Synthèse Politique Voyage Best practice Janv 2016 (002) .pdf

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LA POLITIQUE VOYAGE A LA MANIERE MDLZ EN RESUME
La politique voyage de l’entreprise est basée sur un équilibre entre sécurité, confort & gestion
budgétaire. Elle s’applique à tous les collaborateurs Mondelēz ainsi qu’à nos sous-traitants et
consultants s’ils doivent engager des coûts dans le cadre de leurs missions.
Mes réservations
• Je m’assure qu’il n’y a pas d’autres alternatives que d’effectuer le déplacement (Télé
présence, Lync…)
• 100% de mes réservations passent par BCD Travel pour des questions de sécurité, de
maîtrise des coûts et de suivi
• Je réserve en ligne, c’est plus rapide et moins cher
Best-practices :
 Je pense à mettre mon profil e-Travel à jour
 Quand la réunion nécessite la présence de collaborateurs issus de différents sites, je
détermine la voie la plus économique à partir de l’outil Meeting Planner
Ma carte Citibank
• La carte Citibank est une carte réservée aux dépenses liées aux déplacements
professionnels
• Je consulte mon compte Citibank régulièrement pour vérifier que mes notes de frais
mises en paiement sont bien payées à Citibank
• Je déclare mes frais au minimum une fois par mois (entre le 16 et le 22 du mois)
• Les Late Payment Fees sont à ma charge s’il s’avère que ceux-ci sont de mon fait (retard
dans les déclarations de frais, pas de justificatifs…)
• En cas de départ de la Sté, je rends ma carte au moins 15 jours avant mon départ et je
déclare tous mes frais en attente

Mes transports :
 Je ne voyage pas plus de 6 fois par an vers la même destination sans autorisation de
mon N+2
Best-practices
 J’utilise un filtre de confidentialité adapté à mon micro-ordinateur portable si je veux
travailler dans l’avion ou le train
 Je prends une carte d’abonnement si j’effectue des trajets réguliers
 Je privilégie ma voiture de fonction plutôt que le taxi
Comment je choisis le moyen de transport le plus approprié ?
Le choix du moyen de transport est un bon équilibre entre le confort, la sécurité du collaborateur
et l’économie que l’on peut réaliser.
Dans l’ordre de priorité, je choisis :
1- Le train : 2de classe pour tout trajet
2- L’avion : moyen de transport recommandé pour tout voyage > 3h et si des trains à
grande vitesse ne sont pas disponibles sur la route.
 J’anticipe et je réserve mon billet au moins 14 jours à l’avance
 Je réserve en classe affaires uniquement dans le cadre de vols > 5h mais autorisation
préalable requise
 Je peux préférer un vol avec escale si le délai est raisonnable si cela me permet de faire
une économie substantielle
Best-practices : Je choisis l’aéroport le plus approprié (proximité du site visité)

3- Voiture de location courte durée : pour des trajets > 100 km quand l’accès en
train reste difficile (200 km Aller/Retour)
 Pas plus de 3 jours de location sauf autorisation de mon Manager
 Je réserve une voiture compacte
 Je fais systématiquement le plein avant de rendre mon véhicule – la liste des stationsservices proches des principales agences Hertz est disponible sous l’intranet
 Le GPS est une dépense additionnelle et ne doit être envisagée que pour des raisons de
sécurité
 Je paie mes amendes ainsi que les frais administratifs refacturés par le loueur
Best-practices :
 Il existe une nouvelle catégorie qui assure le diesel : catégorie V équivalent à la catégorie
B en diesel
 Si HERTZ n’est pas présent sur le site (aéroport, gare…), je réserve chez un autre loueur
(AVIS…)
4- Voiture personnelle : pour les trajets < 100 km et lorsque qu’il n’y a pas d’autre
alternative pour me rendre à mon lieu de rendez-vous.
 Je suis remboursé sur la base d’une indemnité kilométrique qui tient compte de l’usure et
la maintenance du véhicule, des frais de carburant… dans ce cas, je ne peux pas me
faire rembourser le carburant.
5- Taxi : pour des courtes distances
 Je réserve en priorité les compagnies de taxi recommandées
 Je ne prends pas le taxi si je dispose d’une voiture de fonction, sauf si je dois me
déplacer sur plusieurs jours et que le coût du parking à l’aéroport ou à la gare dépasse le
coût de la course en taxi aller/retour et l’essence consommée.
Mon hébergement :
 Je privilégie les hôtels qui ont des accords négociés
 Je reste dans la limite du plafond autorisé par pays
Mes repas :
 Je respecte le plafond quotidien alloué par pays pour les 3 repas
 Pas d’invitation entre collègues
 Les repas de groupe/service ne sont pas autorisés sauf si c’est le Directeur de Fonction
qui invite
 Je privilégie la cantine du site Mondelēz International où je me trouve quand il y en a une
Ma sécurité :
 Je me renseigne sur le niveau de risque du pays dans lequel je dois me rendre et je
prends toutes les mesures de sécurité nécessaires si besoin
 Pas plus de 3 collègues ayant la même fonction sur le même trajet
 Pas plus de 50 collègues MDLZ sur un même vol ou dans un même train
Ne sont pas autorisés :
• Les réservations sur les sites web des compagnies aériennes
• Les consommations personnelles type mini-bar sont à la charge du collaborateur
• Tout manquement à la Politique Compliance (cadeaux aux employés…)
• Les services qui facilitent ou accélèrent les accès aux aéroports ou gares comme l’abonnement à
un parking, l’embarquement prioritaire etc…
• L’abonnement au kit télépéage
• Les taxis-moto pour des raisons de sécurité
• Le coût d’un passeport n’est pas pris en charge par MDLZ – le collaborateur qui travaille pour une
Cie telle que la nôtre doit s’assurer qu’il est prêt à voyager et donc en possession d’un passeport
en cours de validité.
• Les coûts de « no show » ne sont pas remboursés
Cf. liste plus détaillée dans la Politique Voyage détaillée



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