La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

Royaume du Maroc
Ministère de la Santé
ISPITS Rabat
2ème Cycle des EPM
9ème Cohorte

‫اﻟﻤﻤﻠﻜﺔ اﻟﻤﻐﺮﺑﯿﺔ‬
‫وزارة اﻟﺼﺤﺔ‬
‫ﻣﻌﮫﺪ ﺗﻜﻮﻳﻦ اﻷطﺮ ﻓﻲ‬
‫اﻟﻤﯿﺪان اﻟﺼﺤﻲ‬
‫اﻟﺴﻠﻚ اﻟﺜﺎﻧﻲ ﻟﻠدراﺳﺎت ﺷﺒﻪ‬
‫اﻟﻄﺒﯿﺔ‬

Gestion prévisionnelle des
emplois et des compétences
(GPEC)

Plan
■ Introduction
□ Aperçu théorique / GPEC :
•
•
•
•
•

Historique
Définitions
Principe générale
Objectifs
Intérêts

■ La démarche de la GPEC :
•
•
•
•
•
•

Les
Les
Les
Les
Les
Les

acteurs
étapes
outils
avantages
limites
facteurs de succès

□ Etude de cas : Plan d’effectifs

Introduction
Le secteur de la santé connaît depuis quelques années de grands
bouleversements (progrès des techniques médicales, restructuration de
l’offre de soins…) qui ont directement une incidence sur les évolutions
des métiers des établissements de santé.

La Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est un axe de développement clé des ressources
humaines pour ces établissements, dans le sens où elle nécessite de mettre en adéquation stratégie, contraintes de
l’environnement et besoins en ressources.

Historique / GPEC
Jusqu'aux
années 70…

À partir des
années 80 …

Les
années
90 …

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Définitions des concepts

■Compétence:
. C’est une connaissance (savoir, savoir faire et savoir-être) mobilisable, tirée
généralement de l’expérience et nécessaire à l’exercice d’une activité (dans ce
cas professionnelle).

■Emploi:
Un emploi est un ensemble de tâches et de compétences soujacentes qui permettent de contribuer à l’activité de
l’entreprise.
■Validation acquise des expériences (VAE):
C’est une procédure permettant d’obtenir un diplôme non en
passant des examens mais en faisant valider l’expérience
professionnelle acquise au cours de sa carrière.

(Guide méthodologique de support a la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, 2008)

Définitions des concepts (suite)
■Référentiel de compétences :
C’est un recensement ordonné des compétences requises pour un
.
poste ou un métier. Ces compétences peuvent être regroupées et
structurées de façon arborescente par grandes natures de compétences.
■L’employabilité:
C’est la capacité d’un salarié à remplir sa mission et à trouver un emploi dans
l’organisation ou à l’extérieur malgré les changements et les évolutions qui
affectent l’environnement.
■ Passerelle:
C’est l’identification des accessibilités possibles d’un métier au regard des
autres métiers du répertoire, compte tenu de la possibilité de transfert plus ou
moins grande des compétences.

(Guide méthodologique de support a la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, 2008)

Définition / GPEC

La Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
(GPEC) est une gestion anticipative et préventive des ressources
humaines, en fonction des contraintes de l’environnement et des choix
stratégiques de l’entreprise. C'est une négociation pluriannuelle qui
doit permettre d'éviter les restructurations brutales.

La GPEC (en anglais, « strategic workforce planning ») est composée
par l'ensemble des démarches, procédures et méthodes ayant pour
objectif de décrire et d'analyser les divers avenirs possibles de
l'entreprise en vue d'éclairer, d'analyser et d'anticiper les décisions
concernant les ressources humaines.

(Guide méthodologique de support a la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, 2008)

Définition / GPEC

(suite)

La GPEC consiste en la conception, la mise en œuvre et le
suivi des politiques et plans d’action cohérents visant à
réduire de façon anticipée les écarts entre les besoins et les
ressources humaines de l’établissement, tant en terme
d’effectifs que de compétences en fonction de son plan
stratégique ou au moins d’objectifs à moyen terme bien
identifiés et en impliquant le salarié dans le cadre d’un projet
d’évolution personnelle .

(Guide méthodologique de support a la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, 2008)

Définition / GPEC

(suite)

Dans le domaine de la santé:
La GPEC est une démarche à la fois prévisionnelle et
opérationnelle permettant d’anticiper et gérer les besoins
en ressources humaines pour assurer et développer les
activités des établissements sanitaires afin de répondre au
mieux aux besoins de prise en charge des patients.

(Guide méthodologique de support a la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, 2008)

Principe générale

La GPEC est une méthode conçue pour:
▪ Anticiper les besoins en ressources humaines à court et
moyen termes.
▪Adapter les emplois, les effectifs et les compétences aux
exigences

issues

des

modifications

économique, social, juridique, etc.

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de

l’environnement

Objectifs / GPEC

❑ Anticiper les évolutions d’activités de l’établissement et leurs effets sur
les emplois et les compétences, et agir par des actions de gestion des
ressources humaines (GRH) et d’encadrement coordonnées.

❑Assurer
l’employabilité
des
salariés
et
permettre d’identifier les passerelles possibles.
❑ Etre capable de réactivité face aux évolutions
techniques,
organisationnelles,
légales,
environnementales.

(Guide méthodologique de support a la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, 2008)

Objectifs / GPEC

(suite)

❑Planifier et adapter les ressources humaines en fonctions des besoins
évolutives de l’organisation.

❑Prendre des décisions pertinentes au sujet du
nombre, de la nature et de la répartition des
emplois dans l’organisation.
❑Suivre les profils de compétence des employés
et identifier les besoins de mise à jour et des
perspectives d’acheminement de la carrière.
(Guide méthodologique de support a la gestion prévisionnelle des emplois et compétences, 2008)

Intérêts / GPEC

(source : DGAFP, DHOS, CNFPT et CNRACL)

La démarche de la
GPEC

Les acteurs de la GPEC et leur rôles
LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Partenaire et support de la dynamique des acteurs

(ANAP,2011)

La démarche GPEC

Les étapes de la démarche
1-Identification de la problématique et analyse de la situation:
Cette première étape consiste à réaliser un état des lieux :

-Quelle est la situation de l’entreprise dans son environnement ? Quel est son projet?
-Quelle est la situation actuelle des emplois, des effectifs et des compétences ?
-Quels seront les emplois, les effectifs et les compétences à l’horizon déterminé si aucune décision ne vient modifier les
orientations actuelles?
-Quels sont les écarts éventuels au regard des besoins immédiats ou futurs ?
Une description détaillée de la situation en matière de ressources humaines, au regard de la problématique
préalablement repérée.

Les étapes de la démarche(suite)

Ressources
actuelles

ECART

ECART

Besoins
actuels

Ressources
futures
ECART

ECART

Besoins
futurs

Analyse

des
écarts

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Politique
d’ajustement
(promotions, départs,
recrutement…etc)

Les étapes de la démarche (suite)
2-Définition d’un plan d’action:

Cette deuxième étape du processus GPEC conduit à la
rédaction d’un plan d’action dans le domaine de l’emploi
et de la gestion des compétences.
Ce plan d’action organise le niveau collectif de la gestion des ressources humaines (évaluation, formation, recrutement,
communication, etc.) et le niveau individuel (bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience…).
-Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour prévenir, ou à défaut réduire les écarts identifiés ?
-Sur quelles variables, internes et/ou externes, est-il possible d’agir ?

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Les étapes de la démarche (suite)
3-Mise en œuvre et évaluation du plan d’action:
L’accompagnement d’une démarche de GPEC suppose la mise en place
d’un comité de pilotage et d’un ou plusieurs groupes de projet :
-Le comité de pilotage : dont le rôle est de garantir le bon déroulement de la
démarche, sa cohérence par rapport aux objectifs poursuivis et la mobilisation des
ressources nécessaires. On trouve généralement au comité le directeur de
l’organisme, des représentants des différents groupes professionnels et le
responsable de la fonction RH.
-Les groupes de projet: qui se composent de cadres et de salariés de toutes les
filières professionnelles concernées par la démarche et ayant pour rôles la collecte et
l’analyse des données.
un suivi régulier doit être mis en place tout au long du
processus. Cela permet d’impliquer pleinement l’entreprise
et d’effectuer, éventuellement, des réajustements si besoin.

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Principaux outils de la GPEC

ETAPE DE LA DEMARCHE
1- Première étape : Identification de la
problématique et analyse de la situation

PRINCIPAUX OUTILS
- Le référentiel de compétences
- La pyramide des âges
- Le tableau des flux de
personnel
- Les études de poste
- Le bilan social

2- Deuxième étape : Définition d’un plan - Les outils de planification
d’action

3- Troisième étape : mise en œuvre et
évaluation du plan d’action

- L’entretien annuel
d’appréciation
- Le plan de formation
- Le plan de recrutement

Le « Cycle » de la GPEC

État
existant
des
ressources
(effectif et compétence)

EVOLUTION DE L’ACTIVITE

RECRUTEMENTS

Formation

État
souhaitable
des
ressources
(effectif et compétence)

DEPARTS

(source : DGAFP, DHOS, CNFPT et CNRACL)

Les avantages de la GPEC

o

Améliorer les conditions de travail, le dialogue social et les
méthodes de gestion des ressources humaines;

o Renforcer la mobilité interne et créer des passerelles entre les postes;
oAjuster les compétences aux évolutions de l’environnement, qualifier les
salariés et développer la formation;

oMaitriser

les effectifs (sur –effectif, difficultés de recrutement et la
pyramide des âges);

Les limites de la GPEC

Facteurs de réussite
❑ Sensibilisation, et formation du personnel d’encadrement à ce
nouvel outil.
❑ Information des chefs de pôle et des responsables d’unités fonctionnelles afin de leur
permettre de situer les objectifs de la GPEC et d’assurer le suivi.
❑ L’adhésion des professionnels de l’institution, en mettant en lien la GPEC avec la gestion
de leur parcours professionnel, leur mobilité, le développement de leurs compétences, en
synergie avec les projets de l’établissement.
❑Enfin, convaincre les partenaires sociaux de l’intérêt de la démarche, dans le cadre d’une
gestion dynamique du personnel et de leurs compétences.

(ANAP,2011)

ETUDE DE CAS
Plan d’effectifs du personnel
infirmier
(Service de Pédiatrie / CHR de Safi)

Plan d’effectifs / Personnel infirmier
1- Plan d’effectifs:
Le plan d’effectifs est un outil permettant de préciser les besoins en ressources humaines d’une entreprise et de développer des plans pour
s’assurer que ces besoins sont comblés.

Autrement dit, il s’agit de veiller à ce que les bonnes personnes, possédant les bonnes connaissances et les bonnes compétences, occupent les
bons postes en bon nombre au bon moment.

2-Objectifs :

✓Optimiser la gestion des effectifs existants à partir d’une meilleure répartition et planification des ressources humaines.
✓Affecter un nombre adéquat de personnes sans surplus ni carence pour assurer la production des services de santé.

Plan d’effectifs / Personnel infirmier

3- Démarche:

a-Outils de planification des RH:
❑ Les horaires de travail
❑ La charge de travail
❑ L’effectif en RH
❑ Les indicateurs d’analyse du service

Plan d’effectifs / Personnel infirmier
b-Collecte des données:
Effectif en
personnel infirmier
Nombre de lits

- 12 infirmières ( 3 IDE et 9 AUX )
-51 Lits

TOM

-146% en 2012

Volume d’activités

-Admission : 4847

Catégorie de soins

-Clientèle dépendante:

-DMS: 5,6

•OMS prévoit : 4.5h à 5 h soins par 24h
•Ministère de la santé prévoit: 1.7h soins par 24h
Organisation du
travail

- 3 équipes:
•De 8h à 14h: 6 Infirmières
•De 14h à 20h : 2 infirmières
•De 20 à 8h: 4 Infirmières (soit 2 par nuit)

Plan d’effectifs / Personnel infirmier
c-Analyse des données:
❖ Normes de l’OMS avec un TOM de 100% :

On utilisé 4.5h soins du lundi au vendredi et compte tenu de la diminution du
volume d’activités les fins de semaine , on utilise 2h soins les samedi et dimanche.
Donc:
4.5h soins / 24h X 51 patients = 229,5h / jour X 5 jours = 1147,5h
2h soins / 24h X 51 patients = 102h/ jour X 2 jours = 204h
Total des heures/ soins par semaine = 1147.5 + 204 = 1351.5 heures soins / semaine

Plan d’effectifs / Personnel infirmier
❖ Normes du Ministère de la Santé avec TOM de 100% :
Heures de présence du personnel infirmier :

-Du lundi au vendredi = (6 pers/ Matin X 7.5h) + (2pers/A.M X 6h) + (2pers
garde nuit X 12h) = 45h+ 12+24 = 81h x 5 = 405h/ semaine

-Samedi, dimanche = (2pers/ garde jour X 12h)+ (2pers/ garde nuit X 12h)
Total des heures/ présence
= 405 + 96 = 501 heures présence / semaine
= 48h Xpar
2 =semaine
96h / semaine

❖ Ecart entre les heures soins recommandées par l’OMS et les heures présence
du ministère :
Total heures soins – Total heures de présence = 1351.5-501= 850.5h / semaine

Plan d’effectifs / Personnel infirmier
d- effectif en personnel infirmier:
Considérations prises pour combler l’écart :
➢Présence des accompagnantes en pédiatrie : 3h/24h = 1071h/semaine
Combler l’écart ?
➢L’effectif nécessaire :

Effectifs / 50 lits
(TOM à 100%)

Normes / 30 lits
Un ratio de personnel infirmier de Jour
(lundi-vendredi) = 6

10 infirmières

Un ratio de personnel infirmier de Jour
(samedi et dimanche) = 2

3 infirmières
3 infirmières

Un ratio de personnel infirmier de Nuit = 2

MAIS…

16
infirmières

Plan d’effectifs/ Personnel
infirmier
Service de pédiatrie
Un TOM de 146%

74 malades ou lits

▪Un ratio de personnel infirmier de Jour, du lundi au vendredi = 14
▪Un ratio de personnel infirmier de Jour, samedi et dimanche, = 4 22 INF
▪Un ratio de personnel infirmier de nuit = 4
Plan d’effectifs:
Effectif actuel
12infirmières

Effectif recommandé
-Pour un TOM de 100% = 16
-Pour un TOM de 146% = 22

Ecart
+ 4 infirmières
+ 10 infirmières

NB: Si en prend en considération les normes de l’OMS :
◉Un ratio de 80% IDE soit : 13infir /TOM 100% ou 17 infir /TOM 146%
◉ Un ration de 20% AUX soit : 3infir /TOM 100% ou 5 infir /TOM 146%

Conclusion

La GPEC est un outil méthodologique très intéressant pour toute
organisation:
✓Elle permet de prévoir et de réguler les effectifs tant sur un plan
qualitatif que quantitatif.
✓Elle répond aux problématiques rencontrées qui impactent l’évolution
des métiers et des compétences (progrès technique, mode de prise en
charge…)

L’implantation d’une GPEC s’avère une priorité pour l’ensemble
des structures

Références bibliographiques
1-ANAP, 2011. Améliorer la gestion des ressources humaines: La Gestion prévisionnelle
des emplois et des compétences-- Recueil de pratiques observées. Appui santé et
médico-social.
2- Canieux, N., Peruez, N. La GPEC dans les ARS: Un enjeu pour la CFDT Santé-Sociaux .
Assemblée nationale suite à l’audition du 20 juillet 2010 de la fédération CFDT
santé-sociaux.
3-Miossec, M. L’entrée dans la démarche GPEC par les fiches emploi: un levier de
dynamique institutionnelle: La construction du répertoire des emplois à la clinique médicale
et pédagogique Jean Sarrailh. Ecole des hautes études en santé publique.
4-Royaume du Maroc et banque mondiale. Guide méthodologique de support à la gestion
prévisionnelle des emplois et compétences. Juin 2008
5- St- Onge, J. (2003). Projet de Financement et de Gestion du Secteur Santé (PFGSS):
Composante 1 Renforcement de la gestion Hospitalière et amélioration de la qualité des
soins. Ministère de la santé.
6- www.rh-organisation.fr

MERCI
POUR

VOTRE

ATTENTION