Guide XLPaie version Ultimate .pdf



Nom original: Guide XLPaie version Ultimate.pdfAuteur: Abdelkader BRAIKI

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GESTION PAIE SOUS EXCEL vers.Ultimate

XLPaie v.Ultimate est un classeur Excel conçu pour assurer la gestion courante de la paie et la gestion administrative du
personnel d’une petite entreprise de Bâtiment, Travaux Publics et Hydrauliques (en Algérie) de 1 à 60 salariés. Ses routines
écrites en Visual Basic pour Applications viennent renforcer la puissance de calcul incontestable des fonctions internes d’Excel.
Le classeur XLPaie v.Ultimate est développé par un spécialiste des ressources humaines pour les professionnels de la fonction
Paie-RH et n'exige pas une connaissance approfondie pour son utilisation tout en restant incontestablement le moins cher sur
le marché des logiciels de gestion en Algérie. XLPaie v.Ultimate vous restitue tout ce dont a besoin un professionnel de la paie
et des ressources humaines: des bulletins de paie sur feuilles A4 en 4 modèles, des journaux de paie en colonnes, des états de
paiement et de virements bancaires, des DAS et DAC Cnas/Cacobatph avec CD/DVD ou flash-disque de liaison, des états G29
modèles originaux, des documents administratifs édités par simple clic, un tableau de bord très élaboré pour mesurer les
performances économiques de votre entreprise et un programme spécial pour calculer vos paies inversées.

Présentation vidéo = https://youtu.be/zdq4I-Q-Sbg
Pour de plus amples informations vous pouvez contacter l’auteur :
A l’adresse e-mail = kadoran49@hotmail.fr
Ou téléphoner = (213) 07.72.78.26.71

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Champ mot de passe et mots Clé pour commandes spéciales
Commande d’exécution ouverture de l’application
Table de la Grille des Salaires
Table de la Nomenclature des Postes de travail
Table des Rubriques de Paie
Feuille Saisie des Éléments de Paie
Ventilation ou récapitulation des paies par comptes et par rubriques
Calcul de Paie inversée
Edition des Bulletins de paie (Modèle Portrait ou Paysage)
Etats de virement des salaires
Bordereau de paiement en espèces des salaires
Fiche fiscale ou Fiche annuelle des salaires perçus par le salarié
Journaux des Salaires Mensuels
Tableau de Bord Permanent
Etat DAS CNAS/Cacobatph et Interfaces numériques (CD/DVD de liaison)
DAC CNAS/Cacobatph + Mouvement des Salariés Cnas
Etat G29 et G29 bis (301bis)
Editeur de documents administratifs (Certif.& Attest. Trav.- RLV – Titre Congé – ATS Cnas etc…)
Paramètres (Informations Employeur et autres variables)
Fiche Identification du Salarié (Création – Modification – Consultation)
Feuille des Banques où sont domiciliés les Salariés
Commande Spéciale Importation des B.Données d’un Classeur altéré (nécessite mot clé)
Commande Spéciale initialisation des Bases de données (nécessite mot clé)
Mini Aide incorporé
Fermeture du Classeur (sélectionner « sauvegarder » si absence de problèmes)

24

PROCEDURE D’EXPLOITATION DU CLASSEUR XLPAIE
1 – Imprimez ce document pour suivre le pas-à-pas
2 – Téléchargez l’application XLPaie et en faire une copie sur un Flash-disque
3 – Lancez l’application en cliquant sur le fichier XLPaie(an).xls
4 – Activez les macros suivant la version d’Excel 2007 – 2010 à 2016 (préférence pour Vers.2010 et plus)
Version 2007 cliquez ici

Version 2010 cliquez sur « Activer le contenu »

5 – Donnez le mot de passe qui vous a été transmis par SMS s’il y a lieu
6 – Cliquez sur l’icône « Médaillon XL » et les commandes grisées de la page d’accueil deviennent visibles

7 - Dans la page d'accueil sélectionnez dans le menu "Docs Admin." la commande "F.Signalétique" (vierge)
et imprimez le document s’il ne vous a pas été transmis par l’auteur; faites en des photocopies suivant le
nombre de votre effectif et remplissez les formulaires manuellement un à un.
8 - Allez à la Fiche EMPLOYEUR et complétez le formulaire. Lisez l’aide à la saisie en bas de la fenêtre.
9 - Allez à la Fiche BANQUES et ajoutez ou modifiez les codes/désignation des banques
10 - Allez à la Fiche GRILLE et repérez les CAT/ECH des salaires en vigueur dans l'entreprise, remplacez la
grille par celle de l'entreprise s'il y a lieu.
11 - Allez à la Fiche POSTES et ajoutez éventuellement les postes de travail manquants. Attention,
n’oubliez pas de signaler les postes exposés aux risques chômage-Intempéries par Oui/Non (Saisie assistée)
12 - Allez à la Fiche RUBRIQUES et repérez les codes des rubriques qui sont attribuées par l'entreprise.
Modifiez éventuellement les comptes. Ne supprimez pas les rubriques existantes. (Saisie assistée).
13 - Remplissez scrupuleusement les formulaires "Fiches signalétiques" que vous avez imprimés pour
préparer la saisie des salariés. Les astérisques indiquent que l’information est obligatoire.
14 - Allez à la Fiche SALARIES et cliquez sur Nouveau puis renseignez tous les champs de saisie en vous
aidant des formulaires, puis validez (refaire l'opération si besoin est).En bas de la fiche une barre d'état
vous assiste à la saisie des champs, ne la négligez pas.
Note : Attention n’effectuez aucune paie avant d’avoir appliqué les points 8-9-10-11 et 12 ci-dessus

Etape 1 : Fiche EMPLOYEUR

Ordre

Etiquette

Champ de saisie

Obligatoire Facultatif

01

Nom ou Raison sociale

Nom complet de l’entreprise

X

02

Abréviation

Le sigle de l’entreprise

X

03

Adresse

L’adresse de l’entreprise

X

04

E-Mail

Son adresse électronique

X

05

Tél./Fax

N° de téléphone et fax

X

06



N° du registre de commerce

X

07

N° Adhérent CNAS



X

08

N° Adhérent Cacobatph

N° d’affiliation à la Cacobatph

X

09

N° identifiant Fiscal

N° attribué par la régie des impôts

X

10

N° Compte bancaire

Compte bancaire de l’entreprise

X

11

Taux retenue S.S

Taux de retenue S .S employé

X

12

Taux Cotisation S.S

Taux de cotisation employeur

X

13

Charges S.S

Charges de sécurité sociale

X

14

FNPOS

Taux fond de participation O.S

X

15

Mot de Passe

Clé d’accès

16

Confirmez

Reprise de la même clé

17

Code Agence CNAS

X

18

Nom Agence CNAS

Agence CNAS à laquelle est rattachée
L’entreprise

19

1° Signataire

La personne qui signe les documents.

X

20

2° Signataire

La personne qui signe les documents.

21

Code S.U

Femme au foyer

Réservé

22

Code C.A.F

Complément allocations familiales

Réservé

23

Code A.F

Allocations familiales

Réservé

24

Code P.S

Prime de scolarité

Réservé

25

Durée légale de Travail

Durée en Heures (173,33) ou en Jours

R.C

d’affiliation à la sécurité sociale

(22 j /Semaine de 5 j. – 26 j. Semaine de 6 j.)

X

X

X

X

Etape 2 : Fiche Banques

Etape 3 : Fiche Grille des Salaires
Cas Grille disponible : sélectionner selon le cas dans la liste déroulante par C .S.P ou
Catégorie et actualiser la grille
Cas absence de Grille : recenser les salaires de base en vigueur dans l’entreprise et les
insérer en fonction des qualifications dans les cases correspondantes.

Etape 4 : Fiche Postes de travail
Premier Poste

Code généré
automatiquement

Désignation du poste de
travail en majuscule
Sélectionner dans la
liste déroulante le
collectif du poste de
travail

Dernier Poste

Sélectionner dans la
liste déroulante le
(GSP) Groupe SocioProfessionnel auquel
est rattaché le poste
de travail
Exposition aux risques
Chômage-Intempéries
répondre par O / N

Etape 5 : Fiche Rubriques de Paie
Première Rubrique

Code généré
automatiquement

Libellé de la rubrique de
paie en majuscule

Sélectionner dans la liste déroulante :
S : Pour soumis à S.S & IRG
I : Pour soumis à IRG
Z : Pour soumis à S.S uniquement
N : Pour ajouter au Net

Dernière Rubrique

Sélectionner dans la liste
déroulante le mode de
calcul
Sélectionner dans la liste
déroulante :
+ : Pour un Gain
- : Pour une Retenue

N.B : Ne jamais laisser de lignes vides à l’intérieur de la liste

En collaboration avec
votre comptable mettez
à jour l’imputation
comptable de chaque
rubrique

Etape 6 : Fiche Salarié
A. Masque de saisie : Identification (Cliquer sur Salarié puis Nouveau)
Ordre

Etiquette

Champ de saisie

Obligatoire

X

01

N° de Pointage

Sur 6 chiffres de préférence. Par ex.
160213 signifie que cet agent est le 13ème à
être recruté pendant le mois de février 2016.

02

NOM

En minuscule ou majuscule

X

03

Prénom

Abréger les prénoms très longs

X

04

Né le

Format date jj/mm/aaaa

X

05

A

Abréger les noms très longs

06

Prénom du Père

Abréger les prénoms très longs

X

07

Sexe

Dérouler la Liste et sélectionner

X

08

Sit Famille

Dérouler la Liste et sélectionner

X

09

Niv. Formation

Dérouler la Liste et sélectionner

10

Adresse

Ne pas déborder le champ de saisie

X

11

NOM de la Mère

En minuscule ou majuscule

X

12

Prénom de la Mère

Abréger les prénoms très longs

X

13

Date recrutement

Format date jj/mm/aaaa

X

14

Type contrat

Dérouler la Liste et sélectionner

X

15

Fonction

Dérouler la Liste et sélectionner

X

16

Classification

Dérouler la Liste et sélectionner

X

17

Structure Affectation

Service/Section ou Département

18

N° Identification Nle
N° Acte de naissance

Tels qu’ils figurent sur la CNI et S12

19

N° de Sécurité Sociale

20

Tel qu’il est transcrit sur la carte
Sélectionner le code banque dans la combo
N° de Compte Bnq/CCP puis saisir le numéro de compte dans le
champ contigu

21

Fin Contrat

Indiquer la date d’expiration du contrat
si c’est un CDD/ CTA ou Apprenti

22

Exp. Acquise

Nombre de mois travaillés dans une autre
entreprise.

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Ica Cot. 1°Sem.

Total des salaires de poste juillet à
décembre de l’exercice précédent

24

Nationalité
Sélectionner la nationalité
Groupe SocioProfession.
Collectif Travailleurs
Automatiques Non
Salaire de Base
saisissables
Salaire Brut Mens.

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26

Facultatif

X

X

X
X
X
X
X
X
X
X

Assistant à la saisie en bas de la fenêtre du Formulaire

Cliquez sur Valider pour archiver la saisie. La rapidité de l’archivage dépendra de la performance de votre
machine. L’archivage d’une fiche d’identification s’effectue en 25 à 40 secondes sous MS. Office 2010.

Etape 7: Fiche Eléments de Paie
B.
Ordre

Masque de saisie : Eléments de Paie
Etiquette

Champ de saisie

Obligatoire

01

Mois

Sélectionner le mois dans la liste déroulante

X

02

N° Identificat.

Sélectionner le n° agent dans la liste déroulante
Sélectionner le type de paie dans la liste déroulante

X

Facultatif

Norma = Paie normale .Vous pouvez reconduire la
paie du mois précédent qui s’affiche s’il n’y a aucun
changement à effectuer.
03

OK !

Compl = calcul d’un congé annuel ou complément
de paie quand le seul bulletin ne suffit pas ; dans
ce cas le salaire de base du Salarié est bloqué.
Regul =

Rappel de paie ou régularisation

X

Manuelle = Les retenues SS et IRG ne seront pas
calculées mais saisies manuellement.
04

Colon.Code Rub

Saisir le code rubrique et le libellé s’affiche

X

05

Colon. Base/Mt

Donnez la base à multiplier ou le Montant

X

06

Colon.Taux/Nbre Donnez le taux ou nombre à multiplier par
Cas de calcul d’un congé en cours (partant du
01/07/Ex.préced Au 30/06/Ex.en cours)

X

Cliquer ICA cotis. pour insérer le 1/12 des salaires
de poste perçus du 1juillet exercice précédent au
30 juin exercice en cours
Cliquer ICA Impos pour insérer le 1/12 des salaires
imposables perçus du 1juillet exercice précédent
au 30 juin exercice en cours (voir vidéo)
Cas de calcul d’un Solde de Tout Compte incluant
le congé annuel en cours et celui de l’année
suivante (voir vidéo).
P.S : si le mois sélectionné est dans le 2° semestre
l’ ICA qui sera restituée sera celle du 2° semestre
en cours. Donc si vous voulez insérer l’ ICA du 1°
semestre plus celle du 2° semestre de l’exercice
précédent, vous sélectionnez un mois du 1°
semestre en cours (janvier à juin), vous insérez vos
données puis vous revenez à la période dans
laquelle vous travaillez.
07

Valider

Pour archiver cette paie

08

Aperçu

Affichage bulletin non encore archivé

X

X
X

COMMENT EFFECTUER UNE PAIE SIMPLE

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1° - S’assurer que vous êtes bien en « Paie normale ». Pour les autres types de paie voir Note à la page 7
2° - Sélectionner dans la liste déroulante le mois de traitement
3° - Sélectionner dans la liste déroulante le numéro d’identification (Matricule)
Résultat : Les informations concernant l’agent sélectionné s’affichent immédiatement à l’écran. Si l’agent à perçu
une paie précédente, les rubriques du mois précédent réapparaissent dans la zone de saisie, sinon passer au 4°point
4° - Dans la colonne « Code Rub. » saisir le code la rubrique à attribuer, le libellé s’affiche immédiatement.
5° - Dans la 3ème colonne saisir la base de calcul dans le cas de 2 variables nécessaires ou le montant
6° - Dans la 4ème colonne quand vous saisissez un nombre le taux s’affiche immédiatement, supprimer le « % » s’il
s’agit d’un nombre et non d’un taux.
Résultat : Les bases SS/IRG et le Net à Payer s’affichent au fur et à mesure en bas de la page.
7° - Cliquer sur la commande « VALIDER », 2 messages s’affichent respectivement : « Patientez » et « OK ! » une fois
la validation terminée.
8° - Pour quitter cliquer sur l’icône « EXIT », il vous sera demandé si vous voulez sauvegarder la paie ; ne répondez
par OUI que lorsque la paie de tout votre personnel est terminée. Vous pouvez contrôler le nombre de paies
calculées à côté du point vert, celui-ci devient rouge pour signifier que la paie affichée est validée.
9° - Quand le point est vert cela signifie que cette paie n’est pas encore validée ; quand vous validez il devient rouge
10° - Affichage du bulletin sélectionné (Paies validées seulement) .
11° - Calculette Windows.

MODELES DE FICHES DE PAIE

1 – Paysage (2 Bulletins par Feuille A4)

2- Portrait (2 bulletins par Feuille A4 avec choix : NB ou Couleur)

PS : Un quatrième modèle de « type paysage » est disponible pour ceux qui n’ont pas logo intégré.

EXEMPLE PAIE INFERIEURE A 1 MOIS
Cas d’un agent recruté au cours de la dernière semaine du mois

Code Rub.106 et 108 : Indemnités indexées au salaire de base.
Code Rub.126 : Pour lui payer les 5 jours soit 40 heures de travail, nous déduisons le nombre
d’heures non travaillées (173,33 – 133,33 = 40). Si votre système de travail est basé sur un tarif
journalier vous déduisez le nombre de jours non travaillés de la durée de travail fixée par votre
entreprise (22 jours, 26 jours ou 30 jours) ; dans notre exemple : 22-17= 5, 26-21=5 ou 30-25=5
Code Rub.204 : Prime de panier pour 5 jours de travail
Code Rub.205 : Prime de transport pour 5 jours de travail.
La rubrique 126 sera appliquée pour tout agent n’ayant pas travaillé tout le mois pour raison autre
que les absences non rémunérées conventionnelles (absence, maladie, AT etc.…)

NB : Notez la retenue IRG a été ramenée au mois comme l’exige le code des impôts.

EXEMPLE PAIE AVEC HEURES DE RETARDS
Si vos paies sont calculées sur la base d'un tarif journalier et que vous éprouvez des difficultés à
défalquer les heures de retard de votre personnel. Voici la méthode à suivre :
1- Dans la colonne Rubrique saisir le code 135
2- Dans la colonne Taux/Nombre saisir le nombre d' heures de retard précédé du signe ʺ = ʺ,
8
Ex. =1/8

(pour 1h. de retard)

Pour les paies calculées sur la base d’un tarif horaire saisir le nombre d’heures dans la colonne
« Taux/Nombre » sans le signe « % » ( supprimer le signe avant d’appuyer sur « Entrée » )

AUTRES TYPES DE PAIE

Il se peut que vous ayez à traiter pour un seul agent 2 ou 3 paies dans le même mois ; par exemple la paie
du mois en cours et un rappel de salaires sur un autre bulletin de paie. Voilà ce que vous devez faire :
1- Calculer votre paie du mois en cours en laissant le type de paie sur « Norma »
Puis valider votre paie.
2- Pour établir le deuxième bulletin, vous devez neutraliser le salaire de base de l’agent en modifiant la
position de l’agent dans sa fiche d’identification, ou sélectionner le type paie « Regul » voir Fig. a/b
Fig. a).

Fig. b)

3- Saisir vos rubriques puis valider. Ainsi vous aurez 2 bulletins pour le même agent. Le mois du
premier bulletin sera suivi de la lettre ˮNˮ et le second de la lettre ˮRˮ
4- Si vous avez un troisième bulletin, vous sélectionnez le type « Compl »
le mois du bulletin sera donc suivi de la lettre ˮCˮ

5- Pour les rappels de salaires sur de grandes périodes, vous devez établir
Des états comparatifs puis sélectionner le type « Manuelle » et saisir les
Montants en fonction des rubriques de rappel. Les retenues SS et IRG
Seront saisies manuellement dans le formulaire ci-contre
Vous pouvez aussi utiliser cette méthode lorsque vous avez des
Paies antérieures traitées par un autre logiciel et que vous souhaitez
Reprendre dans le logiciel XLPaie avec les mêmes retenues SS/Irg

le

OUVERTURE NOUVEL EXERCICE 2019
Pas à pas illustré
1° Pas : Votre fichier doit impérativement ressembler à ceci. S’il porte un autre nom alors renommez le XLPaie18.xls

2° Pas : Appuyez simultanément sur la touche Ctrl et le clic gauche de la souris puis tirez légèrement vers la droite

3° Pas : Renommez la copie obtenue XLPaie19.xls puis cliquez dessus pour l’exécuter et rangez l’ancien fichier

4° Pas : Entrez le mot de passe pour accéder au programme puis entrez à nouveau le mot CLOT et valider

5° Pas : Vous serez redirigé vers la feuille Paramètres. Cliquez sur la commande Clôture

6° Pas : Si vous avez bien suivi le pas à pas jusqu’ici vous verrez apparaitre cette boite de dialogue. Alors confirmez !

IMPORTANT !
Voilà le rôle de la
clôture de l’exercice

7° Pas : Le programme commence alors à exécuter un lot d’opérations, patientez jusqu’à l’apparition de ce message

8° Pas : Vous verrez que votre exercice a changé automatiquement. Votre application est prête pour un nouvel
EXERCICE 2019. Cette opération est valable pour tous les changements d’exercices.

PS : Si vous ne parvenez pas à créer un nouvel exercice en suivant cette procédure, un tutoriel vidéo est disponible
sur YouTube : https://www.youtube.com/watch?v=RRQCIvvXnc0

Cette procédure s’applique à tous les exercices.

NB : Les exemples illustrés dans ces vidéos obéissent au même principe dans les versions ultérieures.


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