il en soit, le filtre en cours est réalisé sur les dames.
● Cliquez sur Ok pour valider,
Dès lors, si vous faites défiler les courriers à l’aide des boutons du
volet, vous constatez que seules les dames sont concernées.
● Cliquez sur le lien Suivante : Fin de la fusion en bas du volet,
Deux choix vous sont proposés. Soit vous cliquez sur le lien Imprimer
pour imprimer toutes les lettres issues de la fusion, soit vous cliquez
sur le lien Modifier les lettres individuelles pour les fusionner vers un
nouveau document dans lequel elles seront toutes visibles les unes en
dessous des autres, avant de les imprimer.
La procédure est maintenant terminée. Vous pouvez fermer le volet et
enregistrer le document en cliquant sur le bouton Enregistrer de la
barre d’outils standard.
● Fermez ce document,
● Puis, rouvrez le par le biais du volet Accueil par exemple,
Une boîte de dialogue vous informant qu’une
commande SQL va être exécutée s’affiche. Quoi
de plus logique. Une commande SQL est une requête exécutée sur la base de données. Or notre
document est fusionnée avec sa source. Ainsi
quand vous l’ouvrez, vous ouvrez aussi les données auxquelles il est lié.
● Validez en cliquant sur Oui,
Le document s’affiche sur l’un des courriers de destinataire. Pour manipuler ces documents, naviguer, remonter à
la lettre type et la modifier, manipuler les données, il convient dès lors d’utiliser la barre d’outils fusion et publipostage.
● Déroulez le menu Affichage,
● Pointez sur barre d’outils,
● Cliquez ensuite sur Fusion et publipostage.
Vous affichez ainsi la barre d’outils fusion et publipostage. Le nombre encadré des flèches de défilement renseigne
instantanément sur le nombre de courriers fusionnés. Vous pouvez utilisez les flèches et doubles flèches pour visualiser tous les autres courriers. Les flèches simples permettent de passer d’un courrier au suivant ou au précédent, tandis
que les flèches doubles permettent d’afficher soit le premier soit le dernier courrier.

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Word II
Publipostage
● Cliquez sur le bouton Mode publipostage

, à droite du bouton Insérer un mot clé,

Ainsi vous affichez la lettre type source non fusionnée avec tous ses champs de fusion. Vous pouvez donc réaliser
des modifications de mise en forme, de texte et de disposition. Et, si vous cliquez de nouveau sur le bouton Mode
publipostage, vous affichez à nouveau les courriers fusionnés avec les modifications que vous venez de réalisez.
● Cliquez maintenant sur le bouton Fusion et publipostage : Destinataires
Vous accédez ainsi à la source de données avec le filtre en
cours. Bref, et il reste encore beaucoup à dire, la barre d’outils
fusion et publipostage vous donne toutes les options pour
manipuler votre publipostage à tout instant.

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