PROC 1 Procédure Maîtrise des Documents .pdf



Nom original: PROC_1 Procédure Maîtrise des Documents.pdfAuteur: M. Lebrun

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MAÎTRISE DES DOCUMENTS

Version : 00
Date : 17-10-2011
Page :1/5

LISTE DES DESTINATAIRES
Destinataire

Date

Signature

HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
Révision


Objet de modification
Date

Etabli par :
Visa :

Approuvé par :
Visa :

Date : 17-10-2011

Date : 17-10-2011

Page

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Version : 00
Date : 17-10-2011
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1. OBJET :
L’objet de cette procédure est d’élaborer la méthodologie à suivre pour la maîtrise des documents et des données
du système de management de la sécurité des aliments et d’assurer que seuls les documents pertinents et valides
sont en circulation.
2. DOMAINE D’APPLICATION :
Cette procédure est applicable à tous les documents et les données internes et externes relatifs au système de
management de l’hygiène et de la sécurité des aliments de l’entreprise : documents d’organisation, documents
techniques, plans, procédures d’exécution, instructions de travail et formulaires d’enregistrement, normes et
réglementation.
3. RESPONSABILITÉ :
Le responsable Qualité et sécurité des aliments veille à l’application de cette procédure dans tous les services
concernés.
4. DÉFINITIONS :
DOCUMENT: Ce terme désigne ici toutes les données rédigées sur un support d’information donné et qui
contiennent les exigences du système de management de la sécurité des aliments.
PROCEDURE ECRITE : Document qui décrit la manière d’accomplir un processus (ou une activité). Il
comporte généralement l’objet et le domaine d’application d’une activité, ce qui doit être fait et qui doit le faire,
quand, où et comment cela doit être fait, quels matériels, équipements et documents doivent être utilisés, et
comment cela doit être maîtrisé et enregistré.
PLAN : Document énonçant quelles procédures et ressources associées doivent être appliquées, par qui et quand,
pour un projet, un produit, un processus ou un contrat particulier (selon la norme ISO 22000).
FORMULAIRE D’ENREGISTREMENT : Format du document servant à faire état des résultats obtenus ou
apportant la preuve de la réalisation d’une activité (selon la norme ISO 22000).
5. TERMINOLOGIE :
RQSA : Responsable Qualité et sécurité des aliments

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6. MAÎTRISE DES DOCUMENTS INTERNES SUR SUPPORT PAPIER
6.1 IDENTIFICATION :
a) Objet et champ d’application :
Le RQSA définit l’objet et le titre du document et délimite le champ d’application.
b) Codification :
Tout document est codifié selon de la manière suivante : XX- YZ – CH
XX. : Services, exemples :
DG
: Direction Générale
MSA
: Management Sécurité des Aliments
CM
: Commercial
AP
: Approvisionnement
CQ
: Contrôle Qualité
PR
: Production
RH
: Ressources Humaines
YZ. : type de document
PROC
COMP
DANG
FR
DIAG
DT
FFCT
FP
INSHYG
MNT
HYG
PL
PrP
SCT
TRAC
PLA

: Procédure (Niveau 2)
: Compétence
: Dangers PrPo CCP
: Formulaire (Niveau 4)
: Diagramme
: Fiche Descriptive
: Fiche Fonction
: Fiche Présence
: Instruction Hygiène
: Plan Maintenance
: Plan Nettoyage
: Politique Société
: PrP
: Sécurité
: Traçabilité
: Plan

CH : numéro d’ordre allant de 01 à 99
c)

Enregistrement des documents :

Les documents de niveau 2, 3 et 4 du système de management de la sécurité des aliments sont enregistrés dans
les listes suivantes :
-

Liste des procédures, plans et diagrammes (MSA.LIS.01)
Liste des instructions, des spécifications techniques, des modes opératoires et tout autre document de niveau
3 (MSA.LIS.02)
Liste des formulaires et des documents d’enregistrement niveau 4 (MSA.LIS.03)

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Cette liste comprend : le titre du document, sa référence, la date d’approbation et la version en cours.
d) Structure des documents :
Sur l’en-tête de toute les pages figurent :
- Le logo de la société
- Le type du document (ex : « PROCEDURE », « INSTRUCTION », « FORMULAIRE », etc.)
- Le titre du document
- La référence du document (codification)
- La version : un nombre composé de deux chiffres (00 –99) indique la version actuelle.
- La date d’approbation à partir de laquelle le document doit être utilisé
- Le numéro de la page (1/n : page 1 sur n)
L’en-tête de toutes les pages des documents prendra alors la forme suivante :
LOGO

TYPE DU DOCUMENT
TITRE DU DOCUMENT

Référence :
Version :
Date :
Page :

La première page de chaque document comprend en plus de l’en-tête un pied de page mentionnant les noms, date
et signature respectifs du rédacteur et de l’approbateur de ce document.
Le pied de la page de garde se présente alors sous la forme suivante :
Etabli par :
Visa :
Date :

Approuvé par :
Visa :
Date :

Les procédures comprennent les paragraphes suivants :
- Objet
- Domaine d’application
- Responsabilité
- Définitions
- Terminologie
- Contenu
- Documents associés
6.2. REDACTION :
Toute proposition de création d’un nouveau document émanant d’un membre du personnel est transmise au
RQSA qui décide de la rédaction du document. Celle-ci est confiée à la personne compétente du service
concerné ou elle est assurée par le RQSA.
6.3. APPROBATION :
Le directeur d’usine approuve tous les documents quant à leur adéquation par rapport aux exigences de la norme
et la cohérence du système, sauf pour les documents qu’il a directement établis, auquel cas une vérification par
un autre responsable est effectuée avant approbation.
6.4. DIFFUSION :

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Le RQSA. doit assurer la diffusion des documents (portant un cachet rouge « contrôlé ») aux personnes
concernées. Les destinataires sont nommés sur la première page de chaque document. Avec leurs signatures, ils
accusent la réception du document et s’engagent à son application.
La liste des destinataires sera représentée comme suit :
Destinataire

Date

Signature

Les destinataires sont tenus d’assurer la disponibilité de ces documents aux endroits d’utilisation.
Remarque : La diffusion externe de tout document de niveau 2, 3 ou 4 n’est autorisée qu’avec l’accord
du directeur d’usine. Dans ce cas, la copie diffusée portera un cachet bleu « copie non contrôlée ».
6.5. MODIFICATION
Toute modification est réalisée et approuvée dans les mêmes conditions que le document initial. Ainsi, les
modifications sont enregistrées sur la première page de chaque document sous forme d’un tableau prenant la
nomination suivante ;
HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
Révision


Objet de modification

Page

Date

6.6. DIFFUSION DU NOUVEAU DOCUMENT
A chaque modification d’un document, le RQSA procède à la diffusion des copies pertinentes aux personnes
concernées. Suite à cette action, le destinataire est tenu de remettre au RQSA les exemplaires périmés.
6.7. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
L’original de chaque document diffusé est classé dans un classeur de la manière suivante :
- Un classeur pour les documents du niveau 2 contenant la liste des documents et les originaux des documents
de niveau 2.
- Un classeur pour les documents de niveau 3 contenant la liste et les originaux des documents de niveau 3.
- Un classeur pour les formulaires et les documents d’enregistrement contenant la liste et les originaux des
formulaires vierges.
Le RQSA garde une copie du document périmé, identifiée par un tampon vert portant la mention « DOCUMENT
PERIME », et détruit les autres copies. Cette copie est archivée pour une durée de 3 ans et au bout de cette durée,
le RQSA est autorisé à la détruire.

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7- MAÎTRISE DES DOCUMENTS EXTERNES :
7.1. IDENTIFICATION
La gestion des documents externes, quelle que soit leur origine, est centralisée par le RQSA.
- Chaque document est identifié grâce à :

Son Titre

Sa Date d’édition

Son auteur ou propriétaire (client, fournisseur, institution, …)
En cas d’absence d’une de ces trois informations sur le document, une étiquette y est apposée pour assurer
l’identification.
Sur chaque document externe maîtrisé, un tampon rouge « DOCUMENT MAÎTRISÉ » y est apposé.
7.2. ENREGISTREMENT
Tout document externe est enregistré dans « La liste Document Externes » (MSA-LIS-04).
Dans le cas où un document devient périmé, il est retiré de la liste et est enregistré dans la liste des documents
archivés.
7.3. DIFFUSION
Le RQSA doit assurer la diffusion des documents externes aux personnes concernées. Les destinataires sont
nommés sur une « liste de diffusion des documents externes » qui précise pour chaque document externe les
destinataires, la date de réception et la signature. Les destinataires sont tenus d’assurer la disponibilité de ces
documents aux endroits d’utilisation éventuels.
La mise à jour des documents externes est assurée grâce à une veille basée sur :
- un abonnement au JORT
- Consultation périodique du site du GICA http://www.gica.ind.tn
- Consultation périodique du site de l’INNORPI www.innorpi.tn
Une communication régulière avec le Groupement des Industries des Conserves Alimentaires permet aussi
d’assurer la veille réglementaire et normative.
Dans le cas de la modification ou d’une mise à jour d’un document (nouvelle norme,…) le RQSA procède à la
diffusion des copies pertinentes aux personnes concernées. Suite à cette action, le destinataire est tenu de
remettre l’exemplaire périmé.
7.4. CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
Chaque catégorie de documents est classé dans un classeur ou dans une boîte d’archive avec la liste des
documents et la liste de diffusion.
Le RQSA garde une copie du document périmé, (identifiée par un tampon vert portant la mention
« DOCUMENT PERIME »), et détruit les autres copies. La durée d’archivage dépend de l’importance du
document et est définie dans « La liste des documents archivés ».


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