Responsable Opérations et Achats Coordination RH et Bénévoles .pdf



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FICHE DE POSTE
Responsable Opérations et Achats / Coordination RH et Bénévoles
 

Responsabilités Générales 
Responsabilités Générales Responsable Opérations et Achats :  



Réunit les besoins en achats généraux. 



Passe les commandes en fonction des budgets alloués, après validation Dir Adjoint 



Gestion des coûts et budgets office :  




Mise en place d'une carte prépayée pour les besoins bureau 
Rassemble  les  demandes  des  membres  de  l'équipe et passe les commandes selon un calendrier 
fixe 
S'assure de l'état des stocks de fournitures et passe les commandes nécessaires

 





Gestion fournisseurs : 
○ Développe  le  fichier  fournisseurs  pour  pallier  les  imprévus  et/ou  changer  rapidement  de 
fournisseur si besoin. 
○ Assure  la  relation  fournisseur  :  commandes,  suivi  facturation,  confirmation  de  paiement, 
commentaires divers.
Préparatifs événements :  
○ Liste les besoins/achats/recrutements 
○ Passe les commandes (boissons, matériel, fournitures etc.) et suit les livraisons 
○ Recrute  l'équipe  nécessaire  à  chaque  événement,  tient  à  jour  le  fichier  contact  et  transmet  à 
chacun son planning 
○ Réalise le planning d'installation 
○ Supervise l'installation et gère les imprévus 

 
 
Office Management : 
 
● Agit  en  tant  que  point  de  contact  local,  résolvant,  transférant  ou  faisant  remonter  le  problème,  le  cas 
échéant.​ ​Envoie des notifications au personnel du bureau concernant le protocole du bureau.​  
● Assure  l’inventaire  du bureau et effectue les commandes nécessaires de fournitures pour que le bureau soit 
toujours alimenté en matériel courant. 
● Coordonne les comptes du bureau.​ ​Cela comprend :  
○ La tenue d’un journal de toutes les dépenses, de la petite caisse, etc.  
○ Le  rapprochement  bancaire,  à  la  demande  du  comptable  lorsque  celui-ci  pointe  un  justificatif 
manquant
● Aide l'équipe à classer les rapports de dépenses dans les délais et s'assure qu'ils sont terminés à temps.
● S'acquitte  d'autres  tâches  ponctuelles,  à  la  demande  du  bureau  ou  de  l'équipe,  au  fur  et  à  mesure  de  leur 
apparition.

Gestion administrative et comptable :  


Contrôle de l'archivage et de la classification des BDC et factures fournisseurs 



Contrôle de l'archivage et de la classification des devis et factures de vente 



Lien avec la comptable pour faciliter et compléter le rapprochement bancaire 



Fournit au Dir. Adjoint les éléments demandés pour la réalisation de documents stratégiques 
(orientations budgétaires, stratégie financière, analyse des activités ...) 



Gestion admin en collaboration avec le Dir. Adjoint  



Gestion facturation et paiements : 



Mise en place d'un tableau de suivi de paiements fournisseurs 
Relance du Dir. Adjoint en cas de retard ou de réclamations

Responsabilités Générales Coordination Bénévoles & RH :  























 
 

Mise en place des outils nécessaires pour la gestion et coordination des bénévoles. 
Recrutement et Sourcing des Bénévoles 
Constitution et mise à jour de la base de données Bénévoles. 
Organiser le travail d'équipe.   
Programmer les ateliers.   
Outiller l'équipe.   
Donner accès à la formation.  
Mettre en œuvre des actions permettant de développer les adhésions et le bénévolat.  
Coordonner l’intégration et le renouvellement des bénévoles.   
Participer à l’accueil des bénévoles et contribuer à leur fidélisation.  
Organiser  des formations à destination des bénévoles (être à l’écoute des besoins de formation, définir le 
cahier des charges, participer à la création de modules de formation en cas de besoin...)  
Développer  et  entretenir  la  dynamique  associative,  les  synergies,  les  collaborations  entre  les  bénévoles 
de l’association.  
Participer à l’élaboration du rapport d’activités. 
Assurer l’interface avec l’ensemble des équipes bénévoles et salariées de l’association  
Réalisation des BS en tenant compte des absences et congés 
Transmission des sommes à virer au Dir. Adjoint pour paiement des salaires afin la fin du mois en cours 
Tenue du tableau des absences/congés 
Gestion du social (arrêts de travail, mutuelle, médecine du travail...) 
Accueil des nouvelles recrues 
Gestion des ressources humaines process recrutement à mettre en place et à suivre, suivi administratif 
des équipes : Visites médicales/mutuelles/transport), gestion des paies, planning congés
Permettre l'enrichissement et le développement des compétences des collaborateurs en mettant en 
place un plan de formation ainsi qu’une stratégie RH (Aider au VAE pour les salariés qui le souhaitent par 
ex.) pour accueillir au mieux les services civiques. (Coût d’un service civique pour l’asso : 110€) 

 

 

Compétences​ ​essentielles​ ​ 





















Capacité  démontrée  à  bien  travailler  dans  des  conditions  dynamiques  avec  la  participation  de  plusieurs 
gestionnaires.
Capacité d'interagir et de communiquer de manière appropriée et professionnelle avec la haute direction.
Connaissance​ ​de​ la ​comptabilité​ ​de base.
Fortes​ ​compétences d'organisation​ ​et de planification.
Capacité  à  hiérarchiser  sa  propre  charge  de  travail  et  à  gérer  plusieurs  demandes  dans  un environnement 
au rythme rapide. 
Capacité de liaison et de coordination des activités d'une équipe dispersée géographiquement.
Expérience avérée en soutien administratif / bureau.
Maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
Capacité à maintenir une confidentialité absolue en ce qui concerne les informations sensibles.
Capacité à établir et entretenir de bonnes relations internes et externes.
Capacité d'influencer les autres pour s'assurer que les problèmes soulevés sont résolus.
Excellentes  compétences  en  résolution  de  problèmes  -  capable  de  réfléchir  à  la  cause  probable  des 
problèmes avant de faire référence aux autres.
Médiateur d'équipe.
Capacité à travailler de sa propre initiative avec un minimum de supervision.
Souci du​ ​détail.
Pédagogie   
Travail en équipe 
Capacité à travailler dans un environnement culturellement diversifié. 
Polyvalence. 


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