B1 1718 RAPPORT TURBIEZ SIMON(1) .pdf



Nom original: B1-1718-RAPPORT-TURBIEZ-SIMON(1).pdf
Auteur: Simon TURBIEZ

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Rapport de stage

Organisation : Communauté Urbaine d’Arras
Lieu
Arras

:

Simon TURBIEZ BTS SIO 1er année
Dates du stage : du 14 mai 2018 au 22 juin 2018

Maître de Stage : Éric Blondel

SOMMAIRE

Table des matières
I.

Introduction ........................................................................................................................ 3
1. La direction informatique…………………………………………………………………………………………………..3
2. La Communauté Urbaine d'Arras……………………………………………………………………………………….3

II.

Présentation des projets ………………………………………………………………………………………………6
1. Création d’une base de données……………………………………………………… …………6
2. Découverte et de la pratique des compétences informatique au sein de
l’entreprise…………………………………………………………………………………………… ……. 7

III.

Démarche de suivie ......................................................................................................... 9
1. Processus
suivi

Projets………………………………..9

méthode

/

2. Le
fonctionnement
l’équipe…………………………………………………………………..10

IV.

Organisation

des
de

Réalisation des missions................................................................................................ 11
1. Solution retenue pour la création de base de données…………………………………………………… 11
2. Le métier de technicien Informatique au sein du service aux utilisateurs…………………………13
3. Proposition alterne…………………………………………………………………………………………………………14
4. Etapes essentielles……………………………………………………………………………………………………………18

V.

Conclusion……………………………………………………………………………………………………………….20

VI.
Remerciement……………………………………………………………………………………………………………21

VII.

Annexes ......................................................................................................................... 22

I.

Introduction

1. La Direction informatique
Pour mon début dans le monde informatique des entreprises j’ai choisi la
Communauté Urbaine d’Arras (CUA) et sa Direction informatique qui est composé de :
Mr Blondel Éric : Directeur des Systèmes de l’information
Mr Barbieux Jean-Rémy : RSSI, responsable des applications et téléphonie.
Mr Delevaque Bertrand : Chef de projet applicatif, conception et développement
d’applications métiers.
Mr Plouviez Joffrey : Responsable systèmes et réseaux
Mme Pierre Magalie : Assistante de direction, responsable des transports logistiques
et fourniture.

2. La Communauté Urbaine d’Arras
La CUA est une structure intercommunale française, située dans le département du
Pas-de-Calais en région Hauts-de-France. Elle a son siège à la citadelle d'Arras. LA CUA
s’occupe de 46 communes actuellement qui compose la communauté d’Arras.
La CUA est située au croisement des principaux axes économiques nord européens
(Londres – Paris et Bruxelles – Paris), au cœur des Hauts-de-France, avec 100 millions de
consommateurs à moins de 300 km. Localisation privilégiée pour les entreprises, la
Communauté Urbaine d’Arras est au cœur d’un nœud d’infrastructures routières et
ferroviaires d’une grande densité : autoroutes A1 et A26, gare TGV, proximité des aéroports
de Lille, Paris, Bruxelles, Beauvais.

Le siège de la Communauté Urbaine d’Arras se situe à la Citadelle d’ARRAS classée au
patrimoine mondial de l’UNESCO.
146
allée
du
62 026 Arras Cedex

Bastion

de

la

Reine



CS

10345

Voici une carte des 46 communes adhérentes de la communauté
:

Les activités de la communauté urbaine d’Arras sont très variées mais on peut citer ses
principaux domaines de compétences :
-

La planification urbaine et l’aménagement

-

Le développement durable et l’écologie urbaine

-

Le développement économique

-

Le développement social et solidaire

-

Les infrastructures et les transports

-

La planification et l’aménagement rural

Pour tous ces domaines de compétences, l’effectif global de la communauté urbaine est
d’environ 400 agents. Cet effectif est réparti en trois pôles principaux :
-

Le pôle technique

-

Le pôle stratégie et prospectives

-

Le pôle économique

Chaque pôle est composé de plusieurs services. Dans mon cas, je suis dans le service «
Ressources Informatiques » qui appartient au pôle technique.

II.

Présentation des projets

Lors de mon stage au sein de cette structure j’ai eu deux projets à réaliser :
L’un concerné une base de données à créer
L’autre était de développer les compétences qui sont utilisés dans le système
d’informatique de la CUA

1. Création d’une base de données
Le projet auquel j’ai été initié a pour but principal d’aider les secrétaires et les
personnes s’occupant principalement de la messagerie au sein de la CUA.
L’objectif est d’accélérer la gestion des contacts de ces personnes, vue le nombre de
personnes utilisant Outlook dans l’entreprise, celui-ci fut d’autant plus important à mes
yeux, que pour tous les utilisateurs d’Outlook.
Pour commencer le projet, j’ai eu une réunion avec le directeur du personnel de la
CUA, de sa secrétaire et de mon tuteur Monsieur Blondel Éric. Lors de cette réunion, le
projet a été mis au point avec des contraintes et des demandes spécifiques. De même j’ai eu
connaissance d’un document concernant mon projet.

Document concernant le projet base de données

Le but de ce projet était de mettre en place une base de données qui serais reliée
avec une application de messagerie Outlook pour faciliter la gestion des carnets de contacts.
Plusieurs points par rapport à la base de données on était mis au point :
-

Champs spécifiques
Liaison en temps réel des deux applications
Simplification de la base de données pour que la prise en main de celle-ci soit
possible pour tous

Une fois ces points fixés, nous avons posées une suite de questions pour éclaircir les
doutes que tout le monde pouvez avoir par rapport au projet.
A la fin du déroulement de cette réunion, la suite du projet était clair pour tout le
monde et plus simple dans mon esprit pour sa mise en place.

2. Découverte et de la pratique des compétences informatique au
sein de l’entreprise
Au sien de l’équipe informatique, intégré comme un technicien à part entière pour la
totalité de mon stage. Ce second projet était plus de la découverte des métiers
informatiques dans la culture entreprise, permettant ainsi la mise en place des compétences
acquises tout au long de mes études et de mon stage. Celui-ci m’a donné des expériences et

des visions professionnels dans le monde des entreprises concernant l’informatique. Ce
projet était suivi tout au long de ma période de stage et celui-ci a évolué de la même façon.
Le but est d’apprendre plusieurs pratiques informatiques, le multi tâche, l’optimisation, la
relation avec le public, la confidentialité mais aussi l’installation complète de poste de
travail, dépannage … tout au long de mon stage, et de les mettre en application.
Sur cette partie spécifiquement, l’entreprise et le service informatique voulaient
m’enseigner tout ce que j’étais en capacité d’appliquer seul, ou avec l’aide d’un responsable
du service. Pour que par la suite, j’acquière des compétences qui sont essentielles en
entreprise. Ces capacités n’étaient pas centré uniquement sur l’informatique mais aussi sur
la relation que l’on développe dans une infrastructure dans le monde professionnel, les
bases relationnelles sont extrêmes importantes, que ce soit pour avoir une crédibilité mais
aussi pour comprendre les personnes qui sont dans cette structure.
Le but principal fut d’apprendre le maximum, de m’enrichir.
L’expérience est une clé du métier d’ingénieur, pour parer à toutes les éventualités
possibles, que cela soit des problèmes ou non.

Pour donner suite à ces deux projets j’ai pu constater quelques éléments par rapport
à ma personne.

Le projet de base de données fut enrichissant et ma apporté de nouvelle vision sur le travail
de développement, de nouvelles compétences pour faciliter mon application à toute usager
et à moi-même. Le suivie de ce projet avec l’équipe fut régulier et rigoureux, pour pouvoir
m’éclairer sur les questions/problèmes que j’ai pu rencontrer.
Cependant le projet qui à durer tout au long de mon stage fut pour ma part,
beaucoup plus enrichissant. Il m’a apporté de précieuses compétences qu’il n’est possible de
voir uniquement en ayant de l’expérience au sein d’une entreprise. De plus
l’accompagnement sur ce projet fut différent, mes collègues de travail m’ont appris
énormément de choses pour que par la ensuite je puisse les appliquer seul, toujours en
étant suivi si un problème survenait.
De plus, l’apprentissage fut constant, ce qui crée une expérience enrichissante pour moi.
Au tout début de mon stage, beaucoup de difficultés se sont très vite fait sentir par un
manque d’expérience limite inexistant, mais petit à petit et au fil des journées passées , ces
difficultés se sont fait de moins en moins ressentir.

III.

Démarche de suivie

1. Processus suivi – méthode / Organisation des Projets

Pour le projet base de données, suite à la réunion que j’ai eu avec l’équipe qui
encercle le projet, son déroulement fut clair. Pour commencer l’essentiel selon moi était de
prendre connaissance des exigences de celui-ci, mais aussi du document qui me fut transmis.
La demande par rapport à ce projet fut particulière, la base de données devait être sous
Excel ou Access, et devais être compatibles avec Outlook, la messagerie utilisé par tous les
employés de la CUA. De plus celle-ci devais être mise à jour en temp réel avec le carnet
d’adresse Outlook, pour que l’utilisateur ne se retrouve pas perdu.
Pour cette demande, j’ai pris la décision personnelle d’effectuer la base sous le logiciel
Access, ce qui pour moi serais plus simple pour l’utilisateur. De plus je voulais que cette base
soit utilisable sans avoir Outlook ouvert directement, de ce fait j’ai décidé de crée un
formulaire d’ajout de contact qui serais liée à la base et par la même occasion à Outlook. J’ai
aussi choisi de crée un répertoire téléphonique directement via la base, avec un annuaire
d’adresse électronique qui donnerais à l’utilisateur de pouvoir envoyer un mail via la base.

Le projet concernant l’infrastructure entière de l’entreprise au niveau des ces objets
informatiques fut suivis dans mon évolution et la sienne. Plus de compétences obtenues
durant mon stage, simplifie le travail dans l’entreprise. De ce fait, son suivi ainsi que les
méthodes utilisées évoluées en même temp que moi. Cependant la méthode fut

généralement la même, elle passait par des étapes cruciales, connaissances du problème /
travail, analyse de celui-ci, connaissances de la démarche à effectuer, mise en place de cette
démarche, vérification que la tâche soit complétement fini, demande auprès de l’utilisateur
si nous avions répondu à sa demande, s’il n’y avait rien d’autre que nous pouvions faire dans
l’immédiat auprès de lui concernant l’informatique.

2. Le fonctionnement de l’équipe

Ce qui fut intéressant dans cette équipe est la façon dont le planning de la journée
est programmé, ou bien même des réunions. Tous les matins, le personnel se concerte
autour d’une table, pour à la fois discuter et préparer les journées dans la mesure du
possible (sans dépannage non prévu …). De ce fait, la tâche de chacun est entendue par tout
le monde, pour à la fois connaitre le travail effectué par nos collègues mais aussi pour éviter
la redondance de travail inutile. Le fait est que cela renforce l’équipe et permet de s’aider,
de conseiller directement si un problème se fait sentir. Mais également renforcer l’esprit
d’équipe car tout le monde prend le temps de s’écouter les uns les autres. Nous en profitons
également pour discuter d’autre sujet, pour en apprendre d’avantage sur la personne qui
s’exprime, cela crée une bonne cohésion d’équipe, qui renforce les liens entres les
personnes du service informatique.
Un compte rendu de la journée se fait également au début de l’après-midi, pour les
mêmes choses citées précédemment. Cela fait que tout le monde prend connaissance du
travail attendu tout au long de la journée

Pour pouvoir répondre aux nouvelles demandes des utilisateurs de l’entreprise et aux
nouveaux problèmes, l’équipe informatique à parfois recours à des formations. Les
ingénieurs mettent leurs compétences à jour, pour être « à la page », évoluer et permettre à
l’entreprise de pouvoir continué son activité tout en étant sereine coté informatique. C’est
ce qui permet le bon fonctionnement de tous, vue que l’informatique est en constante
évolution, les employés s’adaptent pour répondre au mieux aux demandes à venir.

La prise de connaissance de documents est extrêmement importante, nouveau
matériel dans l’infrastructure, nouveau logiciel, nouvelles demandes par les utilisateurs.
Cette prise de connaissance ce fait au fur et à mesure du temps qui passe pour l’entreprise.

IV.

Réalisation des missions

1. Solution retenue pour la création de base de données

En ce qui concerne le premier projet, j’ai réalisé plusieurs choses. Donc j’ai mis en relation
direct la base de données sous Access avec Outlook

Si nous faisons une modification quelqu’elle soit dans Outlook ou dans la base de données,
la modification se fera automatiquement dans l’autre application.
Par exemple pour l’ajout ou la suppression, elle fonctionne de façon rapide est relié.

De plus j’ai créé un formulaire d’ajout de contact direct dans la base de données

Mais également un répertoire téléphonique pour une question de rendre la mise en relation
entre l’utilisateur et le contact plus simple/ rapide. Trié par catégories d’entreprises

Mais également un annuaire de messagerie pour que la base soit utilisée directement
comme Outlook

2. Proposition autre

Lors de la réalisation de ce projet, je me suis penché sur une solution alterne pour une base
de données sous PhpMyAdmin, qui serais relié sous Outlook avec un formulaire directement
sur page Ethernet.

Formulaire d’ajout de contact via page Web

Malheureusement cette proposition n’a pas porté ses fruits pour le projet car l’utilisation d’une base
Access ou Excel devais être impérative.

3. Le métier de technicien Informatique au sein du service aux
utilisateurs
Plusieurs compétences ont été apprise et mise en place

Installation de poste client pour les employés de la CUA extérieur :

Deux possibilités, la personne possède déjà un ordinateur et dans ce cas-là on effectue un
remplacement de machine ou la personne ne possède pas d’ordinateur.

Si elle possède un pc, pour commencer on prend ses données de connexion au client Novell
(pour se loger au serveur de l’entreprise), ensuite nous préparons son poste avec les logiciels
de base mis en place sur tous les poste de l’entreprise.
Puis nous lui demandons si elle possède d’autres logiciels pour pouvoir lui installer, nous lui
demandons également si elle souhaite avoir de nouveaux logiciels pour travailler, si oui on
lui installe le ou les logiciels demandés, on prend une licence si celui-ci est payant. Une fois
cela fait, nous lui demandons si elle possède des données qui ne sont pas directement sur le
serveur de l’entreprise mais sur son poste en local pour pouvoir lui transférer/récupérer.
Une fois toutes ces étapes réalisées nous allons directement dans son bureau pour lui
installer son nouvel outil de travail, nous regardons en même temps si l’écran, la souris ou
même le clavier doivent être changés pour le confort du client.
Si la personne ne possède pas d’ordinateur nous allons lui poser quelques questions pour
connaître ses besoins, (travail fix ou en déplacement, quelle poste lui convient le mieux),
nous prenons en compte chaque élément que la personne nous donne, pour répondre au
mieux à sa demande et pour qu’elle soit dans les meilleurs conditions de travail possible.
Une fois cette étape faite nous allons lui crée un compte sur nos serveurs, mettre en place
un ordinateur en fonction de ces besoins, et lui installer de la même façon vue
précédemment.

Réparation d’un ordinateur :

La personne vient dans le bureau informatique ou appelle le service pour nous faire
constater un problème, en fonction de ça nous prenons des informations complémentaires
(identifiant de connexion, données personnelles à sauvegarder) pour ne plus déranger la
personne lors de notre réparation. Une fois cela fait, nous nous penchons plus sur le
problème, en fonction de ce qu’il y a nous trouvons une solution pour réparer le bien
rapidement. Une fois que le problème est résolu nous préparons le bien (nettoyage,
vérification que tout fonction). Nous contactons la personne pour quelle vienne rechercher
son bien ou pour que nous lui ramenions.

Dépannage :

Le plus souvent une personne nous appelle pour nous prévenir d’un bug, problème qu’elle
rencontre sur son poste de travail, ou sur sa ligne téléphonique.

Si le problème survient sur son poste, on prend la main à distance s’il y a possibilité avec le
logiciel Support/Teamviewer, pour résoudre le problème. S’il n’y a pas de possibilité de
régler le problème via Support, une personne du service informatique ce déplace pour
trouver une solution.
La plupart du temps, ce ne sont que des petits problèmes, qui ne prennent pas trop de
temps pour le service informatique. Néanmoins je trouve ce genre de dépannage intéressant
car en fonction de la personne qui se trouve derrière le problème, celui-ci n’est
pratiquement jamais identique à un autre.
Il arrive de temps en temps que les problèmes deviennent plus importants et touchent
l’ensemble des employés de la CUA (problème de téléphonie général ou bien même de
réseau), en fonction de la gravité de la situation et de la quantité de travail à effectuer nous
pouvons prendre des décisions avec le consentement du directeur général (dire aux
employés de rentré chez eux).
Le dépannage ne s’effectue pas que sur des ordinateurs ou des téléphones, mais il s’effectue
sur tous les objets liés à l’informatique de l’entreprise comme des imprimantes, les
tablettes, smartphones des employés qu’ils soient professionnel ou non, des câbles
défaillants ….

Logistique informatique :

L’équipe informatique de la CUA renouvelle régulièrement sa quantité de matériel
informatique et notamment pour ses ordinateurs, lors de l’arrivage du matériel nous le
mettons en place pour qu’il soit rapidement utilisable s’il y a du dépannage à faire ou autre.

- Rangement des stocks
- Mise à jour des stocks
- Création d’image sur les ordinateurs pour un déploiement rapide.
- Vérification des mises à jour pour les ordinateurs et pour les serveurs
- Commande de matériel adapté au besoin des usagers
- Contrôle des serveurs

Mise à niveau de vieux pc :
La CUA recycle la vie d’un ordinateur quand celle-ci est encore potable pour le mettre à
disposition des formations quand celui-ci est un ordinateur portable, sinon si c’est une tour,
la CUA le remet à niveau pour une utilisation correcteur de la machine, changement de
disque … Pour enfin la donner à des associations ou des écoles avec une délibération des
élus et du directeur général de la CUA. Pour constater s’il y a un intérêt de donner ce
matériel.

Donc démontage des ordinateurs, changement de disque dur (pour mettre un ssd
généralement), installation des logiciels de basé, avec un os Windows 7 généralement.

Test de services informatiques :
Le service recherche le confort et la simplicité pour les employés, de ce fait lorsque nous
devant changer d’écran, pc, clavier … Nous commandons quelques produits pour savoir s’ils
correspondent aux critères vus précédemment. De ce fait, ce matériel sera testés puis en
fonction du test, nous changeons ou non de produit puis nous commandons pour
l’ensemble de la CUA.

4. Etapes essentielles

Pour la réalisation du premier projet une étape est indispensable : les tests de celle-ci.
Petit carnet de Contact Outlook 2016 : tout se passe correctement aucun problème souligné.
Contact Gmail à travers Outlook : Aucun contact n’est ajouté à la base de données.

Moyen carnet de Contact Outlook 2016 : Le chargement initial est long mais par la suite, naviguer
dans la base de données reste relativement rapide.
Grand carnet de Contact Outlook +10000 : Access plante 1/5, chargement très long, navigation dans
la table/répertoire/carnet fluide.
Lors d’un test la copie de donnée c’est bien passer mais le coller fait planter le pc, de ce fait
redémarrage du pc.

Ajout de contact :
Ajout de plusieurs contacts dans la table suite à un copier-coller : plus le nombre de contact
augmente plus le chargement est long ce qui est relativement normal. Quand le copier-coller est fini
il y a un temp pour que les contacts apparaissaient dans le carnet de contact Outlook.
Ajout de 1000-2000 contacts : le copier-coller se déroule à peu près normalement mais l’ajout dans
la base peut être décalé ce qui, décale dans le carnet d’adresse Outlook et qui devient n’importe
quoi.
Ajout d’un simple contact : rapide dans les deux sens, aucun problème rencontré.

Suppression de contact :
De la base de données vers Outlook : suppression rapide, aucun problème, en fonction de la quantité
de contact à supprimer un moment d’attente se fait plus au moins grand.
De Outlook vers la base de données : suppression rapide, cependant elle met du temps avant d’être
affichée dans la base de données, une réactualisation de la base peux accélérer les choses.

Lancement de la table :
Que la table contienne peu ou plusieurs contacts, celle-ci se lance rapidement.

Répertoire/Annuaire :
Le lancement de ces deux extensions de la table se lance rapidement indépendamment du nombre
de contact dans la table, cependant ils sont liés à une seule table unique (relation à une table
modifiable), donc plusieurs sont à recrée pour d’éventuel nouvelle table.
Importation de contact direct avec Outlook, d’une boite mail vers une autre.
Après plusieurs manipulations et essais sans aucun avancement j’ai enfin réussi à exporter des
contacts et à les importer, le plus difficile était de faire correspondre les bons champs de table qui
n’allais pas avec Access si avec la configuration des contacts dans Outlook.

Test d’ajouter de 125 contacts dans la base de données sous Access

V.

Conclusion

Ce stage a été très enrichissant pour moi car il m’a permis de découvrir dans le détail le secteur de
l’informatique en entreprise, ses acteurs, contraintes… et il m’a permis de participer concrètement à
ses enjeux au travers de mes missions variées comme celle du projet numéro 2, que j’ai
particulièrement apprécié.

La Communauté Urbaine D’Arras qui m’a accueilli pendant ce stage fait face à une période charnier
de 6 semaines, et je suis très fier d’avoir pu contribuer, participer à cette révolution. L’évolution des
usages et l’adaptation de l’entreprise au changement de son environnement informatique.

Je pense que les cours de réseau comme de développement qui nous ont été enseignés
cette année ont eu une importance capitale au bon déroulement du stage. En effet, sans ces
notions de base, j’aurais sûrement été perdu et je n’aurais pas pu découvrir les nombreuses
choses qui m’ont été enseignées. J’ai revu plusieurs notions abordées en cours mais de
manière plus approfondie comme l’utilisation de Système d’exploitation. Mes compétences
en base de données m’ont également été très utiles car j’ai souvent été confronté à des
problèmes concernant celle-ci. Grâce aux différents projets sur lesquels j’ai travaillé, j’ai pu
constater que la gestion d’utilisateur était un travail sur du long terme.

Fort de cette expérience et en réponse à ses enjeux, j’aimerai beaucoup par la suite essayer de
m’orienter via un prochain stage, vers le secteur d’une plus grosse structure qui se situerais plus dans
l’informatique et un important développement d’avenir.

VI.

Remerciement
Je tiens à remercier toute l’équipe informatique qui grâce à leurs précieux

conseils m’ont p e r m i s d e g r a n d i r p r o f e s s i o n n e l l e m e n t e t contribué à la
finalité du p ro jet d e base de donné es et donc au succès de ce stage.
Je tiens à remercier particulièrement M. Blondel qui m’a laissé souvent en

autonomie comme un vrai technicien et qui m’a régulièrement conseillé. Je tiens à
remercier également la Communauté Urbaine d’Arras de m’avoir accueilli
durant cette période chargé, obligeant les agents à perdre un peu de leur
temps à me conseiller et former, j’espère avoir rattraper cette perte de
temps par un travail efficace.

VII.

Annexes
Annexe 1 : Organigramme de la Communauté Urbaine d’Arras



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