RG3 0027 (00.3) Fiche de poste Office Manager.pdf


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RG3-0027

FICHE DE POSTE
OFFICE MANAGER

Version 01.0
du 17 janvier 2020

CONTEXTE
Oc’Via est une société de projet en charge du financement, de la conception, de la construction et de la maintenance du
contournement ferroviaire de Nîmes et Montpellier (CNM), dans le cadre d’un Partenariat Public Privé (PPP) signé avec SNCF
Réseau. Oc’Via (www.ocvia.fr) est issue d’un groupement de partenaires financiers et industriels dont Bouygues Construction,
Colas Rail, Spie Batignolles et Alstom.
Oc’Via Maintenance est une société qui a les mêmes actionnaires industriels et qui est chargée, dans le cadre d’un Contrat de
Maintenance, d’assurer la maintenance et le renouvellement de la ligne jusqu’en 2037.
Oc’Via Maintenance est en charge de la surveillance, de la maintenance (préventive et corrective) et du renouvellement des
installations du CNM, première ligne à grande vitesse exploitée en France avec un trafic mixte (voyageurs et marchandises).
Oc’Via Maintenance intervient sur l’ensemble du patrimoine du CNM : la voie ferrée, la caténaire, la signalisation, les
télécommunications, les bâtiments, les ouvrages d’art, en terre et hydrauliques.
Au sein d’Oc’Via Maintenance, le pôle Ressources Humaines et Administration Générale est responsable de la gestion des
Ressources Humaines dans son ensemble ainsi que de la gestion comptable. De plus, le pôle RH/AG a pour fonction d’appuyer
l’équipe de Direction dans l’intendance du quotidien.
Pour mener à bien sa mission, Oc’Via Maintenance se dote d’un(e) Office Manager. Le poste est placé sous la responsbilité du
Responsable des Ressources Humaines et Administration Générale.

MISSIONS PRINCIPALES ET RESPONSABILITES
Assistance à l’ensemble de l’équipe du Comité de Direction
 Enregistrer et gérer le classement de l’ensemble des documents (contrats, pièces administratives sous-traitants…)
sur la GED
 Concevoir et compléter des outils de suivi d’activité, des reportings, des tableaux de bord et les mettre à jour
 Concevoir des supports et des modèles de documents (présentation, formulaires, tableaux, etc.)
 Enregistrer, trier, distribuer le courrier
 Rédiger des courriers administratifs
 Rédiger des procédures de sécrétariat général
 Organiser les déplacements de l’ensemble des collaborateurs dans un souci de bonne gestion des coûts
 Organiser des réunions à la demande (planification, repas, intendance, etc.)
 Gérer l’accueil (téléphonique et physique)
 Gérer les appels téléphoniques et renseigner les interlocuteurs dans la mesure du possible
 Rechercher des informations professionnelles ou réglementaires
 Elaborer différents supports de communication
 Produire une information structurée sur une thèmatique
 Proposer des solutions suite à l’identification d’un problème
 Assurer le suivi de dossiers
 Contribuer à l’amélioration de l’organisation pratique de l’entité
 Gérer les fournitures de bureau et les réfectoires

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Auteur

Vérificateur

Approbateur

J. LAMOUROUX

B. DABILLY

B. DABILLY
Oc’Via Maintenance