Le Courrier Communication Bureautique et Secretariat .pdf



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)
__,.--

LE COURRIER
Communication, bureautique
et secrétariat

Dans la même collection et du même auteur
L'Azer de la dactylographie, 2005, 2-8040-2041-x

(1

2008 Éditions Labor Education

Toute reproduction d'un extrait quelconque de ce livre par
quelque procédé que ce soit est interdite sans autorisation écrite de l'éditeur.
D/2008/3030/25
ISBN 978-2- 87441-058-1

Francine LIPMANNE

LE COURRIER
Communication, bureautique
et secrétariat

-~

....pLABOR
i!

EDUCATION

Avertissement
Les lettres présentées s'insèrent dans la philosophie d'un manuel. L'échelle des mesures n'est
pas réelle. Les dimensions requises ne sauraient donc être totalement respectées.

Je remercie les Editions Labor et le groupe éditorial Averbode pour cette mise à jour du Courrier
et pour le soin apporté à sa publication.

SOMMAIRE

~-

LES APPLICATIONS
INFORMATIQUES

LA PRÉSENTATION
ET LES DOCUMENTS

LES RÈGLES D'ÉDITION

QUELQUES NOTIONS D'INFORMATIQUE ............ 11

LE COURRIER ............•................•................................ 15
LES PRINCIPES DE BASE __ _
- · - 15
QUELQUES DÉFINITIONS
. 15
LES CLASSIFICArlONS - - .
- - 15
LES CONSTITUAl'<fS DE LA Lf:TTRf: - - ··---·15
LES DIFFÉRENTS ÉLÉWENIS •. .
_ ---- _ 17
LA DATE _ ·-··-·-·----·------- -·-·---·17
LA SUSCR PTION
_ -- 17
LA VEDETIE --· -·- _ .
..19
LE CORPS DE LA LETIRE
__ 20
LA SOUSCRIPTION _
_22
LES PRINCIPES DE DISPOSITION2
LES ZONES DES LETTRES _ ..
LE CADRE DE RÉfÉRENCE ..
LES TYPES DE DISPOSITION _
LES SCHÉMAS DE LITTRE -·- _ .

LES ABRÉVIATIONS ................... 23

24
.. .24
___ 24
LES PLIS D'UNE LETTRE ......... 26

---26

--- ·-- --- 21

LA DISPOSITION "BLOC À LA MARGE" ............... 29
LE SCHÉM_A....s!'v1PLE ... ---

_

LA PRÉSE~TAil.QN TYPOGRAPHIQUE

29

..................................................... 37

L'ÉCRITURE DES
NOMBRES ........................ ............. 31
LES POLICES
DE CARACTÈRES .....................33

33

LA LITTRE ET L'EN-TÊTE ............................................. 35
LA DATf: ........................................................... 35
LA POSITION DE LA SUSCRIPTION ••.•••.•••••..•.••••• 35

LI\ SUSCRIPTION

L'INSERTION ET
LA SUPPRESSION - ····· ·····- ···31

L'UTILISATION DES
MAJUSCULES DANS LA
LANGUE FRANÇAISE ................ 29

LA HAUTEUR DE LA PAGE ..35
LA MISE EN ÉVIDENCE DES
CARACTÈRES- -··- -·35
LES ALIGNEMENTS _ _ ..... 37

LE NUMÉRO DE LA BOÎTE AUX
LETTRES....................,............................ 37
LES NUMÉROS DE
TÉLÉPHONE .......................... 37
L'INDICATION
DES HEURES ......................... 37

LF ~PIER À LFITRES •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 39

· L'EN-TÊTE ET LE PIED
DE PAGE- -·----··-- · -39
L'OPTION MISE EN PAGE •.... 39

5

LA
LA FO CTIO

ET Lé TT

LE FORMAT DES
PARAGRAPHES - · -·····- - 41
..

• • • ....... ... • 3

LE DÉPLACEMENT ET LA COPIE
DE TEXTE·-··-········-·· .......•... 43

LA DATE ET LA ZONE D'IDENTIFICA ON .............. 45

L'APPEL DE DATE
AUTOMATIQUE - ·· - ···· ..........45
LA FONCTION "RECHERCHE"
ET "REMPLACE" - ·-· ··· - ···- ·-··· 45
MODIFIER LA CASSL.........•....47
L'INSERTION DE CARACTÈRES
SPÉCIAUX __ ___ - -······- ···49

LES MENTIONS UTILES À L'EXPÉDITION .................... 51
1 Lt.='i PIÈ"Cf<; JOINTtS OU ANNEXES ............... 51
2 LES COPIES ................................................... !l3

LES BORDURES-···- ······- --··· 51

LES SYMBOLES, LES SIGNES
MATHÉMATIQUES ET LES
NOMBRES DÉCIMAUX ......... 49

LA LIGNE GRAPHIQUE LE GRISÉ ................. ·····- ··········· ···-· 51
· L'IMPRESSION EN PLUSIEURS
EXEMPLAIRES-............. .......... ..53
. LES OUTILS DE
VÉRIFICATION ...- ... ·-···- ····-..... 53

LA PRÉ-5 NTAflQ

DE DEUX 1 NATURES •••••••••••••• 55 ; LE FORMAT PARAGRAPHE ....55

LA DISPOSITION "BLOC à LA DATE"·-·····-··-·····---······-57
1 LE fil~E AMÉR CA N ............................................. 51

LA MODIFICATION DES
VALEURS PAR DÉFAUT ... ......... 57
LES TAQUETS DE
TABULATION ·-·········--······--··57
L'INSERTION DE CARACTÈRES
SPÉCIAUX ··- · -- ·- ···--·- ·-· 59

2 LE STYLE FRANCAIS .......................................... 61
LE: CENTRAGE: DES E TIO ......................... 63

L'ABRÉVIATION DES
PRÉNOMS ............................. 55

L'OPTION "JUSTIFICATION
DES LIGNES" _ ·-· ·---·-· . 61

LA PRÉSENTATION DE DEUX
SIGNATURES ........................ 59
LA REPRÉSENTATION DES
TEMPÉRATURES .................. 59
LA LIGATURE & ................... 59

LA COUPURE DES MOTS ....... 61
LE SIGNE% ..........................63
LA ZONE DE TEXTE -···· -···63

LA DISPOSITION NORMALISÉE _ _ - ····· .....-............. 65
LE FORMULAIRE ...................................................... 6

LES PARTICULARITÉS_ _

_

LA CRÉATION D'UN FICHIER
TYPE --··- -·- --·-·· - -·65

_ _ _ ... 69

LES ADDITIO 5 À L.8..SU-SCRIPTION .......................... 69

L'OPTION
COMMENTAIRE - · - -· _ 71

.L'.f_NVOL.YERSJ,'.ETRA filR ....... ........................... 13

MODIFICATION DE
L'INTERLIGNE - ·· ...... ........- 73
MODIFICATION DE LA VALEUR
ENTRE LES LIGNES - ---···73
LA FONCTION COPIE - ··- 73

LES FORMATS SPÉCIAUX •..•.••.•.••••••••••.••••••..••..••.••• 77
UIT DE !A LffiB.E ...................................... 77
PR
IPECi . ......... ... ... • . • .. ..
• .. ........... 17

LA PROTECTION VEUVE/
ORPHELINE ... ··- - ···· -·· 77
L'INSERTION DE
L'ELLIPSIS - - - - · 77

6

LA TOUCHE TABULATION ·-·· 77
LA BORDURE DE PARAGRAPHE
OU LE FILET ··--············-·-·-····--··· 79
L'OPTION ''VEUVE ET
ORPHELINE" ······-··--··· .. ·········-····· 79

JA LETTRE

ADMINISTRATIVE ..................................... 81

INSERTION DE SIGNES
DIACRITIQUES -· ···-············.......... 81

U\. CIRCULAIRE ............................................................ 83

INSERTION D'UN
PICTOGRAMME --····-···················83

LES PETITS FORMATS ................................................. 85

LES BORDURES ............................. 85

L'ÉCRITURE
DU MOT "SAINT" .................. 83

MODIFICATION DU FORMAT
DE PAGE ····-·········· ·················...........85
L.p._DISPQSITION

EN COJ,.{)NNES ................................. 87

L'OPTION "COLONNES" ........... 87

LA DISPOSITION CLASSIQUE DU TEXTE ••...•••.•••.•• 89
LES

~'OTIONS

DE BASE ........................................... 8_

,!..ES ÉNUMÉRATIONS SIMPLES ................................... 91
1 L'ÉNUMÉRATION NON DISPOSÉE ................... 91
2 L'ÉNUMÉRATION DISPOSÉE ............................ 91

L'INSERTION DE "PUCES" .....93

J,.ES ÉNUMÉRATIONS COMPLEXES ............................. 95

LA GESTION D'UN PLAN LES COMPOSITIONS
AUTOMATIQUES ......-................... 95

LES RUBRIQUES .......................................................... 97

LA TABULATION ET LES POINTS . LES DEUX-POINTS ............... 97
DE SUITE .................... -........................ 97

LES TITRES ET LES. SOUS..-TITRES .............................. 99
1 LE SOUS-TITRE .................................................99
2 LE TITRE SECONDAIRE.. ................................... 99
3 LE TITRE DE PARAGRAPHE .............................. 99
4 LA NUMÉROTATION DES TITRES DE
PARAGRAPHE ................................................. 101
5 LE TITRE ET LE TEXTE PUBLICITAIRE.. ........... 103

MODIFIER LA CASSE .................99

LA NUMÉROTATION DÉCIMALE ............................... 105

LA HIÉRARCHISATION _........ 105

LA REPRODUCTION D'UN
FORMAT ............................................... 93

L'INSERTION DU TIRET
CADRATIN ....................................... 101

LE TIRET .............................. 101

L'IMPRESSION
RECTO-VERSO .........................._.. 103
LA PERSONNALISATION DE
LA LIGNE ................ ......................._103

LE PLAN NORMALISÉ ............ 105
LES CITATIONS ........................................................... 107
L'APPEL DE NOTES ..................................................... 109

LA PONCTUATION .............. 107
L'INSERTION DE NOTES EN BAS
DE PAGE ...-............._....................... 109

LE TABLEAU ........................................................... 111
LA CRÉATION D'UN TABLEAU .................................... 111

L'INSERTION ET LA SUPPRESSION DE RANGS ·····--··.............. 111
LE FORMAT
DES COLONNES -···..---............. 111

LE FORMAT DU TABLEAU ......................................... 113

L'ALIGNEMENT VERTICAL DES
TITRES .........................-.......... ... -... 113
LES TRAITS DU TABLEAU ... 113

LE TABLEAU AVEC SOUS-COLONNES ...................... 115
LE TABLEAU ISOLÉ SUR LA PAGé.. .................. 115

LES MODIFICATIONS DES CELLULES D'UN TABLEAU -...... 115

LE TABLEAU ET LES ALIGNEMENTS ......................... 11 /

LA TABULATION
DÉCIMALE ··-..--..............-·-····.... 117

7

LE TABLEAU ET LES TOTAUX ........................... 119

LES FORMULES -

LE TABLEAU ET !A LÉGENDE.... •• • . . •.

LE TABLEAU ET LE FORMAT
PAYSAGE ..... .. ..
123

• •••••••• 121

·-··- 119

L'APPEL DE NOTE _ .•......•.. 123
LES GRAPHIQUES ·----·-· .• 123

LA GESTION DES DONNÉES ........ _.. ·-·-·-·-···-·--..·---····-125
LE. PUBLIPOSTAGE •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 125

LE PUBLIPOSTAGE

1ES rR[S •• ••• •••••••••••••••••• ••••••• ••••••••• • ••••••••• •• ••••• 127

LE TRI .... ··-··-··-· ··-----127

-125

LE TRI ET LE TABLEAU ··---127
LA B.l\Sf_ DE DQNNEES ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 129

LES OPTIONS
DE REQUÊTE ········--···············129

LE SECRÉTARIAT ET LA COMMUNICATION ............... 131
LE

DO~

ER COMMERCIAL ....................................... 131
L'OFFRE .••....•.•..•..•.••...•••.••...•••.•.•••..•••••.••...•••. 131
LA PRÉPARATION DES OUTIL<; ........................ 131

E BON DE COMMANDE ••••••••••••••••••••••••••••••••••.••••.•• 133
LA FACTURE ............................................................. 135

LA TRANSMISSION DE L'INFORMATION ••••••••••• 137
LES ENVELOPPES ..................................................... 13 7
LES ÉTIQUETTES ................................................137
LA TÉLÉCOPIE ........................................................... 139
LE COURRIER ÉLECTRONIQUE................................. 140

L'UTILISATION
DE MODÈLES .. ·-·· ·-··-· 139

LES COMMUNICATIONS INTERNES .•.••.•....•.....•.. 143
LA NOTE DE SERV CE ............................................. 143
LA NOTE INTERNE .................................................. 145

LA VALEUR Dé
L'INTERLIGNE ·-·--... .............. 143

LES RELATIONS DE FAITS ET LA GESTION
DES RÉUNIONS. ___.. -··-···- ···-..-·--·-··..·--····-147
L'ORDRE DU JOUR..... • • • •••
LE PROCÈS-VERBAL DE RÉUNIO ..................... 149

· LA NUMÉROTATION DE
. PARAGRAPHES .. ·-········-··--· 147
LA NUMÉROTATION DES LIGNES --···-········-·· ·..··-.. ............ 149

LE COMPTE RENDU ••••••••••...•.•••••••.•••.• ····=·=.] 49
LE RAPPORT D'ACTIVITÉS ...................................... 151

LA PAGINATION ET LE TEXTE
SUIVI ··-·-···-.......................... 151

1.E...lill.AN D'UNE ACTIVIT.É ................................. 153

LA LIGNE VERTICALE ............. 153

L'INFORMATION CULTURELLE
ET TOURISTIQUE ··-· .......--··· ·······-·· .... _..- ...·--·······-·-···-155
L'INVITATION ET LE FORMULAIRE DE:. RÉPONSE ..... 155

LE FILET ..... _ ..........._ ................ 155

LE PROGRAMME •••••••••••.•••••••••••••.••••••••••••••.••••••••••••• 157

L'INSERTION D'IMAGES ET
D'ENCADRÉS ......... .................... 157
LES GRAPHIQUES .................... 157
L'IMAGE HABILLÉ ................... 159

L'OFFRE PUBLICITAIRE ............................................... 160

8

LES FORMATS
DES HEURES •.•..•..•••.••..••..•.. 119

E COMMUNIQUÉ DE P_B_ES

................................ 165

LE TEXTE DOCUMENTAIBf....................................... 167

L'ENCADRÉ IMAGE ----·-·167

L'ORGANISATION DES DON NÉES ..............·-···-----·-···- 169
LA BIBLIOGRAP.!fil ................................................... 169
LES FRACTIONS ............................................. 171

LES NOTES "FIN DE
DOCUMENT" -···-·-··-················ 169

JJ MRICULUM vm E............................................. 173

LI;. CLASSEMENT ........................................................ 176
LA CLASSIFICATION ALPHABÉTIQUE .............. 177
LES AUTRES lYPES DE CLASSIFICATIONS ....... 178
LES CLASSIFICATIONS ....................................... 179
LE SERVICE DU COURRIER ........................................ 181
LE COMPTE RENDU D'ACTIVITÉS .............................. 183

QUELQUES CODES ISO ALPHA
DES PAYS ........................... 191

LA MISE AU NET........................................................ 188
LA COMMUNICATION PROFESSIONNELLE..._........... 193

LA PRISE DE NOTES ................................................... 193
LE; TÉLÉPHONE ........................................................... 194
LA PRISE DE NOTES ET LE RÉSUMÉ ....................... 196

LE TRAITEMENT DE OOSSIERS ......................_........- ..........201
LE RECRUTEMENT................................................... 201
~DOSSIER COMMERCIA!,J>E SYNTHÈSE............... 202
LA M ÉTHODE D'ÉCRITURE ABRÉGÉE. ................. 207

LES DOSSIERS ET SOUS-DOSSIERS

À CRÉER ET À GÉRER

0 10 '
109• 120
3 154 15'i 170 18

Ge t

L'INSCRIPTION EN LIGNE... 205

1 .

7

5

57

o

9 .

Ven

5 t
15
10

Touches de fonctions

Revient à l'étape
précédente

PAVÉ NUMÉRIQUE

RETOUR ARRIÈRE
Efface le caractère

1

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MAJUSCULE
VALIDATION
TABULATION
Champ suivant

ESPACE

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SUPPRIME
Efface le caractère
derrière le point
d'insertion

QUELQUES NOTIONS
D'INFORMATIQUE

les touches Shift, Ctrl, Alt, Alt Gr permettent de modifier
la fonction originelle de certaines touches.

LA SOURIS
la souris est un périphérique qui permet d'atteindre rapidement un point d'insertion ou un point d'activation de
fonction ou de déplacer un objet.

GÉNÉRALITÉS

L'UNITÉ CENTRALE

(CPU - CENTRAL PROCESS

le curseur est un pointeur, un indicateur de position. fi
indique l'endroit où l'action va se produire. le curseur peut
glisser à l'aide de la souris ou des flèches directionnelles.
"Pointer" consiste à faire glisser la souris sur une surface
plane. Durant ce mouvement, le pointeur se déplace en
même temps sur l'écran.

UNIT)

l'unité centrale est un composant de l'ordinateur qui traite
l'information à l'aide d'un programme logé dans la mémoire
centrale de l'ordinateur.

"Cliquer" consiste à appuyer et à relâcher rapidement
un bouton de la souris pour agir sur un objet particulier
de l'écran. "Double-cliquer" consiste à cliquer deux fois
rapidement.

Un programme est une suite d'instructions impulsées à
l'ordinateur pour traiter des informations.

"Déplacer" est l'opération qui permet de faire glisser la souris
en maintenant un bouton enfoncé.

LA MÉMOIRE CENTRALE
ROM (Read Only Memory)
la mémoire contient des informations enregistrées de ma nière permanente; elles ne disparaissent pas si l'ordinateur
est fermé.

RAM (Random Access Memory)
la mémoire "volatile" conserve temporairement les informations à traiter (en cours de travail).

LE SYSTÈME D'EXPLOITATION
le système d'exploitation (Dos, Windows) permet de gérer
les fonctions de l'ordinateur comme les périphériques (imprimantes, mémoire externe, clavier, souris, etc.).

LE CLAVIER
le clavier comporte généralement 120 touches réparties
en quatre catégories:
- le clavier alphanumérique,
- le clavier numérique,
- les touches de fonctions,
- les touches fonctionnelles (validation, échappement,
flèches de direction, etc.).

11

WINDOWS
,
ET L'ECRA DE TRAVAIL

- La barre de tâches
Elle permet d'ouvrir, de fermer un programme ainsi que de
passer d'un fichier à un autre.
La partie droite s'appelle la zone système ou zone de notification (renseignements et indications lors de la réalisation
d'une tâche).

Le bureau est la zone dans laquelle se trouvent les fenêtres
et les icônes.

Elle affiche le nom du programme et du document actif. Le
coin supérieur gauche porte deux boutons qui concernent le
menu système du logiciel et le menu système du document.
À droite, on trouve les boutons de réduction, de restauration
et de fermeture du logiciel.
Le bouton de réduction réduit la fenêtre du document, mais
le programme est actif et le document est ouvert.

Elle présente les noms de différents menus. Ces menus déroulants proposent une famille de commandes. Les commandes suivies de trois points peuvent afficher une boîte
de dialogue.

Elle porte une série d'icônes qui se présentent sous la forme
de boutons-poussoirs. Un simple "clic" permet d'activer une
fonction sans avoir recours au menu déroulant.
La barre d'outils de mise en forme peut être masquée ou non.
L'écran peut donc être personnalisé comme un bureau.
- Les règles graduées
Elles permettent de se repérer et de fixer les taquets de
tabulation.
- La zone de texte
La zone de texte permet de visual iser les données, le document et de positionner le pointeur.
- La barre d'état
Elle renseigne sur la position du pointeur dans le document
(page, ligne, position) et d'autres options choisies.

12

- Les barres de défilement et l'ascenseur
Elles portent des flèches et un ascenseur qui permettent au
moyen du pointeur de faire défiler le texte ou les informations par rapport à l'écran de visualisation.

LA GESTION DE FICHIERS

ÉLÉMENTS DE BASE
Le système d'exploitation permet de gérer les fonctions
de l'ordinateur comme les fichiers et les périphériques qui
permettent d'entrer et de sortir des informations (clavier,
souris, supports mémoire, imprimante ... ).
L'espace de stockage "Mes documents" reçoit les documents,
les fichiers enregistrés.
Un fichier est un ensemble de données conservées sur un
support dans un dossier précis. C'est un ensemble structuré
d'informations. Le fich ier est ouvert lorsqu'i l apparaît à
l'écran.
Un dossier contient plusieurs fichiers. Il peut contenir des
sous-dossiers. Le dossier reçoit un nom qui pourra être modifié par la suite (renommer).
Le dossier créé est nommé de manière explicite car il contiendra des fichiers de même nature ou relatifs à un thème.
L'explorateur offre une vue d'ensemble des dossiers et des fichiers. Le Poste de travail permet de visualiser l'organisation
du disque dur et des mémoires externes, d'ouvrir un fichier,
de copier un fichier ou un dossier en toute sécurité.

LES DOCUMENTS STANDARD ET LES VALEURS PAR DÉFAUT
Un document "standard" est configuré selon des valeurs
prédéfinies: les marges, les tabulations, la police de caractères (police initiale). Ce sont les "va leurs par défaut''.
Ces valeurs peuvent être modifiées soit avant la saisie de
l'information, soit après l'opération de saisie de plusieurs
fichiers à la fois.

OUVRIR OU RÉCUPÉRER UN DOCUMENT
L'icône "Nouveau document" ouvre une fenêtre de document
vierge. Le document est créé lorsqu'il est nommé.
Le "chemin" va nous permettre de définir le trajet à parcourir avant d'atteindre ce fichier. Exemple: Mes documents/
Tourisme/Saveurs.Un document préalablement sauvegardé
peut être ouvert dans une fenêtre vierge ou inséré dans un
document actif. Il est possible de sélectionner et d'ouvrir
plusieurs fichiers à la fois.
La zone de texte permet de visualiser les données, le document et de positionner le pointeur. La barre d'état renseigne
sur la position de travail. Les barres de défilement portent
des flèches et un ascenseur qui permet de faire défiler le
texte ou les informations au moyen du pointeur.

FERMER UN DOCUMENT
ENREGISTRER UN FICHIER DANS UN
DOSSIER
Les fichiers sont enregistrés dans la mémoire Rom qui contient les informations de manière permanente.
Un fichier doit être nommé dans le respect de certaines
contra intes imposées par l'ordinateur et dans la logique
thématique. Ce nom pourra être modifié par la suite.
Des sous-répertoires peuvent être créés dans ce dossier
principal (racine). L'affichage des dossiers, des sous-dossiers
et des fichiers a la forme d'une arborescence.

Cette opération permet de libérer la mémoire Ram (mémoire
volatile) qui conserve temporairement les informations à
traiter (en cours de travail).

IMPRIMER UN DOCUMENT
Il est consei llé de "visualiser" le document avant d'imprimer.
Ceci permet d'avoir une vision globale du document. Pour
obtenir un résultat, l'imprimante doit être sélectionnée selon
le type de document traité.

Un fichier est caractérisé par l'unité qui le contient, son nom
et une extension (doc). Pour nommer un fichier, il faut choisir
un nom significatif. Si le nom se compose de deux mots, le
tiret, le trait de soulignement ou l'apostrophe peuvent être
utilisés comme séparateu r.
Chaque fichier peut être ouvert, imprimé, déplacé, renommé,
supprimé. Un fichier supprimé passe par le stade de la "corbeille" qui est un passage interméd iaire.
13

LE CONFORT AU POSTE DE TRAVAIL

_ _ _ écran à angle droit par rapport à la ligne du regard
_ _ _ position à l'écran 30• en dessous du plan horizontal
passant à la hauteur des yeux

dossier ajustable _ __

_ _ _ support documents
hauteur du clavier: 70 cm _ __

_ _ _ support réglable par écran

siège ajustable - - -

_ _ _ dégagement minimum entre siège et table: 20 cm

siège pivotant
avec une base stable (cinq pieds) - -

_ _ _ repose-pied nécessaire au confort

•1 110·
t 105"

••t
'•
'•••
'•••
'•
'•
1

-T

0,68 m
5• ------------~--'
0,45

m:

1
1

.J.

14

LE COURRIER

La lettre commerciale est un véritab le contrat qui, en cas de
contestation, devient une pièce à conviction. Les deux parties (expéditeur, destinataire) doivent conserver ce document
justificatif ou sa copie aussi longtemps que l'exige la loi.
Il n'y a pas de vent favorable pour celui qui ne sa r ou il va



ÈU~ f

LES PRINCIPES DE BASE
LES CONSTITUANTS DE LA LETIRE
COMMERCIALE
QUELQUES DÉFINITIONS

L'er-tête

La lettre

Le texte se réalise généralement sur du papier à "en-tête".
Il doit être conforme à la législation en la matière.

La lettre est l'expression formelle d'un auteur.

Le courrier

Les mentions obligatoires sont: la raison sociale, le siège
social, le type d'activité, le numéro d'inscription au registre
de Commerce, le numéro de la TVA.

Jadis, le terme "courrier" sous-entendait "porteur de dépêches". Aujourd'hui, on lui a donné un sens étendu: accuser
réception d'une lett re, répondre à une lettre.

Les mentions utiles sont: les numéros de téléphone, du télécopieur, du compte bancaire. Les mentions utiles peuvent
être placées en bas de page.

Le terme "courrier" se réfère surtout à la forme et à la matérialisation de l'échange. "Recevoir du courrier, ouvrir son
courrier, rédiger du courrier, expédier le courrier."

La lettre

La corresponda'1ce
Le terme "corresponda nce" est l'expression d'une re lation
écrite entre deux personnes.
Le terme "correspondance" se réfère surtout au fond et au
concept de l'échange. Entreten ir, échanger une correspondance avec une personne.

LES CLASSIFICATIONS
La lettre administrative
On peut inclure dans ce type de classification les lettres
ministériel les, les lettres de service, les lettres d'avis, certa ines ci rcu laires, etc.

La lettre d'affaires
Les lettres d'affaires peuvent être ainsi nommées lorsqu'elles
traitent d'activités économiques et financières.

La lettre commerciale
La lettre commerciale est l'écrit envoyé ou reçu par un com merçant ou par une entreprise commercial e à l'occasion de
l'exercice d'actes qualifiés de commerciaux par la loi.

Les cinq parties indispensables (hors en-tête) qui constituent
la lett re commerciale sont:
1° la date qui doit refléter la plus grande précision;

2· la suscription qui est l'adresse complète du destinataire,
à savoir:
a) l'appellation, le prénom et le nom ou la raison sociale;
b) la désignation de situat ion de l'immeuble, du bureau,
etc.;

c) le code postal et la loca lité précédés de l'indicati f de
nationalité lors d'un échange international.
3° la vedette ou l'appellation qui est la formule de salutation
du récepteur;
4° le corps de la lettre qui comprend:
a) l'introduction par laquelle le sujet est abordé;
b) le développement où les faits sont exprimés;
c) la déduction qui en est la suite logique et qui contient
la communication réelle;
d) la conclusion qui peut terminer en insistant sur un
certain point;
e) la formule de salutation finale qui renforce le ton
de la lettre;
5° la souscription qui comprend au minimum le prénom et
le nom du signataire.
Dans les lettres commerciales. des renseign ments d'ordre
ut1'e s'ajoutent à ces mentions obligatoire .
15

r::::::r
DES ARCHITECTES

Rue d'Egmont 15 - 1050 Bruxelle5

Le 20 septembre 20 ..

Monsieur Pierre Bulle
Avenue de la Jonction 46
1060 BRUXELLES

Cher confrère,
Une possibilité s'offre à notre association de remettre à !'Administration la liste
des cabinets ou bureaux d'études de nos membres avec leurs spécialités.
Chacun sera assuré d'être en bonne position pour se voir éventuellement confier
ses contrats d'étude comme auteur de projet. L'importance de cette
communication ne peut donc vous échapper.
Cette liste doit être présentée dans les plus brefs délais. Par conséquent, nous
vous demandons d'envoyer d'urgence au secrétariat une fiche de renseignement
sur vos activités.
Vous pouvez l'envoyer par courriel à l'adresse: maison.architectes@swing.be
Nous sommes désolés de vous demander cela dans l'urgence et nous espérons
que vous pourrez répondre à notre attente.
Veuillez recevoir, cher confrère, l'expression de nos sincères salutations.

Michel Courtois

t 02 745 44 04
1102 745 44 40

16

Banque:

000-0074570-87

,

,

,

LES DIFFERENTS ELEMENTS

-

+

-



les différents types de traitement de texte proposent le
choix entre différents formats (numérique ou alphanumérique, etc.).

LA DATE

Remarque générale

s

Aucun signe de ponctuation n'est placé après la date.

la date est d'une importance capitale:
1° la lettre peut, en cas de litige, entraîner des effets juridiques déterminés;
2° la lettre est destinée à faire partie d'un dossier et peut
être classée par ordre chronologique;
3° le correspondant peut introduire aisément sa réponse en
se référant à la date de la communication reçue.

LA SUSCRIPTION

l'exactitude de la date est donc primordiale. la date indiquée
sur la lettre doit toujours être celle du jour de son expédition, qui n'est pas nécessairement celui de sa rédaction. À la
réception d'une lettre mal datée, il est prudent d'envoyer un
accusé de réception en spécifiant la date réelle de la remise
de la lettre par le service postal et d'agrafer l'enveloppe à
la lettre, le cachet de la Poste faisant foi.

So

le fo Mat -:Je 1a d te er la gue française

3° un classement onomastique du document.

Dans la lettre commercia le, cet élément essentiel doit respecter le libellé suivant:

Elle sert à l'expédition lorsque la lettre est glissée sous
enveloppe à fenêtre.

1• le code postal est représenté si celu i- ci n'est pas com -

pris dans l'en-tête (on ne peut en effet, obliger le correspondant à consulter la liste des codes postaux);
2° le lieu d'expédition est dactylographié en lettres minuscules à l'exception de la lettre initiale et est suivi d'une
virgule;
3° la date du jour est précédée de l'article "le" et est
dactylographiée en lettres et en chiffres;
4° le nom du mois est indiqué en lettres minuscules;

s· le millésime est représenté

(code postal) localité, le 1"' mai 2010
ou sur papier à en-tête le 1" mai 2010
la présentation du format numérique est utilisée lors des
échanges internationaux. le format de date reste ainsi indépendant de la langue véhiculaire.
Dans la lettre normalisée, qui est un formulaire, la date peut
être placée comme suit:

2008-10-01

ou

,.

1 c

la suscription fait partie de la lettre commerciale. Elle permet:
1• d'authentifier le récepteur du message;
2° d'éviter de perdre la lettre ou de se tromper de destinataire lors de la mise sous enveloppe;

Pour une distribution rapide du courrier, son libellé doit être
précis et répondre aux recommandations de la Poste.

Sa composition
7 La désignacion de la personne
la désignation du correspondant est généralement suivie
de la désignation du titre ou du type d'activités s'il s'agit
d'une société.

par les quatre chiffres et il

n'est pas suivi d'un point.

. Localité

i'l"

localité
12 mat 2008
01 - 10-2008

Il est permis de remplacer les tirets par un espacement. À
l'exception de la correspondance internationale, le format alphanumérique est consei llé car plus précis et plus
convivial.

a) La lettre est envoyée à une personne physique
Monsieur Pierre ANTOINE
Avocat
l'appellation "Monsieur, Madame, etc." n'est pas abrégée.
Puisqu'il s'agit d'un document personnel, dans un souci
de précision, le prénom est écrit en entier et présenté en
minuscules avec une initiale majuscule. Le nom est seu lement indiqué en lettres capita les s'il illustre un prénom .
Le titre de la personne est indiqué en minuscules à l'exception de l'initiale.

b} La lettre est envoyée à une personne morale
Monsieur Bertrand Dumont
Gérant
Horizon sprl

Une date de rappel est toujours indiquée en ch iffres:
2008 05 14 ou à l'intérieur d'un texte: 14 05 2008.
17

rue J. Prévert 77

F-21000 BEAU1 ' E
+003336551221
Fax +OO 36 55 32 31

Monsieur Pierre-Yves Dengis
Rue des Fossés 55
4500HUY
BELGIQUE

Beaune, le 24 avril 20 ..

Cher Monsieur,
Comme souhaité lors de votre appel téléphonique, nous vous prions de trouver ci-dessous les
coordonnées du Comité départemental de tourisme de Saône-et-Loire:
SAÔNE-ET-LOIRE TOURISME
Maison de la Saône-et-Loire
389 avenue de Lattre de Tassigny
71000 MÂCON
Tél.+ OO 33 85 39 47 47

Fax+ OO 33 85 38 94 36

Vous pourrez contacter Mme Marie-Hélène Leroy de notre part.
Nous prenons les dispositions nécessaires pour vous accueillir en Côte chalonnaise durant la
semaine du 21 mai. Nous vous adresserons prochainement Je programme des visites que nous
préparons à votre intention.
Nous vous confirmons que vos frais d'hôtel seront à notre charge.
Nous vous remercions de votre collaboration et vous prions d'agréer, cher Monsieur,
l'assurance de nos sentiments les plus dévoués.

Loïc Leclerq
Administrateur délégué

18

La tendance actuelle est d'écrire les noms de société en
minuscules à l'exception de l'initiale.

La vedette est l'expression de la qualité, de la fonction ou
du titre du destinataire.

2 La sit- ,,,.·,.," rie 1'1mm u le

Rue des Trois Bonniers 5 a

Son libellé

Les mots "rue, avenue, place, etc." s'écrivent avec une initiale majuscule. La désignation de la voie publique prend
aussi une initiale majuscule car il s'agit d'un nom propre.
Le numéro de l'immeuble suit immédiatement.

3 L'ident1fir1Jt "" r1,

LA VEDITTE

1;,. ,

La vedette peut s'énoncer par différentes formules. Les plus
courantes sont: "Monsieur, Madame", si la lettre est adressée
à une personne physique, "Messieurs" ou encore "Mesdames, Messieurs," si la lettre est destinée à une entreprise
et n'a pas de direction personnelle.

1040 BRUXELLES (service intérieur)
Le nom de la localité est toujours dactylographié en majuscules.

....
La langue du pays destinataire est utilisée à l'exception du

On tiendra compte de la féminisation des noms de métiers,
de fonctions, de grades ou de titres dans la correspondance
et les documents émanant des autorités administratives .
Le terme ''Mademoiselle" disparaît dans les lettres d'affaires
et dans les documents officiels au profit de "Madame~

nom du pays.
Sr Vasquez
Calle Agazador 23
Las Rosas
28230 MADRID
ESPAGNE

5

Le titre de la personne est parfois joint à l'appellation: "Monsieur le Directeur", "Monsieur le Secrétaire général", "Monsieur le Procureur du Roi", "Madame la Ministre", "Madame
la Directrice", "Monsieur !'Architecte", etc.
1

D

""

clnc

L'adresse doit toujours figurer en caractères noirs sur fond
blanc.
Toutes les lignes comme nceront sur un même alignement
vertical. L'espacement entre les lignes (ou l'interlignage)
doit être consta nt.

La Poste recommande que tous les mots soient imprimés
sans interruption. Les abréviations sont donc à éviter. Toutefois, l'abréviation bte est admise.

La formule "Monsieur", "Madame" n'est pas suivie du titre
lorsque l'on s'adresse à un(e) professeur, ingénieur, médecin,
avocat ou notaire. Toutefois, les représentants de ces deux
dernières professions peuvent être appelés "Maître''.

Le nom du destinataire peut aussi être libellé: "Monsieur
Dubois", "Madame Renard''.

Les caractères composant l'adresse doivent être de même
largeur. La police de ca ractères ne peut varier. Il est conseillé
d'utiliser une police de ca ractères classique comme Arial,
Helvetica, Verdana.

L'épithète "cher" ne s'emploie pas si l'on s'adresse à une
personne à laquelle on doit marquer du respect. "Cher" peut
précéder l'appellation si l'on s'adresse à une personne que
l'on connaît tout particulièrement.

Les polices Courier, Times New Roman sont déconseillées par
la Poste ainsi que les polices de style fantaisie (Script, etc.)
et toute variété de fonte (gras, italique, souligné, etc.).

L'appellation est dans ce cas souvent suivie du nom de la personne: "Cher Monsieu r Dupont", "Chère Madame Renoir''.

La taille de la police recommandée peut varier entre 11 et
12 points. Le minimum est de 10 points, le maximum est
de 17 points.
Les lettres et les chiffres composant l'adresse doivent répondre aux exigences suivantes:
. hauteur minimale: 2,3 mm
. hauteur maximale: 4,5 mm
. largeu r minimale: 12 caractères par 25.4 mm
. largeur maximale: 6 caractères par 25,4 mm
L'espacement entre deux mots doit de préférence être égal

L'épithète "Cher" précède les mots "ami, collègue, confrère,
client": "Cher confrère", "Cher ami", "Monsieur et cher ami",
ou "Monsieur et cher client''. Entre collègues et confrères,
il est permis d'utiliser les formules suivantes: "Monsieur et
cher collègue", "Ma chère collègue et amie''.

Àson médecin, on pourra écrire: "Monsieur et cher Docteur"
ou "Cher Docteur''. À son avocat ou à son notaire, on pourra
écrire: "Cher Maître," ou "Mon cher Maître~ Ceci est également valable pour un artiste.

à un caractère. La frappe espacée est donc proscrite.
19

Remarques

L'adjectif possessif "Mon" suggère un certain degré d'intimité. La prudence s'impose dans son utilisation. Par contre,
il est usuel de l'utiliser pour s'adresser à un officier ou dans
certains cas à un ecclésiastique.
Le term "collègue· est utilisé pour désigner une personne
qui remplit la même fonction publique ou qui fait partie
d'un mème établissement
Le terme "confrère" est utilisé pour désigner un membre
d'une même société littéraire ou qui exerce une même profession libérale, c'est-à-dire une profession indépendante
et d'ordre intellectuel (avocat, médecin, te.).

Sa présentation
La vedette se dactylographie contre la marge de gauche en
lettres minuscules à l'exception de la lettre initiale et de
celle des noms propres. Elle est traditionnellement suivie
d'une virgule. Dans les lettres publicitaires, l'usage autorise
la suppression de la virgule après la vedette.

L'expression "salutations distinguées" ne s'utilise qu'en cas
de désaccord, notamment dans la 2• ou 3• 1ettre d'un rappel
de paiement.
Le "nous" majestatif est adopté s'il s'agit d'une personne
morale.
Le style est clair, précis et concis.
Mo rréthode est c!e prendre le plus de soucis poss1 · le
pour trouver /fl chose qu'il faut dire

G.B. Shaw

Sa présentation
Les qualités de simplicité, de clarté, de précision et de
concision se retrouvent dans le fond, la forme et la présentation.
les normes d'édition et les styles de présentation sont
respectés.
les paragraphes sont séparés par un interligne blanc.

Après l'épithète "Cher", on place une initiale minuscule,
sauf s'il s'agit d'un titre.
Exemple : Cher clien t,

la formule de politesse constitue toujours un paragraphe
particulier.

Cher Monsieu r,
Une lettre d'affaires ne peut contenir de fautes d'orthographe.

Remarque

Il y a toujours similitude entre l'appellation qui introduit
le texte et celle reprise dans la formule de politesse: "Cher
Monsieur," et "Veuillez agréer, cher Monsieur" ...

Les paragraphes
Le paragraphe développe une idée. C'est donc une entité
séparée par un interligne blanc.

À l'intérieur d'un texte, il faut appliquer des espacements
blancs identiques entre les paragraphes. La régularité contribue à la lisibilité du texte.
Lo voteurd un ho

'71

rés de d11ns ce qu'il donne et nori pas
l!O s ce qu 1 est cupab e de rec vo r

A. Ei steir

l 'alinéa est un retrait de première ligne du paragraphe.

LE CORPS DE LA LETTRE
Une I ttre parfaite est une lettre qw ne contient qu'une dée
5, vo.is a ez uf'• tdee dites-. a et arrêtez ou
C'est de1a ~1 beau d'ovo ·, 11ne 1dee

P Rebo t

Sa rédaction
Le corps de la lettre ne traite que d'un seul sujet.
Il se compose d'une introduction du sujet, d'un développement, d'une conclusion et d'une formule de politesse.
La formule de politesse doit être adaptée au style de la lettre
et rédigée en fonction de la personnalité du destinataire.
20

Un paragraphe se forme en créant deux interlignes ou en
utilisant le format paragraphe (x point avant et x point
après). Cette méthode est conseillée pour la dactylographie
d'un texte.

Dans la composition en sommaire, la première ligne sort

à gauche.

nes
L'alignement à gauche
Le texte est aligné contre la marge de gauche.
L'alignement à droite
Le texte est aligné sur la marge de droite.
L'alignement centré
Le texte est centré entre les marges.
La justification
Le texte est aligné sur les deux marges. Les lignes sont
étirées.

La police caractérise l'aspect d'un groupe de caractè res
imprimés. Elle se distingue par:
•la catégorie
- le type: Courier, Elite, Times ...
- le style du caractère qui présente des formes et des barres
différentes, ainsi les polices à empattement (Times roman)
et les polices sans empattement {Arial);

En typographie, les lettres majuscules prennent le nom de
capitales. Les petites capitales ont l'aspect des majuscules,
mais la hauteur des lettres bas de casse (minuscules).
Un mot écrit tout en majuscules n'est pas très lisible, il est
alors préférable d'utiliser les "petites capitales" avec l'initiale
majuscule si c'est nécessaire.

f>Errr RoBERT
On peut composer en petites capitales des intertitres mineurs ou certains mots que l'on désire mettre en valeur.
Il est utile de respecter les règles d'utilisation des majuscules
car leur emploi doit être judicieux. En effet, la majuscule
nous donne des indications de lecture intéressantes, elle
marque des nuances, mais il ne faut pas en abuser. Les messages publicitaires exploitent trop souvent les majuscules.
Les capitales accentuées sont permises et même conseillées
si elles facilitent la lecture.

•le corps, qui est exprimé en points (un point correspond à
0,376 mm) et qui est la hauteur du caractère de la hampe
inférieure à la hampe supérieure;
•l'apparence (la variété des fontes) comme par exemple les
aspects suivants: gras, italique, souligné, contour ...
La lettre peut être verticale (le romain) ou inclinée (italique).
Le caractère est choisi en fonction du document à présenter
et de la largeur de la ligne.

Les textes coura nts sont généralement composés en corps
9 à 12. Les textes secondaires peuvent être en corps 7 ou
8. La différence de corps peut varier de deux points entre
le titre, le sous-titre, le corps du texte.
Les mots composés en bas de casse (ou minuscules) sont
plus lisibles que les capitales (majuscules). Le caractère
romain est plus lisible que l'italique. Les polices à empattements sont souvent présentées comme moins lisibles que
les polices simples.
Les caractères de fantaisie sont uniquement utilisés pour des
titres ou de courts textes, notamment publicitaires.

On distingue le style "américain" ou "bloc à la marge" et le
style "français" ou "bloc à la date''. Le premier ne comporte
pas d'alinéa. Le deuxième marque une entrée d'alinéa.
La tendance actuelle est d'adopter un style "bloc à la marge".
Il est obligatoire lorsque des mises en évidence figurent dans
le texte. Le style "bloc à la date" est un style plus recherché.
11 peut seulement être utilisé pour présenter des textes continus sans introduction de mise en page spécifique.

Le format "standard" signifie qu'il s'agit des va leurs présentées par le logiciel (valeur par défaut). Ce format s'applique
parfaitement à la présentation d'un texte.
Le format "commercial" est le format recommandé pour
présenter une lettre. Ce format est déterminé par l'Institut
belge de Normalisation.
Le rapport entre la détermination des marges et la largeur
du caractère est également important. Des lignes de plus de
60 caractères provoquent un ralentissement de la lecture.

11 est recommandé de ne pas abuser de changements de
police dans un texte.

21

permet au correspondant d'être fixé quant à la qualité de la
personne qui prend la responsabilité de l'écrit. La signature
authentifie l'ensemble.

LA SOUSCRIPTION
Son but
Une signature a pour but d'affirmer l'exactitude, la sincérité
d'un écrit ou d'en assumer la responsabilité.
Ne pas signer une lettre d'affaires est une négligence qui
peut entraîner des conséquences juridiques désastreuses.

Sa présentation
La signature précède l'énoncé imprimé. Il est bienséant de
ne pas abréger le prénom. Le nom de la personne est placé
en minuscules et n'est pas suivi d'un point.

Son libellé
Vu l'importance de la signature, le prénom et le nom doivent
être composés en caractères d'imprimerie; ceci afin d'être
lisibles. L'indication de la fonction ou du titre du signataire

Ftrter 1e même nom N: 'gnifi pas jOUI tlu meme renom.
(Proverbe afri a n)

Exemples

LE STYLE "AMÉRICAIN"
LA CONSTRUCTION DE LA LETTRE

La lettre commerciale doit éviter toute équivoque. L'exposé doit s'inspirer de données exactes, précises et complètes.
Ces éléments sont rassemblés pour permettre l'élaboration d'un plan. Ce plan favorise une construction réussie de
la lettre comme le plan de l'architecte contribue à l'élaboration correcte d'une maison.
Le vif du sujet est abordé immédiatement, le problème est posé et les arguments logiques le développent pour
arriver à la conclusion souhaitée. La lettre sera donc directe et progressive pour être claire.
Francine Lipmanne

-

LE STYLE "FRANÇAIS"
La rédaction de la lettre
Pour créer un climat de collaboration, la lettre d'affaires doit provoquer chez le correspondant un état
affectif favorable. La meilleure formule pour atteindre cet objectif est de réfléchir et de considérer le point de
vue du lecteur.
La préoccupation essentielle d'un être humain est sa propre personne. En conséquence, l'accent doit
être placé sur ce que l'auteur peut apporter à son interlocuteur. Le terme "nous" peut si souvent être remplacé
par l'expression magique "vous".
Francine Lipmanne

22

LES ABRÉVIATIONS
les abréviations usuelles
les appel ation_s__

Monsieur
Messieurs
Madame
Mesdames
Mademoiselle
Mesdemoiselles
Maître
Docteur
Veuve
Expéditeur
Saint
1 Sainte
1 Monseigneur
Révérend Père
Sa Sainteté
1
Sa Majesté
Son Altesse
"Royale
"Impériale

1

T

M.
MM.
Mme
Mmes
Mlle
Mlles
Me
Dr
Vve
Exp.
St
Ste
Mgr
R.P.
S.S.
S.M.
S.A.
S.A.R.
S.A.I.

.

Établissements
Compagnie
Société
Société anonyme
Sté (pers. priv.)
As. sans but lucratif
Registre de commerce
Taxe sur la valeur ajoutée
Moniteur belge

Ets
Cie
Sté
sa
sprl
asbl
RC
1
TVA
Tva
M.B.

colonn:ed~I

le courrier

les raisons socJG/es

avenue
boulevard
arrondissement
faubourg
boîte
boîte postale
référence
nos références
vos références
aux bons soins de
1 nota bene
post-scriptum
extension
téléphone
étage
bureau
courant
' procès-verbal
pièce
1 numéro
numéros
recto
verso

av.
bd
arr.

chapitre
paragraphe
fbg
tome
volume
Bte
BP
page
réf.
pages
N/réf. lignes
V/réf. alinéa
édition
c/o
collection
NB
PS
1 document
ibidem
ext.
confer
Tél.
exemple
ét.
par exemple
bur.
idem
et
PV
nombre
et caetera
pce
n•
c'est-à-dire

n••

coll.
ch ap.
par.
t.
vol.

p.
pp.

1.
al.
éd.
coll.
doc.
ibid.
cf.
ex.
p. ex.
id.
nb.
etc.
c-à-d.

l __ _L

..

r•
V

Ces abréviations sont admises dans les notes et références entre parenthèses.

Les règles de composition des abréviations
Un point se place après un mot abrégé.
L'abréviation résultant d'une contraction ne prend pas de point.
Certaines abréviations peuvent prendre la marque du pluriel.
Une abréviation représentée en minuscules peut prendre l'initiale capita le.
L
---

=l

Exemple= Ex.
pièce: pce, Boulevard: Bd

n•s

Unesco, cf. article 5

Les abréviations de prénoms
De manière générale, on indique l'initiale du prénom suivie d'un point.
Si le prénom commence par une voyelle, on peut y joindre la consonne suivante.
Si le prénom commence par un digramme (groupe de deux consonnes à valeur unique),
on représente ces deux consonnes.
Lorsque la consonne initiale est su ivie de Lou R. on note cette conson ne dans l'abréviation.

C. Dupont
Al. pour Alain
Ch. pour Charline
Ph. pour Philippe
FI. pour Florent
Cl. pour Claude

--- - - - - - - - - Remarques

Post-scriptum, c'est-à-dire. peuvent adopter la présentation des dictionnaires

23

LES PRINCIPES DE
DISPOSITION

La zone réservée à l'expédition, qui selon la Poste peut couvrir sept lignes, est fixée en fonction des enveloppes dites "à
fenêtre''. La zone d'identification débute au minimum après
deux blancs de la zone de la suscription.

LES ZONES DE LA LETTRE

Les repères des hauteurs peuvent s'évaluer en centimètres
ou par rapport aux lignes. Les lignes d'écriture peuvent
varier à l'intérieur des zones selon les éléments repris dans
la lettre.

Les zones de la lettre sont déterminées en fonction d'une
présentation rationnelle des éléments. Chacune des mentions est placée dans une zone spécifique. Ces zones sont
applicables à tous les types de disposition.

Les 24' et 25' ligne (+ 10,5/11 cm) seront réservées à la
1" pliure horizontale. Dans la mesure du possible, une de
ces lignes restera blanche.

Les zones sont imposées par:
• l'emplacement de la fenêtre vitrifiée de l'enveloppe,
• des exigences d'équilibre de la présentation,
• des normes pour une lecture aisée et rapide.

LE CADRE DE RÉFÉRENCE
Les formats
Marge

·

gauche
droite
supérieure
inférieure

Format standard accepté

Format commercial conseillé

20mm
10mm
13 mm
5mm

33 mm
20mm
20mm
20mm

Les constituants de la lettre commerciale, administrative ou d'affaires
On peut distinguer:
• les éléments obligatoires qui sont définis par la loi commerciale,
• les éléments utiles qui permettent une bonne gestion du courrie r,
• les mentions spécifiques qui concernent la Poste,
• les mentions particu lières qui concernent les correspondants.
Les éléments obligatoires
• l'en-tête
• la date
• la suscription
• la vedette
• le corps de la lettre
• la souscription
Les mentions spécifiques (additions)
• Recommandé
• Paravion
•Imprimé
• Express
• Personnel

Les éléments utiles

•à l'identification :
- l'objet
- les références

• à l'expédition:
- les annexes
Les mentions particulières
• la mention Copie à:
• le post-scriptum (PS}

V

24

r

e arc ecte e ·

n

Les hauteurs fixes de référence
En -tête

1,70 cm
Zone dr l'en- tête et de la date

Date

3,81 cm

5,08 cm

Zone rëservëe à l'expëdition

5,93 cm

(7 lignes disponibles)

valeur minimum 2 blancs
Vos références· .. /.
Va reterenc
os références: ../•./

8,00 cm
No reférences

Zone d'identification
(5 à G lignes disponibles)

Objet

2 bla ncs
11,43 cm

Vedette
1 blanc

Remarques pour obtenlf un bon équilibre
Les hauteurs des élémem:s 'identification et de la vedette sont mobiles selon les éléments à placer.
Si la dernière ligne réservée à lô suscription est utilisée, les références ne pourront se situa à la 20' ligne.
Il sera possible de placer les références sur une seule ligne, à 8,5 cm.
La valeur minimum de 2 interlignes suit l'objet. En effet, si le corps de la lettre est petit, on peut laiss"r 3 i terlignes entre
l'objet et la vedette.
Le principe est de respecter les zones.

Zone d'identification du signataire
(La souscription)
(6 a8 interligne - zone variable)

(valeur minimum de 2 interlignes blancs)
Zone utile à l'expedition
Annexe(s)
Copie à

et au destina taire
3 cm minimum du bord inférieur de la feuille (support papier)

25

LES TYPES DE DISPOSITION
Le choix d'un type de disposition peut dépendre de sa destination, de son utilisation, du type d'enveloppe choisi et
du papier à lettres. Le papier à en-tête et la disposition de
la lettre doivent former un ensemble équilibré.
L'en-tête placé dans le coin gauche est conçu pour une
disposition Bloc à la date. Cet en-tête peut toutefois être
légèrement étendu vers la droite.

L'en-tête centré, l'en-tête disposé en "appui droite" ou disposé sur toute la largeur est conçu pour une disposition Bloc
à la marge ou pour une disposition normalisée.
La disposition normalisée ne peut être préconisée que sur du
papier à en-tête pouvant être réalisé sur ordinateur.
Dans une entreprise, la secrétaire ou l'opérateur en traitement de texte ne choisit pas la disposition, mais adapte
la disposition au papier à firme dont il dispose selon les
principes de base.

À RETENIR
La présentation d'une lettre est le cachet de l'homme cultivé; c'est le stimulus visuel qui sollicite en premier lieu le
correspondant. L'ensemble doit être esthétique.
Le but des schémas de lettre proposés est de donner des principes généraux pour obtenir un ensemble équilibré et
rationnel. L'aspect visuel doit être sobre et équilibré. L'aspect fonctionnel oblige à suivre une logique de présentation
pour faci liter la lecture et la gestion du courrier dans l'entreprise.
Le chef d'entreprise peut apporter certains changements à son courrier. Toutefois, les zones, les principes de base
et la logique des alignements sont des principes qui ne peuvent s'ignorer.

LES PLIS D'UNE LETTRE
Le pliage d'une lettre dépend de l'enveloppe dans laquelle
elle doit s'intégrer.
Dans les enveloppes longues à fenêtre, elle ne peut être
pliée en trois parties égales sous peine de glisser dans l'enveloppe et de ne plus présenter correctement la suscription
à la lecture.
La 24' ou la 25' ligne (soit± 9 cm) est la valeur de référence
pour le premier pli. La partie supérieure est donc souvent

plus haute que les autres volets. La deuxième pliure se situe aux environs du 20' centimètre. Le dernier "volet" est
toujours plus petit.
Si la lettre est envoyée dans une enveloppe de style "carré",
le papier est plié en quatre en commençant par la pliure
verticale.
Si la lettre est expédiée dans une enveloppe de format administratif(+ 26,5/17,4), la lettre sera pliée en deux parties
égales; le bas étant refermé sur le haut.

LA RÉDACTION DE LA LETTRE COMMERCIALE
Une lettre commerciale parfaite est dominée par les qualités de simplicité, de clarté, de précision et de concision; qualités
qui se retrouvent dans le fond, la forme et la présentation de la lettre.

La lettre ne tra ite que d'un sujet qui est abordé immédiatement. Le problème est posé et les arguments logiques le développent pour arriver à la conclusion souhaitée. La lettre est donc directe et progressive pour être claire.
Chaque point important du contenu constitue un alinéa. Un argument est toujours exposé complètement avant d'en aborder
un autre. Il est toujours possible de démontrer correctement ce que l'on souhaite exprimer. Apprendre à réfléchir: voilà la
clef qui permet d'ouvrir la porte à l'art de bien rédiger.
Un style naturel est adopté. Les phrases sont simples et concises. Les mots sont précis et d'un usage courant. L'homme
d'affaires est surchargé de travail; une des consignes est de ne pas le fatiguer inutilement. Les expressions conventionnelles
et lassantes du genre "Nous avons reçu votre lettre· ou confuses comme "Il est possible", "Nous avons l'impression" sont
rejetées.
Tout être est sensible à l'optimisme, à la courtoisie et au dynamisme. La serviabilité contribue à promouvoir la lettre au
rang d'ambassadrice. Le ton dégage une impression de sympathie. Ainsi des propositions encourageantes du genre: "C'est
avec plaisir que", "Pour hâter la livraison" rencontrent aisément l'adhésion du lecteur.

26

LES SCHÉMAS DE LEITRE
[~

Localité, le OO mois 0000
Monsieur Jean Dubois
Rue Grande 12
5000 NAMUR
l\r.nE·xe (::;)

Nos références -- / --

- -/ - Vos références

- -/ --

Le
2008 - 00 - 00

1Texte d e l'obj et

ObJet . ---------- - - -- - - -

Mons i eur,

Monsieur ,

Nom Prénom
Fonct i on
»nn2xe (s
Copie à
Annex

(n):

~

Le OO mois 0000

Lo alit

le OO mo i s 0000

Société Clips sa
Fonction
Société
Vos références - /-Nos références

Localité

/--

Conc<> · ~"' · - - - - - - - - - - - - - -

le

moi~

coco
Nos références
- -/- -

Le OO mois 0000

Messieurs,

Mesdames, Messieurs,

Annexe: l lettre

Annexe: l facture

27

1000 Bruxelles , le 13 septembre 20 . .

6

12

>
>
>
>

18

25

28

Monsieur Yannick Pottier
Rue Lelièvre 20
5000 NAMUR

>
>
>

>
>
>
>

Cher Monsieur,
Par la présente, je me permets de vous rappeler notre
événement qui se déroulera au Domaine des Grottes de Han le
week- end de la Pentecôte.
En effet, les 3, 4 et 5 juin prochains, l'Office des Produits
Wallons organise "Les journées de la qualité des produits
wallons" . Une fois de plus , je compte sur votre présence pour
rehausser cet événement.
Je vou s remer c i e de l 'intérêt que vous avez porté à nos
manifestation s du Centenaire.
Recevez , che r Monsieur , mes mei l leures salutations.

Charline Christophe

28

LA
DISPOSITIO
'
A LA MARGE"

"BLOC

La vedette se situe idéalement entre la 25' et la 28• ligne
(donc entre 10,5 et 12 cm du bord supérieur de la feuille).
-

Cette disposition appelée aussi disposition "américaine" est
caractérisée par le fait que toutes les mentions débutent
contre la marge gauche. La simplicité du style américain
convient pour dactylographier un texte qui présente des aspects particuliers, tels un centrage, des énumérations, etc.

+

c

Si les lignes sont justifiées, les valeurs par défaut relatives
aux marges sont acceptées dans cette disposition mais, dans
le but du classement, il est préférable d'utiliser la marge
gauche de 3,3 cm pour le courrier.

..
La date se place à 2,54 cm contre la marge gauche suivant le
format de ligne utilisé. Lorsque l'expéditeur utilise un papier
vierge, il insère le code postal avant la localité. En dessous,
il lui est loisible d'indiquer la situation de l'immeuble occupé. Le destinataire possède ainsi l'adresse complète où
l'expéditeur souhaite que lui soit transmis le courrier.

Remarque
On ne met pas de point après la date.

L'adresse du destinataire doit apparaitre dans la fenêtre de
l'enveloppe. Elle se situera dans la zone comprise entre 5
et 7,5 cm du bord supérieur de la feuille. Le point de référence se situe entre la 12• et la 14• ligne (de 5 à 5,5 cm
du bord de la feuille ou entre la 6' et la s• ligne de la
1rc ligne d'écriture).

Dossier n• 1

Tourisme

L•

Selon la NBN Z 01-002, le nom de l'expéditeur se place à
2,5 cm sous le corps de la lettre (6 interlignes).

LE SCHEMA SIMPLE

-



1

L'UTILISATION DES MAJUSCULES DANS
LA LANGUE FRANÇAISE
De manière générale, on peut considérer que l'on place
une capitale initiale:
1° au début d'une phrase, d'un titre, d'un vers, d'une
citation complète;
2° aux noms propres en général:
- les noms de personnes: noms propres, patronymes, surnoms et pseudonymes,
- les noms de famille, de sociétés, de communautés, les raisons sociales, les juridictions, etc.,
- les noms de peuples, villes, habitants de pays...,
- les noms géographiques et historiques: régions,
fleuves, rues, monuments,
- les adjectifs qui accompagnent les noms géographiques (la mer Méditerranée},
- les noms de bateaux, d'avions,
- les noms de fêtes, de congrès, d'événements,
- les noms de marques et de modèles,
- les titres d'ouvrages, de poèmes, de journaux, de
tableaux, d'œuvres d'art;
3° aux titres honorifiques si l'on s'adresse à la personne:
Monsieur le Directeur, mais: le directeur;
4° aux points card inaux s'ils sont employés sans complément déterminatif de lieu (vers le Sud);
5° dans les dénominations propres: les Etats-Unis, la
Comédie-Française; la Divine Comédie; aux mots
"saint, sainte" lorsqu'ils ne désignent pas le saint
lui-même - ces mots prennent une majuscule lorsqu'ils forment par adjonction le nom d'un monument, d'une voie publique, d'une ville (dans ce cas,
les deux mots sont reliés par un trait d'union).

Remarque
On ne lace pas d'initiale ma

ü

cule aux noms de mois ni de jour.

Lettre à envoyer à M. Yannick Pottier
Monsieur,
Une soirée d'information sur lnterreg a eu lieu le 2 juin 20... /Elle a regroupé le personnel d'accueil des
attractions, les syndicats d'initiative et les administrations communales. / Les documents qui ont été remis à
chaque participant, ainsi qu'u ne copie du logo Espace et Nature sont à votre disposition./ Je vous remercie
déjà de l'intérêt que vous porterez à cet événement. / Nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'assurance de
nos meilleurs sentiments. Charline Christophe

10
118

226
311

4•
8

29

4600 Visé, le 2 mai 20 ..
Allée des Cerisiers 23

6

12

)-

)- Monsieur Laurent DAVID
)- Rue des Pommiers 25
)- 4680 OUPEYE
))18

25

)-

)-

)- Monsieur,
)28

)-

La fête des PRODUITS DU TERROIR qui devait avoir lieu à Visé les 20 et
21 juillet a été avancée aux 6 et 7 juillet.
Je viens d'être informée de ce changement et je m'empresse de vous
communiquer cette modification.
Vous recevrez prochainement le programme complet de ces journées. Veuillez
prendre note que la participation aux diverses manifestations doit être confirmée
avant le 31 mai.
J'espère avoir le plaisir de vous rencontrer lors de ces festivités gastronomiques
et culturelles.
Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes meilleurs sentiments.

Pascale Sylvia

30

L'ÉCRITURE DES NOMBRES

-

les dates, les millésimes,
les pages, les paragraphes,
les heures,
les quantités, les poids, les mesures,
les températures,
les degrés, les minutes, les secondes,
les sommes et les pourcentages,
les formules mathématiques,
les numéros d'ordre.

-

placé en début de phrase,
employé comme unité ou comme période de temps,
qui indique un dénombrement,
qui entre dans la composition des rues,
qui confirme une somme.

nains peuvent repr sent r
-

les siècles,
l'ordre de succession des souverains,
les numéros des titres de contrats, les tomes, etc.,
les numéros d'arrondissements,
les numéros d'événements importants (congrès, etc.).

Ils peuvent intervenir da ns les numérotations de titres.
Les adjectifs numéraux ordinaux
Premier = 1°'
Première= 1"
Deuxième = 2• ou 2m•
Da ns les textes littéraires ou après les chiffres roma ins,
l'usage montre parfois "2ème''. Ceci ne correspond pas aux
normes de typographie qui n'admettent que 2 caractères.

Dossier n• 1

L'emploi des symboles des unités (règle
;.

.

Les symboles peuvent être placés après un nombre écrit en
chiffres; ils sont obligatoirement placés après un nombre
décimal. Il est à éviter de les utiliser en fin de phrase ou
de texte.
Il est recommandé de placer le symbole€ avant la somme
qui suit.
p

,..

fi

,.

Les dates et les heures sont des chaînes de caractères insécables. Leurs éléments ne peuvent être séparés en fin de
ligne.

Tourisme/Terroi r
Lettre n• 2 à disposer en respectant les règles de disposit ion.

Monsieur, /J'ai retenu vot re inscription à la jou rn ée du 20 octobre prochain se déroul ant à Visé de
9 h 30 à 20 h 30 à l'occasion de la fêt e des Produits du Terroir Il. / Que cette simple confirmati on de notre
conversation t éléphonique me soit l'occasion de vous exprimer à nouveau le plaisir que j 'a urai à vous y
saluer. Dans un souci d'organisation, si un empêchement devait s'opposer à votre participation, puis-je vous
demander de bien vouloir m'en aviser; je vous en serais reconnaissa nte. Je vous prie d'agréer, Monsieur,
l'expression de mes meilleures sa lutations. / Pasca le Sylvia
Traitement de texte

Lettre n• 2: récupérer le fichier "Davi d~

Lettre présentêe: créer le document.

Supprimer le corps de la lettre par la fonction bloc et saisie du texte.
Changer le texte en tenant compte de la journée du 21 et des modifications
intervenues et créer un nouveau paragraphe.
Enregistrer le fichier sous le nom " David 2 ~
Vérifier la validité des fins de lignes et la é aration des éléments.

Remplacer "juillet" par "octobre" (ècraser) et "mai" par "juillet" (insérer).
Supprimer "complet• en mode direct.
Enregistrer le fichier sous le nom "David" da s le répertoire adéquat.

31

2,5 .

5000 Namur, le 1er février 20 ..
Boulevard Devreux 5

5 )>
)>
)>
)>

RTBF
Rue du Parc 27
4020 LIÈGE

)>
7,5 )>

10,5)>

)>

Messieurs,

)>

12 )>

Par courrier séparé, je me permets de vous présenterune proposition d'émission ayant pour
thème la gastronomie envisagée en tenant compte de l'anthropologie.
Il s'agirait de créer une émission d'actualité sur la gastronomie qui reprendrait un certain
nombre d'informations concernant falimentationdans le monde européen francophone. Sans
être un magazine du consommateur, cette séquence pourrait mettre en évidence certaines
traditions culinaires, mais également le savoir-faire des industriels et des artisans en la
matière.

À titre d'exemple, je vous fais parvenir deux emegistrements qui ont été réalisés pour un
public bien détenniné.
J'espère que cette proposition vous intéressera. Je reste à votre disposition pour tout
renseignement complémentaire.
Je vous prie d'agréer, Messieurs, l'assurance de mes sentiments les meilleurs.

Jean-Christophe Devillers

32

,

LA PRESENTATION
TYPOGRAPHIQUE

Le prénom et le nom se dactylographient avec une initiale
majuscule.
Conseil

I'

Dans une lettre commerciale, les éléments qui constituent
l'en-tête peuvent être présentés dans une police ou une
taille différente du texte de la lettre.

Si une date est présentée dans le format "alphanumérique",
le premier jour du mois se représente sous la fo rm e du
symbole "1 " ''.
"

0

.....

,...,· + n

La suscription se placera dans la zone comprise entre 5 et
7,5 cm.
La police sera choisie parmi les classiques du cou rrier en
fonction de sa lisibilité. Pour le tri postal, il n'est pas souhaitable de changer de police lors de la rédaction d'une
adresse, ni en ce qui concerne la fonte, ni en ce qui concerne
le corps. Les capita les peuvent être accentuées.
ri

1 1 tr

En fonction du message que porte la lettre ou de la longueur du texte de la lettre, le corps pourra être de 10 ou
de 12 points.
Si le changement de catégorie de police est toujours dé. consei llé dans la présentation d'un document, le corps ou
l'apparence du caractère peut changer pour mettre un élément en valeur à l'intérieu r d'un texte.
Typographie

Empattement

Corps

p
œil

Hampe supérieure
Ligne de base
Hampe inférieure

Empattement

Les quartés principales de la présentation d'une lettre
commerciale sont: la simplicité, la sobriété et la facilité de
lecture. Il est donc nécessaire d'être sélectif dans le choix
de la police de caractères et de la mise en évidence des
caractères.

LES POLICES DE CARACTÈRES
La police caractérise l'aspect d'un groupe de caractères
imprimés. Elle se distingue par:
- la catégorie ou le nom (exemple: Courier, Elite,
nmes ...) - on distingue les polices à empattement (Times
roman) et les polices sans empattement (Arial).
- le corps, c'est-à-dire la taille qui est exprimée en
points (exemple: 10 pt, 12 pt, etc.). La taille est mesurée depuis le bas de la plus grande hampe inférieure,
jusqu'au plus haut de la plus grande hampe supérieure.
Un point correspond approximativement à 1/72 pouce
(0,37 mm).
- l'apparence (la variété des fontes) comme par exem ple les aspects suivants: gras, souligné, contour, ombré,
italique, rayé, etc.
Le style du caractère consiste à employer des cercles
parfaits, des ovales, des pleins et déliés, des épaisseurs
de barres différentes. Le style de l'empattement diffère
en longueur, en angle, etc.
L'option "Rayé" est réservée aux textes notariés et aux
textes juridiques. L'italique est réservé à des présentations particulières et ne peut être utilisé pour présenter
un texte complet.

Les indices et les exposants
La fonction "Exposant" est toujours utilisée pour présenter le symbole 1".

Presse/Médias
Lettre n• 2

Réponse - Placer la date et composer la suscription.

Messieurs, /J'ai pri s connaissance des courriers que vous m'avez adressés au mois de ... / Actuel lement,
il m'est impossible de donner suite à votre projet et d'inscrire une émission de ce type dans la grille des
programmes d'été ni dans celle qui sera mise en place en septembre. Ces grilles sont déjà programmées et
elles sont complètes. / Je pourrai peut- être envisager ce thème l'an prochain./ Je vous remercie de m'avoir
envoyé votre dossier sur la gastronomie accompag né du CD-Rom. Il se trouve à votre disposition en notre
secrétariat situé au premier étage de la Maison. /Je vous prie de croi re, Messieurs, à l'assurance de mes
sentiments distingués./ Pierre Dartois
Traitement de texte
Lettre présentée
Placer "L'anthropologie" en italique en utilisant le mode direct

42'5

Lettre n• 2
Remplacer "il" par "celui-ci".

33

1,5 •

3,5 •

5

1040 Bruxelles, le 29 septembre 20 ..

);»
);»
);»
);»

Monsieur Richard Servais
Rue des Poètes 89
1060 BRUXELLES

}>

);»
7,5

);»

10,5 }>
}>

Monsieur Servais,

);»
12

}>

Vous venez de prendre une décision importante: la construction de votre

. maison.
Il est évident que le choix des matériaux et de l'équipement est parfois
difficile. Dans le domaine du chauffage central, nous vous proposons le
radiateur GAMMA qui, par son esthétique, son faible encombrement, sa
solidité et ses performances, est réellement compétitif.
Nous disposons également d'une gamme complète de chaudières avec ou
sans production d'eau chaude sanitaire.
Interrogez-nous et nous trouverons avec vous la solution à vos problèmes de
chauffage.
Soyez assuré, Monsieur Servais, de nos meilleurs sentiments.

Cédric ROBERT

34

-

A

LA LETIRE ET L'EN-TETE
L'en-tête d'une lettre est généralement personnalisé. Les
trois premiers centimètres de la page lui sont réservés. Dans
la disposition Bloc à la marge, sa position est variable; il
est situé soit au centre de la largeur de la feuille ou en
appui droite. Il peut aussi être placé en appui gauche s'il
est simple et court.

LA
Lorsqu'un en-tête figure en premier plan, la date peut se
placer sur le neuvième interligne(+ 4 cm). Elle ne descendra
pas en dessous car une valeur d'un centimètre minimum
(deux lignes blanches) doit toujours séparer les zones.

u

t

La zone de la suscription est toujours fixe. La première ligne de la suscription occupe le douzième ou le treizième
interligne (5,08 ou 5,50 cm).
Le nombre d'interlignes situés entre la date et la suscription,
soit la hauteur du blanc, peut varier. Toutefois, un espace
mi ni mum de deux lignes blanches (1 cm) doit toujours séparer les mentions situées dans des zones différentes.

Dans l'en-tête, le nom d'une personne peut se présenter
indifféremment en lettres minuscules ou en lettres capitales.
Il s'agit dans ce cas d'esthétique et d'usage.
Dans la suscription, le nom du destinata ire n'est placé en
capita les que s'il peut signifier un prénom.
Dans un rapport, compte rendu, etc., les noms de fam ille
des personnes s'inscrivent de préférence en lettres capitales
car ils sont aisément repérab les.

Remarques
Les mises en éviderice sont à éviter dans la suscription.
Aucun élément ne peut être souligné. La sobriété s'impose
surtout dans les deux dernières lignes. Seule la majuscule
est autorisée dans les limites décrites.
Délns la formule de politesse, l'appellation n'est jamai5 séparee du nom de la person 1e.

Habitat/Confort
Lettre n° 2

Utiliser l'en-tête de la lettre présentée. Composer la suscription.

Monsieu r Rena rd, / Lors de notre entrevue du mois dernier, nous avons étudié les clauses d'un nouveau
contrat d'entretien de vos appareils, reposa nt sur quatre visites annu elles au lieu de trois./ li s'avère que
le coût du contrat ne peut, en aucun cas, être maintenu et que la majoration de prix que nous devrions
appliquer étant donné les conditions particulières de t ravail nous amènent à vou s proposer une formu le
différente. / Nous enverrions le technicien à chacune de vos dema ndes et il vous serait porté en compte
ses prestations et la fourniture éventuell e de pièces de rechange./ Cette manière de procéder est, nous en
sommes convaincus, la plus avantageuse pour vous. / Nous restons à votre disposition pour vous fournir
tout renseignement complémenta ire./ Nous vous présentons, Monsieur Renard, nos meilleures salutations.
/Cédric Robert
Traitement de texte

Lettre n· 2

Lettre pr~senke
Poser les codes en mode direct.

Placer "à cha une de vos demandes" en italiq e en utilisant le mode indirect.

20

35

FINANCEMENT L'IMPERIALE sa
0

.
9

5000 Namur, le 15 décembre 20 ..

12

}>

}>
}>
}>
}>

Madame Florence Beauvois
Rue de la Gare 61 bte 5
5590 CINEY

}>

18

}>

25

}>
}>

Chère Madame,

}>
28

}>

Votre maison, voos l'avez dessinée des dizaines et des dizaines de fois. Nous pouvons
vous aider à réaliser votre rêve.

LE PLAN DE FINANCEMENT IMMOBILIER DE L'IMPERIALE
vous permet, après un délai d'attente très réduit, de bénéficier d'un prêt pouvant
représenter toute la somme destinée à l'acquisition de votre habitati on.
Sur simple appel téléphonique ou e·mail, notre expert, M. Blandiaux, vous fournira
tous les renseignements souhaités, sans aucun engagement de votre part:
081 45 66 66

limperiale@skynet.be

Très heureux de pouvoir vous offrir ces avantages, nous vous prions d'agréer,
chère Madame, l'assurance de nos meilleurs sentiments.

Romain Cabrel

36

LA SUSCRIPTION
Les lignes de la suscription sont toujours alignées à gauche.
Le cadre adresse contient 36 caractères en 1/10 pouce ou
45 caractères en 1/12 pouce.
Les mots "Monsieur, Madame, etc." s'écrivent toujours en
entier si l'on s'adresse à la personne. L'abréviation est utilisée si l'on cite la personne.

LE UMÉR

1 )t' 1 J:1T

~I

Le numéro de la boîte aux lettres du destinataire est placé
après l'indication du numéro de l'immeuble. L'abréviation
du mot "boîte" est autorisée.

LE

UMÉRO

E TÉLÉP () IE

Le numéro de zone ou le préfixe est séparé par un espacement du numéro de l'abonné. Ce dernier s'écrit par groupes
de deux, sauf si le numéro comporte 7 chiffres:
Tél. 085 55 30 51

Tél. 02 210 51 30

GSM 0477 44 31 44
Pour des raisons mnémotechniques, on peut grouper les
chiffres du numéro d'abonné d'une autre façon:
Tél.081611 1 27ou081611127
Les numéros gratuits 0800 se présentent sans tiret.
Tél. 0800 20 700
Les numéros internationaux débutent par le signe + qui
précède l'indicatif du pays, le numéro de zone (sans le zéro)
et le numéro de l'abonné. Les éléments sont séparés par un
espacement.
Tél. + 3224132812
Le signe + indique qu'il s'agit d'une connexion internationale; ainsi, pour la Belgique, le numéro d'accès international
est 0032.

01 sie

L'I DICATIO

DES HEURES

Dans un texte, le symbole peut se placer entre les chiffres
lorsque l'unité n'est pas entière ou qu'elle est présentée dans
un format complet: à 9 h 30, ou à 9.30 h ...
En fin de phrase, le symbole n'est pas utilisé, s'il s'agit d'un
nombre entier.

Gestion/Capitaux

Composer la suscription. Poser les codes après la saisie de texte. Justifier le format utilisé pour représenter les heures.

Société L'impériale/ J'ai retenu votre inscription pour la journée d'étude sur les différentes branches de
l'assurance qui se tiendra au Palais des Congres
Esplanade de l'Europe à Liège,
le vendredi 30 janvier prochain de 9 h 30 à 16 heures.

104 :
136 =
166 ;
220 :

Que ce bref accusé de réception me soit l'occasion de vous exprimer le plaisir que j'aura i à vous y saluer.
/ Si toutefois un imprévu devait s'opposer à votre participation, puis-je vous demander d'en aviser mon
collaborateur, M. Rombouts, dont le numéro de téléphone est 02 513 68 45. / ... /Élodie Janssens

328 ~
430
520 .

37

2000Anvers

Rue des Quatre Saisons 33

Madame Dominique Fournier
Rue de la Rhétorique 25
1060 BRUXELLES

Madame,
Nous avons le plaisir de vous inviter à une dégustation inhabituelle, mais tout à fait
intéressante. Il s'agit de vous faire découvrir nos « Meilleures Origines », nouvelle gamme
de huit cafés, lancée le même jour auprès des membres de l'Associationdes Maîtres-Cuisiniers
de Belgique.
Cette rencontre, réservée à la presse spécialisée, est prévue le
lundi 30 mars à 10 heures
à la « Villa Lorraine »
avenue du Vivier d'Oie 75 à 1180 Bruxelles
Nous vous saurions gré de bien vouloir nous confinner votre présence par téléphone au
numéro 03 233 25 67 (Annie Vignon).
Nous espérons avoir le plaisir de vous y rencontrer et vous prions d'agréer, Madame,
l'expression de nos sentiments les meilleurs.

Jean-Jacques Aroma

Tél.
Fa.\

38

03 233 15 6
03 233 8 9

Bcmque 061-00 "89 -23
OOl-15486S6-36

8011q11

Tl'A BE 123 456 89
RC 15 69

'
LE PAPIER A
LETIRES
Il peut être conçu par un imprimeur. Cependant, les log iciels
actuels permettent à chaque utilisateur de constituer et de
personnaliser son papier à lettres.
Pour répondre à la législation, le papier à lettres d'une société commerciale doit mentionner: la raison sociale, le siège
social de la société, son activité, son numéro de registre de
commerce, son numéro de TVA.
D'autres mentions d'ordre utile sont généralement reprises
sur le papier à lettres, il s'agit des numéros de téléphone
ou de télécopie, de comptes bancaires, etc.

Pour évoquer une entreprise, il est d'usage d'utiliser les termes
de "Société", de "Firme", de "Maison", d'"Établissements~

Rappel
Lorsque des mises en pages particulières doivent être réalisées, la mani re efficace de travailler est de fra, perle texte
au kilomètre et ensuite de mettre le texte en forme.

•?

Presse/Contact

Lettre n• 2 adressée à Mme Fournier

Madame, / Il ne vous a pas été possible d'assister à la réunion organisée ce ... sous l'égide de !'Association des
Maîtres-Cuisiniers de Belgique et ayant pour obj et la présentation et la dégustation des Meilleures origines de
la Maison Diable noi r. / Ce café haut-de-gamme a été accueilli avec enthousiasme par les membres de la presse
spécialisée./ Les documents qui ont été remis à vos confrères vous sont envoyés par courrier séparé./ Nous vous
remercions de l'intérêt que vous manifesterez en faveur de ces Meilleures origines. /Veui llez agréer, Madame,
l'expression de nos meilleu rs sentiments./ Jean-Jacques Aroma

Document n' 3

La carte des "Meilleures origines"

Saisir les données. Convertir les commentaires en "italique". Centre r horizontalement par la fonction bloc (toutes les mentions à la fois).
Centrer le texte verticalement en utilisant l'option spécifique.

Brésil Sul de Minas
Couleur Café
Le plus rare des cafés

Blue Mounta in de Jamaïque

Pur Colombie Supremo
Les hauts plateaux d'Amérique cen trale

Pur Paouasie
Nouvelle-Guinée

Pur Kenya
Le meilleur arabica d'Afrique

La Grande Réserve
Le must des connaisseurs

Moka Sidamo d'Éthiopie
Noblesse oblige

Dolce
Décaféiné naturel à l'eau
39

SYNDICAT D'INITli-\TIVE

Ferrières, le 8 octobre 20 ..

Etablissements Nihoul sprl
Graphisme et Publicité
Rue des Augustins 125
4000 LIÈGE

Messieurs,
J'accuse réception de votre lettre du 05 10 .... Vous recevrez, par courrier
séparé, six tirages sur le vignoble de Chablis.
Je n'ai malheureusement plus dans ma documentation les photos que vous
souhaitez en noir et blanc, aussi je vous envoie quelques tirages en couleurs
que vous pourrez peut-être traiter.
Ces photos sont libres de tous droits de reproduction, sous réserve des
mentions indiquées au verso.
Après leur utilisation, je souhaiterais que vous me les retourniez.
Dès à présent, je vous en souhaite bonne réception et je vous prie de croire,
Messieurs, à l'assurance de mes meilleurs sentiments.

Françoise Perou

Teléphon.:.

40

o. 6 21 W 20

Tél op1e 0.,6 21 19 1

-

LA SUSCRIPTION ET LA
RAISON SOCIALE

Rappel

La valeur de l'interl igne doit être constante.

La suscription doit être précise. Si une lettre est adressée au
nom d'une personne sans plus de précision sur son adresse
et que plusieurs citoyens de la localité portent le même patronyme, ils seront tous convoqués afin qu'en leur présence
la lettre soit ouverte pour déterminer à qui elle doit être
remise. (AR de 1936 09 10, article 77).

La raison sociale est le nom que choisit une société pour
exercer ses activités. Cette dénomination lui est propre. Le
nom de la société peut donc être dactylographié en caractères minuscules à l'exception de l'initiale.
Les abréviations de types de société se placent après la raison sociale et se présentent en caractères minuscules (IBN).
De préférence, le mot "Établissements" n'est pas abrégé, car
il fait partie de la raison socia le.
La nature de l'activité que déploie une entreprise à forme
sociale est une indication complémentaire précisée en
deuxième ligne de la suscription. Cette mention se présente
en lettres minuscules, à l'exception de la lettre initiale.

Les usages

Une date de rappel est toujours présentée dans un format
numérique. L'espace "insécable" peut être utilisé.

Saveurs/Vin
Lettre n• 2

Expéditeur:
Destinataire:

Établissements Benjamin VINCENT Négociant, Rue de l'Ange 54 bte 3 à 5000 NAMUR
La Cavinière sprl, Grossiste

Messieurs,/ Je désirerais adjoindre à mon commerce un rayon spécial "vins''. J'aimerais bénéficier d'une
dégustation de quelques crus./ Je pourrais vous rendre visite le lundi ou vous recevoir au jour et à l'heure qui
vous conviendraient./ Si vos propositions sont avantageuses, j'espère vous passer une première commande
dès notre rencontre. C'est en confiance que je m'adresse à vous car votre adresse nous a été communiquée
par un de nos amis, M. Pierre Stainier de Wavre./ Veuillez agréer, Messieurs, l'expression de mes meilleurs
sentiments. / Benjamin VINCENT
Lettre n• 3

04 :
219
32J
427
535
62

Réponse

Monsieur Vincent, / Nous vous remercions de votre lettre datée du OO OO .. et nous vous ferons déguster
nos meilleurs vins avec plaisir. / li nous serait possible de nous rendre chez vous le jeud i 27 de ce mois à
14 heures ou de vous recevoir le lundi 24 à 15 h 30. Dans ce dernier cas, nous vous ferions visiter nos caves.
/Veuillez nous faire savoir par téléphone ou par télécopieur la proposition qui serait la plus intéressante
pour vous. / Nous serons heureux de vous rencontrer et nous espérons pouvoir établir d'excellentes relations
de confiance. / Nous vous prions d'agréer, Monsieur Vincent, l'expression de nos meilleurs sentiments. /
Pierre Dupont

10
210
319
425 :
533
639

Traitement de texte
Lettre présentée
Utiliser le mode direct pour les mises en évidence.

Lettre n" 2: Cavinicr
En travail de mise en page, placer le 3' paragraphe en retrait.

41

Bruxelles, le 16 octobre 20 ..

Rue de la jonction 50
1060 Bruxelles

Monsieur Yannick Lambion
Directeur commercial
Rue de la Montagne 24
6000 CHARLEROI

Monsieur le Directeur,
Spécialisés dans le domaine de la décoration et de la publicité lumineuse, nous
vous faisons parvenir, par courrier séparé, notre catalogue illustrant les nouveaux
revêtements décoratifs de façade.
Ces modèles ne sont donnés qu'à titre d'exemples, car il est évident que nous
pouvons fabriquer d'autres modules et que votre imagination créatrice peut ici
intervenir.
Vous pourrez prendre connaissance de la liste des sept fabricants qui se feront un
plaisir de vous accueillir dans leur salle d'exposition.
Nous mettons également à votre service les meilleurs techniciens en placement afin
de vous garantir un travail rapide et soigné.
Nous restons à votre entière disposition et nous serons heureux de pouvoir vous
présenter ces revêtements.
Veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de nos sentiments distingués.

Pierre Bulle
Directeur commercial

(02 765 58 84

ax (02 765 2 3
42

lV B 58 5421
c
35 5

LA FONCTION ET LE TITRE
La fonction d'une personne est le rôle qu'elle joue dans la
société. Le titre est une désignat ion honorifique exprimant
une distinction, un rang. Le titre peut être la désignation
d'une fonction, d'un rang.

Il est d'usage de citer le titre de la personne à l'intérieur de
la suscription. Cette rubrique placée sous le nom se présente
en lettres minuscules à l'exception de l'initiale.

Le titre est parfois mentionné dans l'énoncé de la vedette
et par voie de conséquence il est rep ris dans la formule de
politesse.

La fonction que remplit le signataire de la lettre dans le
cadre de l'entreprise qui l'emploie est généralement précisée. Le correspondant peut ainsi apprécier la compétence
du signataire.
L'ensemble peut être précédé du nom de l'entreprise ou de
la société.

Les usages
On désigne par leur titre les personnes qui exercent une
fonction publique, ainsi que les architectes. Le titre n'est
pas donné à l'ingénieur, au fondé de pouvoir, au chef de
service ni au cons iller juridiqu~. Si le destinataire est titu laire de plusieurs titres, on choisit le plus usuel ou celui
qui co respond au sujet traité. "Maître" est le titre donné
aux gens de loi.
Dans un envoi destiné à une société commerciale ou à une
banque, la vedette s'énonce "Messieurs" ou "Mesdames,
Messieurs''. Elle peut stipuler le titre d'un dirigeant. Dans la
correspondance administrative, l'appellation "Messieurs" ne
sera pas employée car chaque subdivision est dirigée par un
fonctionnaire responsable. La vedette mentionne le titre de
la personne responsable ou s'intitule "Monsieur''.

L'usage permet de placer la fonction ou le titre de la personne qui signe la lettre à deux interlignes du corps de
la lettre. Dans ce cas, elle est précédée d'un article et est
dactylographiée en lettres minuscules, y compris l'initiale.
Un blanc de six interlignes permet de placer la signature
au-dessus du nom dactylographié.
Toutefois, dans un souci de rationalisation et afin d'éviter
un mauvais emploi de la majuscule, il est conseillé de placer
la fonction, ainsi que le titre, sous le prénom et le nom.
L'initiale majuscule est alors de mise.
Rappel

l'appellation de la formule d salutation final n'est jamais
coupée.

Habitat/Confort
Lettre n• 4 adressée à M. Raphaël Collard, Architecte, rue Georges Simenon 12, 4020 LIÈGE - Énumération non disposée

Monsieur !'Architecte, /Vous connaissez probablement notre sous-plafond en PVC; il est décoratif et assure une excellente acoustique. Nous avons le plaisir de vous apprendre que nous le garantissons dix ans.
/ Cette garantie porte sur: l'inaltérabilité du matériau, la permanence d'homogénéité des teintes, la
possibilité de démontage aisé./ Évidemment, la qualité de la pose est inséparable de la garantie que l'on
peut donner pour un plafond. Nous n'engageons donc notre signature que si le placement est réalisé par
nos spécialistes ou par un poseur agréé par notre firme./ Nous sommes certains que, désireux de veiller à
l'intérêt de vos clients, vous ne manquerez pas de vous documenter sur ce nouveau sous-plafond./ Veuillez
agréer l'expression de nos meilleurs sentiments. / Le directeur commercial, / Pierre Bulle

103
208
306
414
519
626
732
820 :

Traitement de texte

2 Lettre n• 4

1 Lettre présentée

Copier "M onsieur !'Archi tecte", à l'intérieur de la formule de politesse.

Inverser "publicité lumineuse" et "décoration" en utilisant la
sélection.

Inverser: les deux p remi~res propositions de l'énumération.
Supprimer le 4' paragraphe.

Inverser le 3' et le 4' paragraphe.

43

AtelierS
RAPHI CREEN

G
Monsieur Raphaël Collard
Architecte
Rue Georges Simenon 12
4000 LIÈGE

Liège, le 15 septembre 20 ..

Monsieur l'Architecte,
Vous avez équipé, aménagé et décoré votre bu reau avec attention afin qu'il soit
représentatif de votre profession. Mais avez-vous pensé à la réalisation de votre papier à
lettres?
La présentation d'une lettre est le stimulus visuel qui sollicite en premier lieu le
correspondant. Un logo bien étudié donne une impression visuelle qui peut créer un climat de
sympathie chez le correspondant.
Nous vous proposons d'étudier un logo représentatif de votre bureau aux conditions que vous
trouverez au verso de la présente.
Nous avons acquis une réputation grâce à l'originalité de nos présentations et à la sobriété
de nos impressions graphiques. Nous vous garantissons un travail soigné et rapide.
Nous espérons recevoir de vos nouvelles et nous vous prions d'agréer, Monsieur l'Architecte,
l'expression de nos sentiments les meilleurs.
Le délégué commercial,

Yves Renaud

Te éphone 041 77 55 33

44

Banque 000-4190770 38

NABE333111567

RClg 88 975

LA DATE ET LAZO E
D'IDENTIFICATION
l'en-tête typographique imprimé est situé entre les 4• et
9• lignes, donc entre 1,5 et 3,5 cm du bord supérieur de la
feuille.
Si l'en-tête descend jusqu'à 3,5 cm, la date se placera dans
la zone d'identification de la lettre, à ± 9 cm, si elle est le
seul élément de la zone d'identification.
Si le nom de la localité est inclus dans l'en-tête, il n'est pas
obligatoire de l'inclure dans l'intitulé de la date. la date peut
être alors précédée de l'article: le 2 janvier 2008.
Si l'on utilise l'insertion automatique de la date, il faut veiller
à sélectionner le bon format.

Ler; usages
Dans la souscription, il est parfois d'usage de placer la
fonction de la personne au-dessus du nom. La fonction
est alors précédée d'un article; elle ne prend donc jamais
d'initiale majuscule. Da'ls ce cas, on fait référence à la fonction qu'occupe la personne dans la société et non éh.1 titre
de la personne. la sig a ure se place alors entre les deux
mentions.

0 ss·

n

Lettre n• 2

Vente/Design
En tête: R. Collard, Architecte, rue Georges Simenon 12, 4020 Liège
Suscription: Atelier Graphiscreen, quai de la Dérivation 5. à 4020 Liège

Messieurs,/ C'est avec attention que j'ai examiné les conditions que vous me soumettiez pour la création
d'un logotype représentatif de la raison sociale de mon bureau d'architecture. Votre offre me satisfait entièrement. /Je souhaite que vous me soumettiez un avant-projet avant le 9 octobre car je dois séjourner
à l'étranger durant un mois et je pars le 14 octobre. Il serait intéressant d'établir un premier échange de
vues avant mon départ. /Je vous prie d'agréer, Messieurs, l'assurance de mes sentiments les meilleurs. /
Raphaël Collard, Architecte
Lettre n• 3

105
212
315
423
524
554

:
·
:
.
:

Retrouver les paragraphes. Composer une formule de politesse.

Votre lettre du ... a retenu notre meilleure attention et nous vous informons qu'un plan d'étude vient d'être
établi. Il apparaît que nous serons en mesu re de vous fournir trois logos à la fin du mois d'octobre, et pour
parer à tout imprévu et pouvoi r vous donner un délai ferme, nous avons inclus 15 jours supplémentaires.
En toute circonstance, soyez assuré que nous ferons tout ce qui est possible pou r vous être agréable./ ...
Traitement de texte

Lettre n• 2

Lettre présentée:

Récupérer l'en-tete et remplacer "octobre par décembre''.
Remplacer une fo is soumettre par "présenter''.

À l'aide de la fonction "recherche/remplace", changer à bon escient:

08
220 :
321
425

- "logo" par "logotype", "impression" par "sensation•
- "nos présentations" par "notre styl e~

45

Dinant, le 25 janvier 20 ..

l

Sobelco sprl
Textiles
Boulevard du Midi 492
1000 BRUXELLES

Vos références:
Nos références:

l_

\

LA ROSE sp I
Maison àe couture
r11e Sax 45·"7
55000inant

PM/EV/ 154

OF I al

Messieurs,
Nous vous saurions gré de nous faire parvenir trois pièces de Vichy vert pomme et
blanc de 50 m, référence 1051, au prix de€ 5,00 le mètre hors TVA et une pièce
de crêpe de Chine blanc, référence 5487.
Selon vos conditions de vente, nous souhaiterions recevoir la marchandise dans les
15 jours de commande. Nous vous en remercions.
En attendant de vos nouvelles, nous vous prions d'agréer, Messieurs, nos meilleures
salutations.
Larose sprl

David Fernandez
Chef du Service Achats

Téléphone (082) 22 25 60
Télécopie (082) 22 56 98

46

Banques 095-5891236-52
000-4193684-32

TVA 547 862 647
RCB
561 63

LES MENTIO
S UTILES POUR
,
LA RECEPTION

Les références ne sont pas suivies d'un point.
Dans un esprit de clarté, les initiales de la personne qui dactylographie le document sont de préférence dactylographiées
en minuscules; toutefois, ceci n'est pas une obligation.

1 LES RÉFÉRENCES
Les références sont le signe d'identité de la lettre. Elles interviennent dans la distribution interne du courrier et dans
le classement de la lettre.
Les références sont constituées des initiales du rédacteur
(celu i-ci n'est pas nécessairement la personne qui signe la
lettre), des initiales de la personne qui dactylographie la
lettre et parfois d'un ind ice qui permet son classement, tel
que le nom d'un département ou le numéro du dossier.
Les références de la lettre de l'expéditeur s'inscrivent sous
la rubrique: "Nos références". Lorsque l'on répond à une
lettre comportant la rubrique "Nos références", celles-ci sont
toujours reproduites sous la rubrique: 'Vos références".
• -

. .....

Si les deux types de références sont indiqués, les références
du correspondant précèdent celles de l'expéditeur.
Lorsque l'on reproduit des références, le format utilisé doit
être respecté et il est important d'en vérifier la stricte conformité.
Règles à respecter

0•1 ne sépare pas les éléments qui constituent une date,
une référence, une appellation ni un symbole du nombre
qu'il qualifie.

.a..•

La rubrique «Vos références» se place idéalement à 8 ou
8,5 cm par rapport au bord supérieur de la feuille.

Aucun espacement ne sépare les milliers lorsqu'ils représentent le millésime, le code postal, une référence, la pagination.

La rubrique aNos références• se place à la ligne suivante ou
éventuellement sur la même ligne à 8 cm du bord gauche
de la marge.

L'espace insécable permet d'éviter la séparation d'éléments
indissociables.

Un intervalle de 3 à 7 interlignes sépare les références de
la suscription, selon la hauteur de celle-ci.

Une mesure prise en qualité de référence ne peut être représentée par le symbole (le mètre).
l'unité monétaire "eL1ros" (ou "EUR") peut être placée après
la somme.

Les rubriques sont souvent imprimées sur le papier à en-tête.
Il s'agit alors d'une mention à compléter.

Vente/Textile
Lettre n• 2

Retrouver l'en-tête, la suscription et les références du destinataire. Composer la rubrique "Nos références·
en sachant que la personne qui dicte la lettre est M. Pierre Lobet et que le dossier est répertorié sous le
n• 12. Composer la formule de politesse. Enregistrer dans un répertoire "Textile" sous le nom "Larose12''.

Messieurs, Nous avons pris bonne note de votre commande du ... et nous vous en remercions. / Selon nos
conditions générales de vente, nous vous livrerons trois pièces de 50 m de Vichy, coloris vert pomme et blanc,
référence 1051 au prix de € 4,59 le mètre hors TVA, à la date du ... / Le crêpe de Chine n'est pas de stock. Nous
vous le livrerons comme convenu dans un délai maximum d'un mois./ Soyez assurés que nous ferons l'impossible
pour vous assurer le meilleur service. / ...
Traitement de texte
Lettre n• 1

322
6

Enregistrer la formule de politesse et la souscription.
Transformer "Vichy" en mode majuscule.

47

Boulevard du Midi 492
1000 Bruxelles

Bruxelles, le 3 novembre 20 •.

Larose sprl
Maison de Couture
Rue Sax 45 - 47
5500 DINANT
Nos références: PM/sd/45
Offre exceptionnelle
Messieurs,
Nous avons le plaisir de vous communiquer les conditions spéciales que nous accordons à nos clients
réguliers à l'occasion du 1 anniversaire de la Maison.

ae

X

RA YON TENTURES ET RIDEAUX X

- 25 % sur les stocks
8 m pour le prix de 6 m (sauf promotion)

/1 Offre valable 1 mois
Rideaux "brise-vue" marquisette en 0,65 m de large
<:1r € 7 50 le mètre
Velours et dralon en 1,40 m de large - nombreux coloris
r:r € 22 50Je_~r:_e

À votre demande, nous pouvons vous faire parvenir quelques échantillons représentatifs des motifs
et des coloris. N'hésitez pas à nous consulter.
Nous espérons que cette offre retiendra votre meilleure attention et nous vous prions de croire,
Messieurs, à l'assurance de nos sentiments les meilleurs.

Pascal Marquet

B

48

2 L'OBJET
Quelques mots placés en évidence indiquent le motif, l'objet
de l'envoi de la lettre. Cette pratique permet:
1• au scripteur de réduire le corps de la lettre et d'entrer
directement dans le vif du sujet;
2° à la secrétaire de diriger plus rapidement la lettre vers
la personne qui traite le dossier;
3° au lecteur d'être fixé immédiatement sur la raison
d'être de la lettre.

Cette mention est courte, explicite et précise. Elle se dactylographie en minuscules et elle ne se termine pas par un
point car il s'agit d'un titre. Elle peut être mise en évidence
par une apparence différente: gras, italique ...

Il est parfois d'usage de faire précéder le texte de la mention
du terme "Objet:''. Dans le courrier juridique, on utilise souvent
les mots "Concerne" ou "Affaire''. Dans la lettre normalisée, la
mention n'est jamais précédée de la rubrique; il est à noter
que cet usage se généralise.

L'objet est placé après la suscription, dans la zone d'identification du document. Un blanc le sépare des références.
Si la lettre ne porte pas de références, il peut se placer à
9,5 cm.

Conseil
a lettre d'offre peut avoir une présenta don plt..s sophistiquée. Toutefois, la simpli ité reste une valeur sûre.

Le trait de soulignement
Le soulignement n'est pas recommandé. On utilise de préférence d'autres p incipes. De pr 'férence, on ne souligne pas
la ponctuation placée à la fin d'une chaîne de caractères.

LES SYMBO ES, LES SIGNES MATHÉ AATlQUES ET LES NOMBRES DÉCIMPUX
La représentation d'un symbole doit être fidèle. Elle ne peut
varier et il est important de respecter l'utilisation des minuscules et des majuscules.
Les signes mathématiques doivent être placés de telle sorte
qu'ils ne nuisent en aucun cas à la lisibilité. Les signes+,-,
etc. seront entourés d'un espacement.
Dans un nombre décimal, on ne laisse pas d'espace après la
virgule. Dans une suite de nombres, il est permis d'utiliser
le point-virgule pour séparer les divers éléments: A; 2,5;
5, etc.

0

~:



6

Lettre n• 4

Vente{Textile (suite)
Reprendre les éléments d'identification de la lettre présentée.
Déterminer les paragraphes et placer la conc:lusion et la formule de politesse.

Sous pli séparé, nous vous envoyons ce jour dix échantillons du tissu Velours Dra/on en 1,40 m de large
actuellement proposé à ... euros. Vous pourrez apprécier sa qualité et la délicatesse des tons. Si cet article
retient votre attention, nous vous recommandons donc de ne pas tarder à nous passer commande, ca r
notre offre suscite l'intérêt de nombreux clients. Nous sommes heureux de vous annoncer que, depuis
cette semaine, la maison se charge de la confection de vos rideaux et de vos tentures à des prix qui défient
toute concurrence.

10
11 B
330
425
528
540

Traitement de texte
Lettre présentée

Enregistrer le fichier dans le répertoire "Textile" sous le nom

"Larose4~

Déplacer "Offre valable 1 mois" sous les titres et présenter
cette mention en appui droite.
Remplacer "coloris" par "tons~

49

LE SECOURS D BELGIQUE sa
To es assurances
avenu~

de la Porte de Hal 5
1060 BrJxelles

Madame Sophie Richard
Avenue du Loriot 13
6071 CHÂTELET

Bruxelles, le 20 décembre 20 •.
Nos références: SD I cv I 62603
Police 09 M 17767

Madame,
Dans le but de vous fournir un service aussi rapide qu'efficace, nous vous adressons cette
lettre par retour du courrier.
Notre intervention dans ce dossier se présente comme suit:
Frais de remorquage: 125 euros.
Vous trouverez en annexe le décompte effectué. Nous vous en souhaitons bonne
réception.
Afin vous faire parvenir cette somme, nous vous invitons à nous communiquer votre
numéro de compte bancaire le plus rapidement possible.
Nous espérons que nos services vous auront donné satisfaction et vous prions de croire,
Madame, à l'expression de nos sentiments les meilleurs.
Pour le Secours de Belgique sa,

Stéphane Dumortier
Directeur commercial

Pièce jointe: 1 chèque



02 345 7 41

Fox 02 345 89 55
50

Ba

-25 9 2 -63
986 56-32

TVA BE 666 42
RCB

55

25 996




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